Правила оформления реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов

1. бланк документа.

Бланк документа  – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными  реквизитами, содержащими необходимую  информацию об организации – авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографическим  способом, с помощью средств оперативной  полиграфии (ксерокс), воспроизводить с помощью средств вычислительной техники или проставлять резиновым штемпелем. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный Герб Республики Казахстан, должны изготавливать только типографическим способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие  виды документа:

Общий бланк  для изготовления любого вида документа, кроме письма.

Бланк письма.

Бланк конкретного  вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи отсутствует должность.

Бланки каждого  вида документа могут изготавливаться  на основе как углового, так и  продольного расположения реквизитов. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случае, когда наименование организации содержит большое количество печатных хнаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат обязательному учету, хранятся в сейфах.

2. дата. ГОСТ 6.38-90 устанавливает два способа оформления дат. Например: 23.04.98и 23 апреля 1998г.

Наиболее рационально написание дат тремя парами арабских цифр, разделенных точками до и после промежутков не делают. У последней пары цифр точку не ставят.

Первая пара обозначает число месяца, вторая пара цифр – порядковый номер месяца, третья пара цифр – две последние  цифры года.

Если число  месяца или порядкового номера месяца является однозначными, то перед цифрой ставится ноль. Например: 03.04.02

Такой способ написания  дат облегчает ввод информации в  ЭВМ и поиск документов, а также  значительно сокращает объемов  реквизита.

Словесно цифровой способ оформления дат (25 января 2003 года или 25 января 2003г.) допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоков, содержащих сведения финансового характера.

3. Индекс (номер). Индекс (номер) документа состоит  из следующих частей: индекса  (номера) дела по номенклатуре, порядкового  регистрационного номера документа, индекса структурного подразделения, разделенных косой чертой и черточкой. Например: 1-21/27-ок, где 1-21 – индекс (номер) дела по номенклатуре; 27 – порядковый регистрационный номер документа; ок – отдел кадров (индекс структурного подразделения).

4. Ссылка на  индекс (номер) и дату входящего  документа. Этот реквизит включает  предлог «от» , печатаемый после индекса входящего документа. Дату в этом реквизите печатают от 2-го положения табулятора. Например:

На № 1-21/27  от 17.07.99

Как правило, на типографическом бланке для этого  реквизита имеется уже готовая  форма.

5. Адресат. В  качестве адресата могут быть  организации, их структурные подразделения,  должностные и физические лица. Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указывается в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом. Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

– наименования учреждения, организации (в именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– должность  получателя (в дательном падеже);

– фамилия и  инициалы (в дательном падеже, инициалы пишутся после фамилии);

– почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатают в правом верхнем углу первого листа через междустрочный интервал 1, составные части разделяют полутора-двумя интервалами. Все элементы реквизита «Адресат» размещают с новой строки.

5.1 Если документ  адресуют в учреждения, организации  или их структурные подразделения, то наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в единственном числе именительном падеже. Например:

Министерство  энергетики и электрофикации

Республики Казахстан

Техническое управление

5.2 Если документ  адресовывается конкретному должностному лицу, то название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном. Например:

Министерство  внешней торговли

Республики Казахстан

Руководителю  группы по стандартизации

Внешнеторговых  документов

Юсупову К.Т.

5.3 Если документ  адресуют руководителю организации,  то наименование оргпнизации  должно входить в состав должности  адресата. Например:

Директору Межшкольного учебно-

производительного комбината

Щеглевковой Н.Н.

5.4 Если документ  адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщено, например:

Директорам предприятий  и руководителям 

Организаций общественного  питания

5.5 В состав  реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

Заместителю директора  завода

Орынбасарову  П.И.

114486, Московская  обл., г. Владимир,

ул. Строителей, 64

5.6 Если документ  адресуется частному лицу, то  сначала следует указать почтовый  адрес. Например:

169160, Российская  Федерация, г.Москва, И-160,

ул. Победы, д.15, кв.26,

Матросову В.С.

Почтовый адрес  корреспондента указывается полностью: почтовый адрес, государство (республика), область, город, номер почтового  отделения, улица, номер дома. Адрес  не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Согласно правилам на почтовых отправлениях (письма, почтовые карточки, бандероли, пакеты и т.п.) адрес  корреспондента пишется в следующей последовательности:

– Наименование адресата (Фамилия, имя, отчество для  физических лиц);

– Название улицы, номер дома, номер квартиры;

– Название населенного  пункта (города, поселка и т.п.);

– Название области, края, автономного округа (области), республики:

– Страна (для  международных почтовых отправлений);

– Почтовый индекс.

В таком же порядке  производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Например:

Каримову И.П.

Ул. Аблай-хана, д.5, кв. 12,

г. Шахтинск,

Карагандинская  область,

Республика Казахстан, 101025

5.7 Если документ  содержит несколько адресатов,  то каждый из них записывают  с новой строки, отделяя каждый  из них двумя интервалами. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки. Например:

Главархив Республики Казахстан

480064, г. Алматы, пр. Аблая, 39

Президенту Государственного акционерно-

строительного концерна «Казахстандорстрой» 

Насырову А.Г.

480091, г. Алматы, пр. Мира, 96

5.8 Каждая составная  часть реквизита «Адресат» –  наименование организации, наименование  структурного подразделения, наименование  должности с фамилией и инициалами, которому адресуют документ, и почтовый адрес организации – пишется с новой строки.

6. Заголовок  к тексту документа. Заголовок к тексту документа обязателен в документах, оформляемых на бланках или листах  бумаги формата А4. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос, о чем документ. Например:

О порядке проведения переписи

библиотек высших и средних

специальных учебных  заведений 

6.1 заголовок  к тексту печатают через один  интервал. В одной строке заголовка должно быть не более 30 знаков, поэтому объем заголовка занимает несколько строк. Если объем заголовка к тексту превышает более 5 машинописных строк, то его допускается продлевать до границы правого поля документа.

6.2. точка в  конце заголовка не ставится. Каждая строка заголовка должна иметь законченный смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Переносы слов в заголовках не допускаются.

6.3. заголовок  отделяется от текста расстоянием  в три свободных строки и  расстоянием в две свободных строки от предыдущего реквизита (до заголовка).

7. Текст документа.  Текст является основным, главным  реквизитом документа. Текст документа  на бланке формата А4 и А5  печатается при помощи устройств  компьютерной техники размером 14 шрифта Ariel или Тimes New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.

На пишущей  машинке текст документа на бланке А4 печатают его через 1,5 межстрочных  интервала. Через 1 межстрочный интервал можно печатать документы на формате А5.

7.1. Первую строку  каждого абзаца текста печатают  с абзацного отступа (красной  строки).

7.2. Текст документа  допускается подразделять на  составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются  арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает в себя все номера составных частей более высоких ступеней деления (ГОСТ 1.5-85).

Номер раздела  состоит из одного числа 1, 2, 3 и т.д. Номер подраздела составляется из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой: 1.1., 1.2., 1.3., и т.д. Номер пункта – из номера раздела, номера подраздела и номера пункта, разделенных точкой: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т.д. при более мелком делении сохраняется тот же принцип нумерации. Например:

1. Раздел (Глава).

1.1. Подраздел (пункт).

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Подпункт.

8. отметка о  наличии приложения. Приложения  печатают при этом же интервале,  что и текст документа. Слово  « Приложение» печатают строчными  буквами (кроме первой) в единственном  числе. После слова «Приложение» ставят двоеточие.

8.1. Если документ  имеет приложение, упоминаемые в  тексте, то отметку о наличии  приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз.

8.2. Если документ  имеет несколько приложений, которые  не названы в тексте, то их  наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и число их экземпляров, например:

Приложение: 1 Справка  о согласовании проекта стандарта  « Документация внешнеторговая. «Формуляр-образец» на 5 л в 1 экз.

2. отзыв по  проекту стандарта на 3 л в 1 экз.

8.3. Если к  документу прилагается документ, то отметка о наличии приложения  оформляется по следующей форме:

Приложение: Постановление  кабинета Министров Республики Казахстан  от 30.06.92 г