Распорядительные документы предприятия

justify">     Должностная инструкция содержит следующие разделы:

• Общие положения.
• Функции.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.

     В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок  его назначения и освобождения от должности; замещения во время его  отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные  лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные  документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей деятельности.

     В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

     В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые  работником.

     В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

     В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность  данный работник.

     В дополнение к основным разделам должностной  инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных  связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

     Хранятся  должностные инструкции постоянно  по месту разработки, в других организациях - 3 года [9].

     1.7 Договор

     Договор [1] - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

     В современном законодательстве договор  выступает в качестве основного  документа, устанавливающего разнообразные  связи и экономические отношения  между гражданами, гражданами и организациями  и между организациями. Законом [1] установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

     Договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а  также путем обмена документами  посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной  или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит  от стороны по договору.

     Содержание  договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или  сведения о физических лицах); ссылку на учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и  формы расчета; санкции при нарушении  и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

     Основная  часть договора излагается в разделе  о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения  сторон, его отдельные или специальные  условия.

     К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием  должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические  адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

     Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает  его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст  договора, документирующего ту или  иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия  возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права  владения, распоряжения, пользования  имуществом (землей, основными фондами  и др.), положения об обеспечении  экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении  той или иной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Служебные документы предприятия

     2.1 Протокол

     Внутренние  служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Основные виды служебных документов, используемых в современных организациях:

• протоколы, акты, служебные и докладные записки, справки, объяснительные записки [9].

     Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

     Проведению  совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится  и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

     На  коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.

     Протокол  ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления  участников заседания.

     Протокол  составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

     Оформление  протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или  на чистом листе бумаги, на котором  указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие  реквизиты: вид документа, дата, номер  и заголовок. Датой протокола  является день проведения заседания, а  номером протокола - порядковый номер  заседания коллегиального органа с  начала года.

     Протокол  подписывается председателем и  секретарём. Протоколы правления  акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими  на заседании.

     Протоколам  присваиваются порядковые номера в  пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы  заседаний совета директоров; протоколы  общих собраний акционеров; протоколы  собраний кредиторов.

     К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются  как приложения.

     Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки  постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании  протокола.

     Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

     2.2 Акт

     Акт - документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий факты, события.

     Акты  составляются в самых различных  ситуациях и поэтому имеют  много разновидностей: акт приёма работ по контракту; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

     Акты  составляются комиссией, постоянно  действующей или назначенной  по указанию руководителей.

     Акты  оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами  предприятия. Если акт является внешним  документом, то он должен содержать  справочные данные об организации.

     Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

     Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение  руководителем и заверение печатью  предприятия.

     С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты»).

Особую  группу образуют акты, устанавливающие  факты повреждения, порчи или  недостачи груза, иных нарушений  правил транспортировки. Такой акт  составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется  без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления  в акте должны быть оговорены и  заверены подписями двух сторон (грузополучателя  и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

     Наиболее  важные акты предприятия (о приватизации, приеме-передаче акций, о реорганизации  или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие, акты по второстепенным вопросам - 5 лет [9].

     2.3 Служебная записка

     Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса  с выводами и предложениями.

     Служебная записка - документ внутренней деловой  переписки между структурными подразделениями  предприятия или должностными лицами. Составляется она, если выполнение функций  структурного подразделения связано  со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен  устно.

     Докладная записка составляется в случае необходимости  поставить руководителя в известность, о каких-либо фактах, событиях и может  содержать предложения составителя  по излагаемому вопросу.

     Служебная (докладная) записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.

     Внутренние  служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).

     Служебные (докладные) записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

     Датой служебной (докладной) записки является дата её подписания.

     Служебные (докладные) записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет [8].

     2.4 Справка

     Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

     В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано  выдавать по просьбе сотрудника справку  о работе в данной организации  с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера  заработной платы.

     Для удобства оформления можно подготовить  справки формализованного вида на бланках  формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

     В правом верхнем углу указывается  место предоставления справки в  именительном падеже.

     На  справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется  учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом  с датой. Составляют подобные справки  в одном экземпляре.

     Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства  и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции  за квартал. Такие справки могут  быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

     Справки, составляемые по запросу внешних  организаций, должны быть подписаны  руководителем предприятия. Такая  справка должна иметь заголовок  к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.