Подання звітів у електронному вигляді – світовий досвід

     Розподілене, розширюване управління документами  призводить до різкого підвищення продуктивності роботи співробітників, посиленню загальної конкурентоспроможності організації, забезпечуючи оптимізацію будь-якої кількості міждисциплінарних процесів, замість автоматизації окремих вертикальних. Корпоративне управління документами є суттєвим кроком на шляху до втілення в життя ініціатив з управління корпоративними знаннями.

     Умовно  можна виділити шість категорій технологій, які складають ринок засобів електронного управління документами (ЕУД). Слід зауважити, що жодна класифікація, мабуть, не є ідеальною. В результаті деякі продукти одночасно потрапляють у кілька категорій і мають можливості, характерні для продуктів з різних категорій.

     Наприклад, ПО фірми Lotus Domino.Doc (яке лідирує на європейському ринку) справедливо віднесено до категорії корпоративних систем ЕУД, хоча в ньому є широкі можливості маршрутизації робіт (workflow), особливо в поєднанні з таким продуктом, як Domino Workflow. Ситуація тим більше ускладнюється тим, що провідні гравці цього ринку постійно доповнюють функціонал своїх продуктів.

     Нижче перераховані категорії технологій ЕУД з прикладами найвідоміших постачальників і продуктів у кожному класі:

• Системи ЕУД, орієнтовані на бізнес-процеси (Business-process EDM) як правило, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт, управління контентом і т.д.: Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
• Корпоративні системи ЕУД (Enterprise-centric EDM) забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами та їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам в організації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Однак, їх відмінною рисою є спосіб використання і розповсюдження. Аналогічно таких засобів як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні системи ЕУД є стандартним, "додатком за замовчуванням" для створення і публікації документів в організації. Як правило, ці кошти не орієнтовані на використання тільки в якійсь певній індустрії чи для вузько певного завдання. Вони пропонуються і впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якої категорії користувачів.: Lotus (Domino.Doc), додатки до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
• Системи управління контентом (Content management) забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а в менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками.: Adobe, Excalibur
• Системи управління інформацією (портали) (Information Management) звані також порталами, забезпечують агрегування, управління і доставку інформації через мережі Internet, intranet і extranet. Ці технології забезпечують фундамент створення інформаційних порталів. Системи управління інформацією дають можливість організаціям накопичувати й використовувати експертизу в розподіленому корпоративному середовищі на основі використання бізнес-правил, контексту і метаданих. Хоча більшість доступних сьогодні технологій забезпечують, в основному, статичні публікації, забезпечення більшої інтерактивності і засобів спільної роботи - справа найближчого майбутнього.: Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-station)
• Системи управління образами перетворюють інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний у роботі вже в електронній формі. (Imaging)
• Системи управління потоками робіт (Workflow management) забезпечують систематичну маршрутизацію робіт будь-якого типу в рамках структурованих і неструктурованих бізнес-процесів. Вони використовуються з метою прискорення бізнес-процесів, збільшення ефективності і ступеня контрольованості процесів в організації.: Lotus (Domino / Notes і Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Висновки

     Сьогодні  необхідно мати доступ до інформаційних  ресурсів і скоротити часові витрати  на розв'язання різноманітних задач. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

     Спільне використання систем електронного діловодства  і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

     На  тлі активного глобального розвитку індустрії смартфонів і планшетних комп'ютерів варто згадати про  перспективність розвитку СЕД, керованих  дистанційно. Ритм життя сучасного керівника часто вимагає високого рівня мобільності. З метою підвищення ефективності використання робочого часу віддалений доступ до робочих процесів необхідний. СЕД повною мірою дозволяють його забезпечити.

     Звісно  що є і певні недоліки. Наприклад, конфіденційною інформацією можуть заволодіти треті особи, в плани яких входить виключно збагачення, за рахунок отриманих даних. Виходячи з цього, слід приділяти особливу увагу системі безпеки при зберіганні і передачі важливої документації. Також не слід забувати про швидку зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів. Окрім того є вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача тощо.

     Список  використаної літератури: 

1. Україна. Верховна Рада

  Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV

2. Україна. Верховна Рада

  Про електронний документообіг: Закон  від 22.05.2003 №851-IV

3. ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией».
4. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.
5. Ловцов, Д.А. Проблемы правового регулирования электронного документооборота / Д.А. Ловцов // Делопроизводитель. – 2008. – № 5.
6. Смирнова, Г.Н. Методическое пособие по дисциплине «Электронные системы управления документооборотом» / Г.Н. Смирнова. – Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2002.
7. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с.
8. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота // Математичні машини і системи. – 2004. – № 1. – С. 101 – 114.
9. Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного документооборота// Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – 204С. 107 – 111с.
10. Круковский М.Ю. Модель документооборота. // Информационные технологии в XXI веке. – 2004.- 207. 92 -104с.