Колледж управления и экономики «Александровский лицей» 
 
 
 
 

Реферат по документационному обеспечению управления. 
 
 
 
 
 

Преподаватель Серова Е.И. 
 
 
 

Студентки Плотниковой  С.И. 

Группа 105 
 

Санкт-Петербург

2011 
 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

1.ПОНЯТИЕ  О ДОКУМЕНТЕ 2

2.ФУНКЦИИ  ДОКУМЕНТОВ 3

3.СПОСОБЫ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 6

4.МАТЕРИАЛЬНЫЕ  НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ 8

5.КЛАССИФИКАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ ПО  РАЗЛИЧНЫМ ПРИЗНАКАМ 13

 

1.ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ

     Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах.

     Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины  «документированная информация» и  «документ» рассматриваются как  синонимы и определяются как зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Реквизит  – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

     Документ  создается в результате документирования – записи информации на различных  носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления  и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном  виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

     В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально  имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт»  и подчеркивается значение документа  в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

     Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

     – документ – материальный объект;

     – документ – носитель информации;

     – документ – документированная информация.

     Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в  определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

     Закон «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

2.ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

     Для понимания эволюции документа важно  изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое  назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором  или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение  которых важно для определения  цели создания документа, для его  классификации и изучения роли в  данной социальной структуре и экономической  системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует  какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в  себе различные функции, которые  с течением времени меняют свое доминирующее значение.

     Выделяются  функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Рисунок 2.1).

     Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа –  необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

     Информацию, содержащуюся в документах, можно  подразделить на:

     – ретроспективную (относящуюся к прошлому);

     – оперативную (текущую);

     – перспективную (относящуюся к будущему).

     Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

     Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

     Социальная  функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения них  в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может  не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

     Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут  поддерживаться. Можно выделить две  категории документов, в которых  ярко выражена коммуникативная функция:

     – документы, ориентированные в одном  направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные  записки и др.);

     – документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

     Культурная  функция – способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

     Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

     В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

     Ко  второй категории относятся документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

     Функция исторического источника изучается  исторической наукой. Существует две  точки зрения: первая – документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь, когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

     Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной  с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

     Автор документа, как правило, наделяет его  какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно  подразделить на функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического  источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического  источника.

3.СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

     Документирование  – запись информации на различных  носителях по установленным правилам.

     Носитель  документированной информации –  материальный объект, используемый для  закрепления и хранения на нем  речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

     В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают  и способы документирования.

     Текстовое документирование

     Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым  типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется  деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

     Техническое документирование

     Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические  документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного  и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий  и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы  ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

     Фотокино–видеодокументирование

     Фотодокумент  – изобразительный документ, созданный  фотографическим способом. Особенность  фотодокументов – возникают в  момент событий, поэтому они, благодаря  точности, наглядности, имеют большую  ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

     Кинодокумент  – изобразительный и аудиовизуальный  документ, созданный кинематографическим  способом. Кинодокумент отражает события  в динамике, движении. Сейчас большое  распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.