Приведем  рекомендации психологов, которые можно взять на вооружение:

1. информативные и оперативные совещания не должны превышать 20–30 мин., а проблемные — 1,5–2 часов;
2. обсуждение одного сложного вопроса не должно растягиваться более чем на 40–45 мин.;
3. через 30–40 минут работы у участников начинает ослабевать внимание;
4. через 70–80 минут появляется физическая усталость;
5. через 80–90 минут развивается отрицательная активность — начинаются разговоры и занятия посторонними делами;
6. если совещание продолжается без перерыва более 2-х часов, то появляются участники, согласные на любое решение [11].

 
2.6. Документальное оформление совещания

       Самое важное начинается как раз после  проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

       Протокол  является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

       В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

• полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т. д.);
• краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

       Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

       По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

• дату и время проведения рабочего совещания;
• участников;
• повестку дня и ее исполнение;
• принятые решения;
• намеченные действия;
• ответственных исполнителей;
• срок исполнения.

       Протокол  ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее врем является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных бизнес-процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

• воспринимайте факты и идеи, а не только слова;
• прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных;
• отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;
• не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;
• перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего [12].

       При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

       Оформление  протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

       Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

       К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

       Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

       Всем  участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию.

       Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

       Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится [2].

Заключение

       Основные  группы управленческих документов организации Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России № 15 (МИФНС России № 15):

• Организационная документация: Устав, положение, инструкция.
• Распорядительные документы предприятия: приказы, решения, протоколы.
• Копии документов: выписки из приказов, решений, протоколов.
• Информационно-справочные документы: справки, записки, акты.

       Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, устанавливают ее правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками организации. К ним относятся уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.

       Распорядительные  документы принимаются для решения  важнейших задач, состоящих перед  организацией. Они содержат решения идущие с верху вниз по системе управления, т. е. от вышестоящего руководства к подчиненным от руководителя организации к структурным подразделениям. Эти документы носят властный административный характер. Основанием для издания может быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных, правовых актах и иных решений вышестоящих органов или реализации собственной деятельности, вытекающей из функций и задач организаций.

       Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к оргнизационно-правовым и распорядительным документам, так как процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

       Копия — документ, воспроизводящий реквизиты подлинника или часть их, соответствующим образом заверенный. В правом верхнем углу ставится слово копия.

       Документы, поступающие в организацию МИФНС России № 15 на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

       Конверты  с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

       Полученный  документ регистрируется в регистрационном журнале, который ведется в электронном виде. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер.

       Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

       Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, на требующие обязательного рассмотрения руководством, и направляемые непосредственно в структурные подразделения, и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

       Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационном журнале вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

       Получившие  телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируются и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующим требованиям.

       Документы в электронном виде, поступающие, а организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителями. Прием и регистрация документов в электронном виде в регистрационном журнале, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя организации. Информационно-справочная работа производится автономно.

       Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации МИФНС России № 15 технических и программных средств.