Проблемы документирования в развлекательных учреждениях

     Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.[25, 76]

     В ООО «Ред Таун Клуб» действует система электронный документооборот.

     Проблемы  электронного документооборота.

     Прежде чем говорить о проблемах, надо определиться с понятием. Существуют десятки формулировок документооборота, но наиболее точно отражает его сущность следующая: "документооборот — это цикличное правило: записывать, что делать; делать, что записано; контролировать, что сделано; анализировать записи; записывать, что делать".

     Если для поддержки этого цикличного процесса используются компьютерные технологии — это электронный документооборот. Или по-другому: электронный документооборот для организации — это регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

     С этой точки зрения документооборот существует, чтобы проводить сбор, организацию, консолидацию, поиск, многократное использование и публикацию знаний, за создание которых уже заплачено. В чем его высшая ценность? В организации информационных потоков, составляющих существо документооборота. Грамотная организация создает окупаемость информации (return on information) или окупаемость знаний (return on knowledge, ROK). Рассмотрим, что дает предприятию внедрение системы электронного документооборота. Вот примерный перечень целей перехода к электронному документообороту.

     1. Создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с указанием измеряемых параметров процессов. Речь идет о документальном наполнении (сопровождении) бизнес-процессов организации. Вряд ли кто-то будет спорить, что введение электронных регламентов дает весомые преимущества, в том числе с точки зрения конкуренции: четко определенные процессы, результаты которых измеряются по ходу их исполнения, мгновенная доставка информации о несоответствиях и некачественном исполнении процессов (нарушениях), возможность оперативного принятия решений по корректировке регламентов с целью повышения эффективности процессов. Вместе с тем кто вам даст гарантии достоверности информации, поступающей с выходными документами процессов? Какова цена ошибочных решений, построенных на ошибочной информации? При оценке финансовой информации вероятность таких проблем крайне низкая просто из-за природы этой информации. А как быть с недобросовестными отчетами, отписками и прочим непрофессионализмом? Если не найти пути преодоления этой проблемы, преимущество скорости подачи данной информации сводится к нулю.

     2. Повышение эффективности управления предприятием за счет переключения всех сотрудников организации, работающих с документами, на "электронный режим" строгого контроля за соблюдением ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов всей организации на всех уровнях ее управления. Вот это — реальная ценность. Но кто заинтересован в прозрачности? На стадии перехода в "электронный режим" вы столкнетесь с большими сложностями, особенно в среде "незаменимых". Вам очень обоснованно докажут, что операции по занесению необходимой вам информации сильно отвлекут от более важных для бизнеса дел.

     3. Сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций. А насколько это зависит от того, есть у вас электронный документооборот или нет? Что делать, если ваши решения (документы) как не исполнялись, так и не исполняются независимо оттого, что вы видите, как именно не исполняются ваши решения?

     4. Создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всей организации на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы. Это неоспоримо. Только не забудьте поставить счетчик, кто, сколько и какого рода информацию вносит в единое пространство. По этому счетчику вы легко можете вычислить своих подхалимов и имитаторов бурной деятельности. Попробуйте заставить людей хранить значимую для фирмы информацию не на локальном компьютере, а "в едином информационном пространстве".

     5. Эффективная поддержка процессов накопления, управления и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам всех сотрудников. Средства для поддержки этих процессов есть. Любой поставщик электронного документооборота вам их продемонстрирует легко. На счет доступа тоже все решается без проблем. Вопрос в накоплении и управлении. Обязательно задумайтесь, есть ли у вас для этого силы, время, ресурсы и терпение. Они вам понадобятся в большом количестве.[17, c 67]

     6. Ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса. Если вам удалось достичь целей 4 и 5, скорее всего, в достижении этой цели проблем не будет. Это следствие. Но перед этим надо еще достичь целей 1 и 2.

     7. Хранение в документальной форме истории взаимоотношений сотрудников организации со своими клиентами, поставщиками и контрагентами. Если у вас есть строго отлаженная процедура фиксирования в документальной форме всех взаимоотношений с контрагентами, вам повезло. Уже ради электронного (а не бумажного) хранения этой информации стоит обзавестись электронным документооборотом. А если ваши сотрудники умеют все вопросы решать по телефону? Фиксировать свои планы в своих блокнотах и другую информацию о взаимоотношениях с клиентами или нет? Что происходит с информацией при увольнении людей (независимо, есть у вас электронные регламенты или нет)?

     8. Сокращение времени поиска информации, необходимой для принятия управленческих решений, при одновременном повышении их качества и надежности за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Да, конечно, если есть, что искать, бесспорно, искать электронную информацию легче. Просто достигните целей с 1 по 7.

     9. Максимальное сокращение оборота бумажных документов, экономия людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов. Без комментариев. Все правильно. Электронные документы перемещаются практически со скоростью света. Экономии людских ресурсов вы вряд ли добьетесь, но ускорить управление документами — это реально. Просто ваши люди смогут заниматься более полезными для бизнеса вещами, чем перекладывание документов с места на место. Единственная проблема в том, что от бумажных документов избавиться, в принципе, невозможно. А значит, ваши специально обученные люди будут заниматься параллельно и бумажным, и электронным документооборотом.

     10. Сокращение времени поиска архивных документов и удешевление хранения бумажных документов за счет электронной формы хранимых документов. Сэкономить затраты на бумагу и производственные площади удастся только в том случае, если число официальных бумажных документов, которые вы готовы перевести в электронные, у вас катастрофическое. Бумаг с подписями и печатями электронный документооборот не убавит, сколько их было, столько и останется. Хорошо уже то, что их можно просто хранить для исключительных случаев, а не работать с ними. Работа с информацией, содержащейся в этих документах, дешевеет значительно. Однако готовьтесь к тому, что объем потребления бумаги может возрасти. Одно дело снять копию с бумажного оригинала (это хлопотно), другое дело — по мере надобности распечатать документ из электронного содержимого и тут же его выбросить.

     11. Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов. Унификация, формализация и строгая регламентированность технологии делопроизводства. Смысл в том, чтобы быстро и надежно доставлять документы тем, кому положено (а кому не положено, чтобы они не попадали), автоматически, уже при формировании документа. При этом очень важно, чтобы был доставлен не только сам документ, но и информация о том, что этот документ существует и требует внимания адресата. Это достигается очень легко, и проблем с этим, как правило, не бывает, если, конечно, у вас уже выстроена общая культура работы с электронными документами.[16, c 48]

     12. Защита информации от несанкционированного доступа и ликвидация утечки информации, происходящие из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

     Из перечисленных факторов, стимулирующих организации к приобретению систем электронного документооборота, видно, что электронный документооборот понятие не столько технологическое, сколько организационное.

заключение

    Рассмотрев  данную тему, можно сделать вывод, что организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

    Документооборот организации состоит из потоков  документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

    Документопоток  предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

     В ходе работы была рассмотрена краткая  характеристика предприятия, организационная  структура.

    Объем документации, создаваемой в ООО «Ред Таун Клуб», имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Список  использованной литературы

     1. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. / Современное делопроизводство – Изд.: "Питер", 2006, с. 302

     2. Басаков М. И. / Справочник секретаря по делопроизводству. – Изд.: "Март", 2006, с. 65.

     3. Баласанян В. Э. / Секретарское дело № 2/ 2002 // « Использование электронной почты» с. 46-49.

     4. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. / Документационный системный комплекс организации: МП. / Изд. -  "Ось-89, 2006, с. 85

     5. Внешнеэкономическая деятельность: сборник нормативных документов. Издательство "Гросс Медиа", 2006

     6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

     7. Делопроизводство. Учебное пособие для колледжей. Феникс. Ростов-на-Дону 2001.

     8. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. Статус - КВО, Москва 2006.

     9. Документы и делопроизводство // Справочное пособие // Издательство: - «Экономика», Москва 2005.

     10. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.

     11. Данилина В. В., Луканина М. В., Минаева Л. В. и др. / Связи с общественностью. Составление документов. Теория и практика. Издательство "Аспект-Пресс", 2006, с. 85

     12. Жеребенкова А. В. / Делопроизводство в бухгалтерии: Издательство - "МЦФЭР", 2006

     13. Кузнецов И. Н., / авт. -сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство - "Издательский дом Дашков и К", 2007

     14. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. / курс делопроизводства. Учебное пособие для высших учебных заведений: - ИНФРА-М.; Москва - Новосибирск 2003.

     15. Климова М.А. / Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Изд.: "Налоговый вестник", 2006, с. 65

     16. Максимович В. И. / Секретарское дело № 4, 2003, с. 47; Берестова Г. Ю. /  «Принципы автоматизации делопроизводства» 2003, с. 24-26.