Правила оформления реквизитов документов

Номер дела, в  которое подшивается документ;

Дата направления  документа в дело;

Фамилия секретаря  или исполнителя.

Например:

В дело № 5

25.06.04

Коваленко Т.П.

16. Печать

На документах, удостоверяющих права фирмы или  должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и  материальных ценностей, а также  предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью, которая придает документу юридическую силу.

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: гербовая для предприятий или приравненная к ней круглая в коммерческих организациях и несколько простых. Гербовая печать круглая, с изображением Государственного герба РК в центре. По ее окружности указывается полное название учреждения. Гербовая и круглая печати проставляются на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег материальных ценностей (доверенности, чеки, платежные поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Простые печати бывают различной формы: квадратные, треугольные, прямоугольные и др. на них воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько , их оттиск проставляются на справках и пропусках, копия документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Обычные служебные  письма, не связанные с финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы  он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

В каждой организации  составляется перечень документов, на которых проставляется гербовая или круглая печать.

Ответственного  за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

17. отметка о  поступлении документа в организацию

При поступлении  документа на нем проставляется  отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номера. Например:

ОАО «Испат-Кармет»  ЦЗЛ

Дата 12.09.2003-10-12

Вх № 012

Дата получения  документа является важным поисковым  признаком с началом отсчета  срока его исполнения. С этого  числа документ считается в работе организации, и она отвечает за полученный документ. Входящий регистрационный номер может использоваться для поиска документа в делопроизводстве и для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

18. Резолюция.

После первичной  обработки в регистрации документ направляется руководителю (организации  или структурного подразделения) для  рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция –  надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст документа» на первом листе документа.

Реквизит «Резолюция»  должен включать:

Фамилию, имя, отчество исполнителя (кому поручается исполнение);

Содержание поручения (конкретные действия);

Срок исполнения;

Личную подпись  руководителя и дату подписания.

Следует иметь  в виду, если в резолюции указывается  несколько исполнителей, то ответственным  за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Текст резолюции  может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Выделить  материальную помощь», «Отказать») или  указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции  должен содержать три части: кому поручается – фамилия, инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Габдуллину К.Т.

Вы

На складе № 3

Личная подпись

05.10.2003

Если срок исполнения документа является типовым или  он указан в тексте самого документа, то не требуется его специального указания, а руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовку вопроса, подпись и дату. Например:

Аманжолову Н.Т.

Мельниченко Л.И.

Организуйте встречу  делегации к указанному сроку

Личная подпись

14.09.2003

Резолюция переносится  в регистрационную форму и  часто является основанием взятия документа  на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении, что делать весьма нежелательно, так как возможна потеря рез-олюции или ее замена.