Реквизиты по делопроизводству

 

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов  РФ. Тексты документов оформляют в  виде связного текста, анкеты, таблицы  или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие  формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем  на рассмотрение») 
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») 
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

 

21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ  ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Реквизит «Отметка о наличии  приложения» располагается под  текстом и может быть оформлена  двумя способами. Если приложение названо  в тексте, то отметка о наличии  приложения имеет вид:

 

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается  его наименование, число листов и  число экземпляров, при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:	1) Протокол собрания учредителей  ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.
	2) Проект плана реконструкции  цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и  т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

к приказу директора школы  №1

от 06.02.2006 № 12

или

Приложение №1

к приказу директора школы  №1

от 06.02.2006 № 12

 

Приложения должны быть подписаны  исполнителем или его руководителем.

 

22 - ПОДПИСЬ

 

В состав реквизита «Подпись»  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Генеральный директор		Личная подпись		А.А. Круглов
ОАО «Полимермаш»

или на бланке:

Генеральный директор

Личная подпись

А.А. Круглов

 

При подписании документа  несколькими должностными лицами организации  их подписи располагают одна под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например:

Генеральный директор		Личная подпись		А.А. Круглов
Главный бухгалтер		Личная подпись		И.А. Зайцев

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

Генеральный директор		Генеральный директор
АО «Медтехника»		АО «Юкон»
Личная подпись   Ю.А.Соколов		Личная подпись   А.А.Пашин

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписавших документ, а их обязанности  в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии		Личная подпись		А.А. Крылов
Члены комиссии		Личная подпись		И.И. Орлова
		Личная подпись		А.Н. Михайлов
		Личная подпись		Н.Н. Иванов

 

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической  должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности  должностного лица. Не допускается  ставить предлог «За», надпись  от руки «Зам» или косую черту  перед наименованием должности.

 

 

23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ  ДОКУМЕНТА

 

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием  документа и состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым  согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки  подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО 
Директор Департамента здравоохранения 
Личная подпись   А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим  образом:

СОГЛАСОВАНО 
Решение заседания 
Правления страховой 
компании «Ярославия» 
Протокол от 03.05.2006 №2

 

24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ  ДОКУМЕНТА

 

Согласование документа  оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела 
Личная подпись   А.А.Иванов 
09.05.2006

При наличии замечаний  к документу визу оформляют следующим  образом:

 

Замечания прилагаются 
Начальник юридического отдела 
Личная подпись   А.А. Иванов 
09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном  листе, подписываются и прилагаются  к документу. Визы проставляют в  нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника распорядительного  документа, а также на копии отправляемого  документа (письмо).

 

25 - ПЕЧАТЬ

 

На документах, требующих  особого удостоверения, подтверждения  их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

 

26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

 

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его  внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

 

 

Верно
Инспектор отдела кадров		Личная подпись		П.И. Лаврова
05.06.2006

 

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

 

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны  последнего листа документа и  включает инициалы и фамилию исполнителя  документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 
79 34 25

 

28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ  ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО  В ДЕЛО

 

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер  дела, в котором будет храниться  документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 
В дело № 01-08 
Личная подпись 
01.06.2006

 

29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ  ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

 

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого  листа документа или на его  обороте.

 

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ  КОПИИ ДОКУМЕНТА

 

Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы документа  и содержащая наименование файла  на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

 

Приложение А

(справочное)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схемы расположения реквизитов документов

 

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

 

Приложение Б

(справочное)

 

Образцы бланков документов

 

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного  бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного  бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации