Приказы по личному составу

     Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного  и всестороннего изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также  сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

     Доведение приказа по личному составу до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.  

2.2  Правила оформления проекта приказа  по личному составу 

     В этой главе мы рассмотрим правила  оформления различных приказов по личному  составу.

     Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора»¹⁰.

     Подготовка  проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Состав документов, оформляемых при  приеме на работу

    

  

    

  

    

  

    

  

    

    

    
 
 
 

     Приказ  о приеме на работу оформляется по унифицированной форме № Т-1 и  составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию работника¹¹. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а¹².

     При оформлении приказа (распоряжения) о  приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность  или должность, по которым будут  исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

     Если  с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных  форм № Т-1 и № Т-1а указывается  дата приема на работу  и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или  пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место  временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в  соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют  для соответствующей записи.

     Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при  любых его перемещениях внутри организации  вплоть до его увольнения.

     Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника  и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в  приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется  в виде чисел.   В графе о  надбавках также проставляются  числовые отметки. Если работнику в  трудовом договоре устанавливается  испытание, то в приказе делается соответствующая  запись с указанием  продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока  в договоре означает, что работник принят без испытаний.

     Проект  приказа визируется руководителем  кадровой службы, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно  визируется в бухгалтерии, а также  начальником юридического отдела (юристом).

     Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     Обычно  приказ изготавливается в одном  экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия  принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу  изготавливают и подписывают  в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются  копии.   

     На  основании приказа (распоряжения) заполняется  личная карточка (форма № Т-2 или  № Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается  лицевой счет работника (форма №  Т-54 или № Т-54а), делается запись в  трудовой книжке¹³.

     ////*Приказ (распоряжение) о поощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11,  для группы работников – № Т-11а¹⁴.

     Если  поощрение не предполагает денежного  вознаграждения, из текста приказа  по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений  предполагаются разные, на каждого  работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму  № Т-11а вносятся изменения –  «вид поощрения» переносится в виде дополнительного столбца. Изменения  в форму надо внести приказом руководителя.

     Основанием  для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении  должно содержаться предложение  о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении  принимает руководитель, на представлении  должна быть его резолюция, в которой  часто указывается и сам вид  поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.

     Работник  знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника –  форма № Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока  после издания приказа (распоряжения). 

     При оформлении приказа на отпуск конкретному  работнику используется унифицированная  форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»¹⁵. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях¹⁶.

     Новая унифицированная форма приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее  применяемой формы. В ней виды отпусков разбиты на подпункты: а  – основной и б – дополнительный, с указанием продолжительности  каждого вида отпуска¹⁷.

                                      
 

                                            

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Отличительной особенностью приказа по личному  составу является то, что он выполняет  двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения  или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой  приказ регистрирует этот факт,  т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую  цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

     Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен не только к УСОРД, но и  к унифицированным формам первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты (УСПУД).

     Двоякая системная принадлежность приказа  по личному составу имеет объективный  характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа  для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному  содержанию этого документа в  соответствии с назначением и  сущностью указанных систем документации.

  Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы  документирования трудовых отношений  должны систематически контролироваться руководителем организации с  учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных  документов по оформлению кадровой документации. 
 

 

Список источников и литературы 

1. источники:

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). – М.: Гросс-Медиа, 2007. – 192 с.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

3. Постановление Госкомстата Российской Федерации  от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

4. ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 265 с.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. № 5360. – М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2002.

7. Альбом  унифицированных форм первичной  учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной  документации по учету труда и его оплате”.

8. Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / сост. М.П. Жукова. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 152 с.

 

2. литература: 

1. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. – М.: ИНФРА – М, 2003. – 224 с.
2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
3. Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.
4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
5. Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272  с.
6. Печникова, А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000, - 256 с.
7. Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – М.: МЦФР, 2003. – 368 с.
8. Чуковенков, А.Ю., Янковая, В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 216 с.
9. Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.