Реквизиты по делопроизводству

Реквизиты документов

 

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

• на бланках и печатях
• на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
• на бланках иных органов исполнительной власти

 

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

 

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках  документов органов представительной и исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. Использование  герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках  документов органов представительной и исполнительной власти города и  района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

 

03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ  ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

 

Эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания) проставляется  на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации  «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения  товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный  Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

 

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ

 

Код организации проставляется  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной  власти и управления код проставляется  по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации  документа и служит для ускорения  передачи документированной информации по каналам электронной связи  и сокращения возможных ошибок, возникающих  при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

 

05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО  ЛИЦА

 

Основной государственный  регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР  НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ  НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

 

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

 

 

 

07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

 

Код формы документа проставляется  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код  формы документа служит для ускорения  передачи документированной информации по каналам электронной связи  и сокращения возможных ошибок. В  ОКУД представлены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные  системы документации (УСД).

 

08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Наименование организации  является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием  организации указывают сокращенное  или полное наименование вышестоящей  организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится  в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают  в том случае, если они являются авторами документа и располагают  ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В  этом случае наименования организаций  располагаются в соответствии с  рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном  уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают  ниже наименования вышестоящей организации.

 

09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ  ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Справочные данные об организации  включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес  электронной почты и др.).

 

10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

 

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и  должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

 

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА

 

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две  или более организаций, то датой  является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных  документах, определяющих права граждан  и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается  оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит  от бланка и вида документа.

 

 

 

 

 

 

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР  ДОКУМЕНТА

 

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу  при его регистрации. Регистрации  подлежат все создающиеся в организации  документы и документы, поступающие  от других организаций и частных  лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что  он включен в информационный массив организации и находится под  ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др. Для внутренних документов, таких  как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это  обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более  организациями, состоит из регистрационных  номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в  документе.

 

13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

 

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан  ответ. Ссылка используется только в  таких видах документов, которые  являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки  и др. Сведения в реквизит переносят  с поступившего документа.

 

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ  или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

 

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

 

15 - АДРЕСАТ

 

Адресат рассматривается  как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В  качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

 

Минюст России

Управление юстиции

 

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например:

 

Генеральному директору

ОАО «Автодизель»

С.И. Сергееву

 

или

ОАО «Автодизель»

Бухгалтерия

Старшему бухгалтеру

А.А. Власову

 

 

Если документ отправляется в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

 

Администрации районов

Костромской области

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению  к самой длинной строке, например:

Администрации районов

Костромской области

 

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. При  большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить  почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат»  указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

 

Ярославский строительный техникум

ул. Чайковского, д. 7

г. Ярославль, 150003

 

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

 

 

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

 

Документ утверждается должностным  лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа  гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная подпись    А.И.Круглов

14.04.2006

или

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная подпись    А.И.Круглов

14.04.2006

 

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне. При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

 

 

 

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

или

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

 

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

 

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ

 

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или  должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Ивановой О.Б.

Соколовой А.А.

Прошу подготовить проект

акционеров от 05.07.2006 №2

Личная подпись

04.06.2006

 

 

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается  названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

 

«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое  содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием  вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

 

о чем? (о ком?), например:

Приказ о создании экспертной комиссии,

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

 

 

К тексту документа, составленного  на бланке формата А5, заголовок допускается  не указывать. Заголовок документа  записывается при его регистрации  в соответствующие регистрационные  формы: журналы, карточки и др.

 

 

 

 

19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

 

Реквизит «Отметка о контроле»  обозначает, что документ поставлен  на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных  сроков, указанных в резолюции  или типовых сроков исполнения. В  соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

 

20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА