Подання звітів у електронному вигляді – світовий досвід

     У модельних законах ЮНСІТРАЛ (UNCITRAL - Комісії з міжнародного торгового  права ООН) «Про електронну комерцію» 1996 року і «Про електронний підпис» 2001 року правовий режим електронного обміну даними у міжнародних комерційних  операціях подано у вигляді зразкового зводу правил.

     Європейське законодавство більш жорстко  підходить до питання про те, якою має бути електронний підпис. Відповідна Директива Євросоюзу про електронний  підпис як базовий європейський закон  наказує використовувати другий підхід, який і був використаний, зокрема, при прийнятті національних законів в Австрії, Великобританії, Німеччини та ін. 
 
 

     1.1.1 Особливості нормативного  регулювання електронного  документообігу у  Франції

     13 березня 2000 французький уряд прийняв  Закон, що вносить зміни до глави VI Цивільного кодексу, яка головним чином стосувалася форми і доказової сили договорів. Основний упор зроблених змін спрямований на створення загальних правил, що дозволяють зрівняти юридичну силу електронних документів і підписів з власноручним формою у всіх сферах правовідносин.

     Стаття 1316 Цивільного кодексу тепер визнає в якості доказів букви і цифри  або будь-який інший знак або символ, значення якого може бути легко з'ясовано, незалежно від способу створення  та передачі.

     Для більшої визначеності стаття 1316-1 визначає умови допустимості доказів у електронній формі: можна з достатньою часткою впевненості визначити особу, від якого виходять дані, і спосіб їх створення гарантує цілісність.

     Стаття 1316-2 вказує, що у разі виникнення розбіжностей між електронною і паперовою копією, суд визначає, яка з них має велику доказову силу, ґрунтуючись на ретельному вивченні всіх обставин і на неупередженому ставленні до використовуваному носія.

     Дана  глава ГК гарантує, що електронні документи  мають юридичну силу і можлива оцінка їх надійності судом без звернення до технологічної природі самого документа і пов'язаної з ним електронного підпису.

     Вимоги  до підпису закріплені в статті 1316-4. У ній передбачено, що електронний  підпис може задовольняти вимогам, що пред'являються до мають юридичну силу документів, у разі, якщо вона вказує на особу, яка створила підпис, і підтверджує згоду сторони вчинити будь-які дії по зобов'язанням. У статті під електронним підписом розуміється використання надійного засобу ідентифікації, що гарантує власну зв'язок з породив дією.

     Далі  стаття 1316-4 вказує, що «надійні засоби ідентифікації» і «гарантування  зв'язку» визначені в Декреті  про електронний підпис (decret en Conseil d'Etat) від 30 березня 2001 року. Незважаючи на те, що положення ГК абсолютно нейтральні щодо застосовуваних технологій при створенні електронного підпису, Декрет містить більш детальні вимоги. Зокрема, він повторює визначення електронного підпису, дане в статті 1316-4, додає новий вид електронного підпису - захищену, яка повинна створюватися коштами, що знаходяться виключно під контролем підписувача, і яка гарантує, що будь-яка зміна, внесена в документ після його підписання , може бути легко виявлено.

     Таким чином, ступінь безпеки і надійності піднята до рівня, який відповідає технології цифрового підпису. Однак важливо зауважити, що інші технології і засоби обробки документів не виключаються. Шифрування відкритим ключем використовується лише як приклад, і, до тих пір, поки не будуть знайдений схожі стандарти, необхідно буде використовувати захищену підпис. Відповідно до статті 2 Декрету існує презумпція надійністі такого підпису у випадку, коли вона перевірена за допомогою «кваліфікованого електронного сертифікату». Тому, хоч і здається, що тільки технологія цифрового підпису в даний час задовольняє вимогам Декрету, інші способи підписання не виключаються, за умови, що вони можуть гарантувати такий же рівень безпеки і використовують послуги незалежних сертифікуючих органів, що видають кваліфіковані сертифікати.

     Таким чином, можна сказати, що позиція  Франції є ліберальною, оскільки вона надає електронним документам такий же рівень визнання їх юридичної сили без прив'язки до конкретних технологічних засобів. Незважаючи на те, що в даний час правилам, що висуваються до електронних підписів, задовольняє тільки технологія цифрового підпису, вони (правила) не обмежуються тільки даним видом аутентифікації. В даний час немає готових до використання технологічно нейтральних засобів аутентифікації, проте можливе прийняття таких у майбутньому, якщо вони будуть відповідати вимогам ЦК та Декрету і будуть використовувати кваліфіковані сертифікати. У будь-якому випадку місце для нововведень і їх конкуренції існує. Стаття 8 Декрету встановлює, що сертифікують організації держав не членів ЄС визнаються законом, якщо вони виконують вимоги Директиви про електронні підписи. Це означає, що вони повинні відповідати вимогам французького закону і повинні пройти акредитацію як того вимагає Директива, або що за їхні сертифікати доручається акредитований сертифікуючий орган держави-члена ЄС, або що вони діють відповідно до міжнародного договору

2. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в Німеччині

     У Німеччині правовий режим електронних документів, підписаних електронними підписами, встановлений Законом «Про підписах» 2001 року і деякими іншими нормативними актами.

     Закон забезпечує правове визнання електронних  підписів, а також юридичну силу і допустимість електронних записів в якості судових доказів. Крім спеціального закону, юридичне визнання електронних підписів прописано і в загальному законодавстві Німеччини (наприклад, Німецькому цивільному укладенні, процесуальному законодавстві). У загальних законах також прописані і виключення з правил. Наприклад, не можуть бути представлені в електронному вигляді і, відповідно, підписані електронними підписами заповіту, векселі, і т.д.

     Німецький підхід до надання юридичної сили договорами в електронній формі  у частині вимоги власноручного підпису полягає в побудові жорсткого режиму. У 1997 році вступив в силу названий вище Закон «Про цифровий підпис», який є статтею 3 Закону «Про регулювання основних умов надання інформаційних і комунікаційних послуг». Нещодавно анульований, даний акт надавав юридичну силу електронним підписам в електронній комерції. Додаткові технічні вимоги були закріплені в тому ж році в Постанові «Про цифровий підпис». Дані нормативні акти спільно формували правову основу для створення і підтвердження цифрових підписів сертифікуючий органами, які мають державну ліцензію.

     Відповідно  до вимог Директиви Євросоюзу, законодавство  Німеччини передбачає використання, як цифрових підписів, так і електронних  підписів в інших формах, включаючи  біометрію (принцип технологічної нейтральності).

     На  даний час в Німеччині відбувається процес регулювання використання криптографії з відкритим / закритим ключем, в  процесі чого зачіпаються технічні вимоги до сертифікуючий органам, які  повинні повністю відповідати закону для того, щоб отримати дозвіл на здійснення діяльності. Основний упор закону зроблений на створенні інфраструктури цифрових підписів, а не на визнання юридичної сили договорів в електронному форматі. Нежиттєздатність даної спроби обумовлюється відсутністю специфічних положень, що стосуються дійсності та сфери використання цифрових підписів в електронних угодах. Натомість закон містить технічні норми до сертифікуючий органам, яким вони повинні відповідати при отриманні ліцензії.

3. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в Великобританії

     Імплементація двох Директив ЄС почалася з Закону «Про електронні засоби комунікації» від 25 травня 2000 року.

     Закон пропонує розширити рамки законодавчого  визнання електронних підписів, які  відповідають певним загальним критеріям і умовою функціональної еквівалентності.

     Закон не вводить обов'язкової сертифікації підписів. Крім того, спрощено механізм сертифікації: конкретна електронний  підпис визнається сертифікованою, якщо будь-яка особа (незалежно, до або  після передачі інформації), підтвердить, що підпис, механізм її створення, передачі або підтвердження є достатнім засобом для перевірки автентичності та цілісності інформації. Відповідно, повинна бути передбачена відповідальність авторизовані особи за можливі несприятливі наслідки.

     Хоча  Закон, в силу специфіки правової системи, дуже докладно регулює питання  предмета, він обходить увагою ряд  проблем. Він створив гарантію того, що документи, підписані електронним  підписом, будуть прийматися в суді. Все інше Закон статтею 8 відносить до компетенції Кабінету міністрів; мабуть, цим способом і проводитиметься подальше регулювання застосування електронних підписів. В цілому така позиція розрахована на активне застосування прецедентів.

4. Особливості управління документами та нормативного регулювання електронного документообігу в США

     Під документами в США розуміються  записи на будь-яких носіях незалежно  від фізичної форми та змісту, створені або отримані будь-яким відомством США в порядку виконання федерального закону або у зв'язку з удосконаленням ділових операцій і передані на зберігання відомством або його юридичним законним приймачем як свідоцтва організаційної структури, функцій, політики, процесів роботи або в силу інформаційної цінності, що полягає в них.

     Сьогодні  США - одна з країн, найбільш активно трансформує свою систему для управління інформаційним суспільством та економікою. Відповідно до Закону «Про ліквідацію паперового документообігу в державних органах» 1998 року федеральні органи повинні перейти на електронний документообіг та забезпечити доступ громадян до електронних документів.

     На  основі Закону були розроблені правила, які допомагають державним органам  перебудувати роботу. Державні органи повинні проаналізувати документацію з позицій вимог, що пред'являються до неї законодавством, вирішити питання про можливість заміни паперових документів електронними. У ряді випадків допускається, що окремі види документів можуть бути тільки на паперових носіях. Виникло питання про реєстрацію, зберігання електронних документів.

     Слід  торкнутися проблеми інформаційної  безпеки. У США створена найбільш завершена система взаємодії  державних органів щодо забезпечення інформаційної безпеки. Питання  інформаційної безпеки та захисту  особистої інформації перш за все  вирішуються на рівні агентств, які розробляють відповідні програми.

2. Класифікація та приклади програмного забезпечення, що використовується при організації электронного документооборота

     В даний час різними фірмами  розроблено та впроваджено велику кількість  автоматизованих систем управління документацією (АСУД), що характеризуються специфічними підходами та комп'ютерно-комунікаційними засобами реалізації. На жаль, у цих розробках відсутнє уніфікована термінологія. Продукція фірм розробників носить такі назви як: система автоматизації документообігу, комп'ютерна система автоматизації діловодства та документообігу, система управління діловодством, розподілена система управління документами, електронний архів і т.п. Різноманітність в назвах розроблених і розроблюваних систем говорить лише про те, що сьогодні ця область інформаційного ринку ще не оформилася в якості самостійно сегмента, і в ряді випадків продукти АСУД з'являються як супутні розробки або побічний продукт при вирішенні інших більш складних завдань.

     Проте, число АСУД росте досить швидко. Приблизно 30-40 компаній регулярно беруть участь у конференціях DOCFLOW і пропонують свої розробки споживачам. Це, звичайно найбільші розробники, що задають рівень техніко-технологічних рішень. Відомо також, що багато АСУД розробляються індивідуально для внутрішнього використання і на ринок не виставляються.

     Сучасні тенденції управління електронними документами визначають наступні технічні вимоги до ПЗ:

• Масштабованість, надійність і керованість для економічного корпоративного розгортання.
• Автоматична підтримка розподіленого керування різними інформаційними матеріалами протягом всього їх життєвого циклу, від створення до рецензування, затвердження, розповсюдження та архівування.
• Гнучкість управління доступом до всього спектру документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відео кліпів до формалізованих документів усіх типів.
• Можливість забезпечення миттєвого доступу до документів через Web-браузери, настільні додатки та інші загальнодоступні типи клієнтів.
• Відкрита, розширювана архітектура, що дозволяє організаціям, по-перше, швидко розширювати платформу управління документами у відповідь на появу нових бізнес цілей, таких, як управління записами і, по-друге, інтегрувати управління документами з більш широкими стратегічними ініціативами, такими як Управління знаннями.
• Доступність широкого спектру додаткових технологій для підвищення рівня повернення від інвестицій.