Порядок адресования документа

 

Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих  органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные  письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

 

Выходной документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

 

Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и  реализацию функций в пределах данного  аппарата управления без направления  информации за его пределы (организационные  и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

 

Следует учитывать, что  наличие перечисленных документопотоков обязательно свойственно не только учреждению в целом, но и любому структурному подразделению учреждения, филиалу, управленческой функции, автоматизированной информационной системе, задаче, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, они реализуют содержание внешнего документооборота.

 

Каждый из потоков  отличается определенным составом, направленностью  и количеством движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.

 

Документопоток разбивается  на достаточно автономные и законченные  технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.

 

Входной документопоток содержит следующие стадии:

прием и первичная  обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов и формирование справочно-информационного  банка данных по документам;

рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам  для исполнения, ознакомления или  использования в работе;

исполнение, использование  документов или ознакомление персонала  с документами.

 

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие  стадии обработки:

исполнение документов;

контроль за исполнением  документов и поручений;

регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам;

отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение;

систематизация исполненных  документов;

оформление, формирование и хранение дел;

передача дел в архив;

уничтожение документов и дел с истекшими сроками  хранения

 

 

 

Указанные технологические  стадии выполняются на основе централизованной, децентрализованной или смешанной  организации системы обработки  документов. Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.

 

Централизованная система  предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы службе ДОУ.

 

При смешанной системе  одна часть стадий (например, прием  документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала  и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.

 

В территориально раздробленном  учреждении применяется децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.

 

Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.

 

Порядок движения документов в учреждении закрепляется в схемах маршрутов прохождения документов, которые прилагаются к Инструкции по ДОУ или делопроизводству учреждения.

 

Блок-схема работы с  входящими документами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Блок-схема работы с  исходящими документами

 

 

 

При необходимости в  схеме должны быть отражены автоматизированные пункты (автоматизированные рабочие  места) обработки и хранения документированной информации, должен быть регламентирован порядок перемещения информации между базами данных.

 

Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной  информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.

 

Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться  количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро.

 

Ежедневному количественному  учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы  на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.

 

Годовой объем документооборота является исходной величиной для  расчета численности сотрудников  документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований. Объем документооборота характеризует своего рода “производительность” труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

 

Основными причинами  роста объема документооборота можно  назвать следующие:

отсутствие четкого  разграничения функций между  сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей;

отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации;

отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб  ДОУ;

боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки;

боязнь явной практической ненужности для управленческого  процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности;

рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);

неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость  дополнительных уточняющих запросов;

наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения;

дублирование результатов  работы автоматизированных систем в  традиционных учетных и отчетных формах документов;

отсутствие практики бездокументного ответа на запросы  с использованием телефонной связи  или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.

Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно  стремится к совершенствованию  работы учреждения, фирмы. Результаты учета документов с этой целью обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководителю одновременно с разработанными мерами по повышению эффективности ДОУ и сокращению документооборота.

 

Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

 

 

 

 

1.     Андреева  В. И. Делопроизводство: требования  к документообороту фирмы  

      (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.

2.     Васильев  Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.

3.     Веселов  П. В. Современное деловое письмо  и промышленности. — М.: 1999.

4.     Головач  А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 1999.

5.     Демидова  А. К., Смирнов Э. Л. Русская  коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

6.     Денисов  В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997.

7.     Иритикова  В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – С. 20-27

8.     Кузнецова  Т. В.. «Делопроизводство (документационное  обеспечение управления)» - М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.