Понятие о документе

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного  срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные  – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или  технической нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

     Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     Анкета  – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа.

     Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном  выражении) – на пересечении соответствующих  граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

     Список  использованных источников 

     1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство.  – Мн.: ТетраСистемс, 1999. 

     2. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА–М, 1998, – 575с. 

     3. Гваева И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков – Мн., 2005. – 222 с.