Порядок адресования документа

МИНИСТРЕСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра

 «Экономика и управление  на предприятии  горной промышленности и геологоразведки»

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

 

Вариант № 26

 

 

 

 

 

Студента Булякова С.Р.

Специальности 080514

Шифр зачетной книжки 2411186

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2013г.

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

Введение………………………………………………… 3

 

 

1. Порядок адресования документа. Основные части 

      документа..  ………………………………….. .   4 

 

 

2. Понятие и  целевое назначение документооборота  предприятия (фирмы) ……………………………………………..7

2. Список использованной литературы………………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Деятельность любой  организации невозможно представить  без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

 

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. Если рассматривать  это в историческом аспекте, то можно  проследить, как менялись способы  фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

 

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

 

Документирование может  осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных  языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

 

Во многих случаях  документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Порядок адресования документа. Основные части адреса.

 

Адресат (реквизит 15). В качестве адресата могут быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. При адресовании  документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

 

 

 

Максимально реквизит «адресат» может  состоять из следующих составных  частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия (в дательном  падеже, инициалы указываются перед  фамилией, например: С.И. Иванову);

почтовый адрес.

 

Каждая из указанных составных  частей адресата печатается с новой  строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных  интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки  препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

 

Состав реквизита «адресат»  меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

                                      Директору школы

                                    Ф.Н.Фролову

 

 

Адресуя докладную записку  руководителю структурного подразделения, укажем:

                                     Декану экономического факультета

                                    Проф. П.Н.Петрову

 

 

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

 

Российский  государственный

Гуманитарный  университет

Историко-архивный институт

Зав.кафедрой А.П.Лугунову

 

Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.

Самсоновой Л.В.

Ул.Фруктовая, д.54, Москва 113556

 

 

Полный почтовый адрес  указывается составителем документа  в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря  по обработке и отправке корреспонденции.

Ответственному редактору

Журнала «Деньги»

Полянка, д.8/1, Москва 113245

 

 

При направлении документа  группе однородных организаций адресат  указывается обобщенно. Чаще всего  это документы в адрес подведомственных организаций.

 

Заведующим  отделениями

Сбербанка РФ

 

Или

 

Руководителям органов

Юстиции субъектов  РФ

 

При направлении документа  вышестоящим органам власти и  управления и постоянным корреспондентам  почтовый адрес не указывается.

 

На одном документе  рекомендуется помещать не более  четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

Воробьеву А.В.

 ул. Ленина, д. 5, кв. 121

 г. Красногорск,

 Московская обл., 143400

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Понятие и  целевое назначение документооборота предприятия (фирмы).

 

Документы находятся  в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.

 

Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических  основ документационного обеспечения управления (ДОУ).

 

Под внутренним документооборотом  понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

 

Процесс управления и  документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.

 

Целью документооборота является информационное обеспечение  управленческой деятельности, т.е. своевременная  доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

 

В связи с этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.

 

Управлению экономическими, социальными, политическими, производственными  структурами свойственна устойчивая стабильность построения и единообразное функционирование документооборота. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых технологических системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы доставки и работы с документами, но целевое назначение и технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Это создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.

 

Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.

 

Движение документов, документированной информации в  учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.

 

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:

прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

избирательность распределения  документов между руководителями и  специалистами в соответствии с  их функциональными обязанностями;

обусловленность перемещения  документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций  и действий;

единообразие маршрута движения и состава технологических  процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;

приспособленность организационной  и технологической характеристик  документооборота к новой информационной технологии, регламентирующей состав и назначение автоматизированных рабочих  мест и баз данных, способы и  условия передачи информации между центральной и локальными базами данных.

 

 

 

Документооборот в соответствии с требованиями к информационному  обеспечению управленческих функций  и существующими стандартными элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:

поток поступающих документов (входной, входящий документопоток);

поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);

поток внутренних документов (внутренний документопоток).

 

Последние два потока характеризуются  значительным технологическим единообразием  и могут рассматриваться как  единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.

 

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных  для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.