Проблемы документирования в развлекательных учреждениях

    Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

    Все документы продвигаются по определенным маршрутам - корпоративным или индивидуальным.

    Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта N0168. Среда и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:

    Учетную обработку всех видов  документов. Обеспечивает хранение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов. При необходимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных.

    Уникальность  номера. Имеется возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

    Поддержка работы с текстом  документа. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах, а также в электронных таблицах и графических пакетах.

    Связность документов. Документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

    Распределенный  документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом информация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.

    Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. [18, c 54]

    Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекательного для организации программного продукта может потребовать серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения управления.

    Так как традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников, слепое копирование систем может привести к нарушению правил и норм ГСДОУ.

    Технологические особенности западных делопроизводственных процессов можно выразить по следующим моментам:

    - движение документов имеет преимущественно  горизонтальный характер, когда  документ попадает непосредственно  к исполнителю, минуя руководство;

    - отсутствие централизованного контроля;

    - регистрация документов производится  по месту их создания непосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.

    - специализированных подразделений,  занимающихся делопроизводством, как правило, нет.

    Программные системы этого направления в  большинстве случаев ориентированы на использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

    Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс руководящего звена предприятия и явным  стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

    Традиционное  российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие особенности:

    - вертикальный характер движения  документов (руководитель -исполнитель  - руководитель) внутри организации;

    - весь комплекс работ с документами  фиксируется в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т. д.[11, c 37]

    - современная российская технология  делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

    - единый порядок обработки документов  осуществляют специализированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.

    Основная  проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

    Другая особенность - высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими документами.

    Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления предназначены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-ЛУШ».

2. Проблемы документирования в развлекательных учреждениях на примере предприятия

1. Краткая характеристика предприятия

     ООО «Ред Таун Клуб» - общество с ограниченной ответственностью «Ред Таун Клуб» было открыто в 2008 году.

     Данная  организация является первым развлекательным  заведением в г. Нарьян-Маре.

     В круг обязанностей руководителей вошли  все функции по организации бизнеса, в том числе:

     - организация логистики бизнеса  процессов;

     - экономика бизнеса;

     - ведение бюджета движения денежных  средств;

     - маркетинг.

     Данная  организация вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные  законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения  соответствующей лицензии.

     ООО «Ред Таун Клуб» является юридическим  лицом, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, выполнять  обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Организация несет ответственность  по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

     ООО «Ред Таун Клуб» имеет круглую  печать, содержащую фирменное наименование, организационно – правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим  наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.

     Целью деятельности организации является извлечение прибыли.

     Высшим  органом управления ООО «Ред Таун Клуб» является общее собрание акционеров. Возглавляет ООО «Ред Таун Клуб»  Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно –  распорядительным лицом  общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит:

     - совершение всякого рода следок  выдача доверенностей; 

     - утверждение структуры, штатного  расписания, должностных инструкций  сотрудников организации, положений о филиалах;

     - подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения  всеми работниками компании.

     Постоянно действующим коллегиальным  исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности  организации. К компетенции Дирекции  относятся вопросы текущей финансово – хозяйственной деятельности.

2.   Проблемы документирования «Ред Таун Клуб»

    Объем документации, создаваемой в ООО «Ред Таун Клуб», имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

    Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в ООО «Ред Таун Клуб». Этот разрыв — одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

    Причины роста объема документооборота в ООО «Ред Таун Клуб» подразделяют на объективные и субъективные.

    Главными  объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваю.... „ ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

     К субъективным причинам относят:

     - бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

     - незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

     - неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

     - несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.)

     - отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

     - некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на Документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

     - отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся но форме представления информации или по составу показателей;

     - широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит. К созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере; • использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.