Первичная документация

  Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.  
 
 Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.  
 
 Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. Это «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы — 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств — 3 года после их ликвидации. Акты проверок — 5 лет. Документы по инвентаризации — 3 года. Договоры и соглашения — 5 лет после истечения срока и т. д.

В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Документы следует хранить в  закрывающемся помещении специально предназначенных шкафах, стеллажах  или сейфах, исключающих порчу  документов, пропажу или злоупотребление.

За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.

Выдача первичных документов, учетных  регистров, бухгалтерских отчетов  и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных  подразделений организации не допускается. В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

 При пропаже или гибели  первичных документов руководитель  организации своим приказом должен  назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются так же представители следственных органов, охраны, государственного надзора.

По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Документы, используемые в практических целях, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. На эти документы  составляется акт «О выделении к  уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. После  этого документы могут быть уничтожены.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации (сожжение, утилизация и др.). Так как многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, то использовать эти документы для хозяйственных нужд (например, на черновики), нельзя.

Документы, срок хранения которых  превышает 5 лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

 

Оформление первичной документации

 

 

В настоящее время обязанность разрабатывать форму первичных учетных документов лежит на организациях. Утверждает формы руководитель организации.

Согласно статье 9 вышеназванного Федерального закона:.

1. Каждый факт хозяйственной  жизни подлежит оформлению первичным  учетным документом.

2. Обязательными реквизитами  первичного учетного документа  являются:

1) наименование документа;

2) дата составления  документа;

3) наименование экономического  субъекта, составившего документ;

4) содержание факта  хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности  лица (лиц), совершившего (совершивших)  сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность  ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, с  указанием их фамилий и инициалов  либо иных реквизитов, необходимых  для идентификации этих лиц.

Обратите внимание, среди  перечисленных обязательных реквизитов первичного учетного документа нет таких, как печать организации

На предприятии должен быть приказ руководителя организации, согласованный с главным бухгалтером, о перечне лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов.

На документе должны быть указаны фамилии инициалы,  подписи уполномоченных лиц.

 

Кассовые и банковские документы исправлять категорически  нельзя. Остальные документы можно  подвергать исправлениям, но только по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления заверяются подписями тех же лиц, которые составляли документ, с указанием даты исправления. Можно полностью заменять документы на новые, но с теми же реквизитами.

Чаще всего наличие исправлений  в счетах-фактурах влечет отказ в  возмещении сумм входного НДС. Напомним, что исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, далее — Правила).

Минфин России в письме от 23.10.2008 № 03-07-09/34 советует составлять новый счет-фактуру взамен ошибочного в тех случаях, когда с момента  отгрузки товара прошло не более 5 дней.

Налоговые органы против заполнения счетов-фактур «смешанным» способом. Если счет-фактура заполнен частично печатным, частично рукописным текстом, налоговики могут посчитать рукописный текст исправлениями, вносимыми в счет-фактуру, и потребовать заверить эти исправления в установленном законом порядке. Но п. 14 Правил позволяет заполнять счет-фактуру частично с помощью компьютера, частично от руки.

Первичный учетный документ должен быть составлен в валюте РФ, в том числе для целей налогового учета (письмо Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-03-06/2/127). В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 402-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ (в рублях). Минфин РФ в письме от 12.01.2007 № 03-03-04/1/866 указывает, что стоимостными измерителями хозяйственной операции являются российские рубли. На этом основании отсутствие перевода на русский язык иностранных документов, если они выражены в иностранной валюте, по мнению контролирующих органов, является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным учетным документам.

Минфин РФ в письме от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 утверждает, что  порядок перевода первичных учетных  документов с иностранного языка  на русский действующим законодательством  РФ не регламентируется.

Это утверждение позволяет  как обратиться за переводом документа к профессиональному переводчику, так и произвести перевод самостоятельно. Организация может даже определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, и закрепить это в приказе или ином внутреннем документе.

Что касается счетов-фактур, то в соответствии с п. 7 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре могут указываться  суммы в иностранной валюте только в случаях, если по условиям сделки обязательство подлежит оплате в  иностранной валюте в порядке  и на условиях, определенных законом, или в установленном порядке. На соблюдение этого правила налогоплательщику следует обратить пристальное внимание.

.

Виды первичной бухгалтерской  документации

 
     Начальный этап обработки  имеющейся информации является  ответственным моментом ввиду высокой ответственности проводимых действий. От того, насколько точно будут зафиксированы хозяйственные показатели, зависит их последующий учет для вычисления налоговых платежей в бюджет государства. Каждая последующая операция находит свое отражение в заполнении соответствующей документации. Именно первичные документы призваны запечатлеть факты совершения действий и любых изменений в состоянии предприятия.  
 
     Кроме обязательных численных показателей любой документ содержит в себе утвержденные реквизиты, которые определяют точную принадлежность информации конкретной компании, а также придают законную силу отраженным операциям. Кроме обязательных данных каждый бланк заверяется подписями уполномоченных лиц, круг которых определяется внутренним распорядком предприятия. Благодаря первичной документации бухучет является непрерывным и постоянным. Данный факт позволяет осуществлять регулярный контроль за имущественным состоянием предприятия и его материальными поступлениями.  
 
     В зависимости от вида хозяйственной операции и месту ее совершения все первичные документы можно разделить на несколько основных видов:

 

• Документация по учету основных средств и используемых нематериальных активов. К данной категории относятся бланки, акты и регистры, отражающие как движение ОС и НМА в пределах организации, так и их возможную смену владельца. Любые операции по приобретению новых объектов, их монтажу, введению в эксплуатацию, списанию по прошествии времени и амортизационным отчислениям находят свое отражение в данной группе.

 

• Документация, отражающая работу с покупателями. Сюда можно отнести установленные формы и регистры, которые фиксируют непосредственную реализацию произведенного продукта или услуги. Счета, фактуры, книги покупок и продаж, а также приемопередаточные акты являются основными документами, подтверждающими факт совершения законной операции предприятием.

 

• Документация, предназначенная для отражения движения материальных активов. Корректное ведение бухгалтерского учета позволяет отследить все этапы перемещения товаров, начиная от приобретения сырья и заканчивая отгрузкой готовой продукции. Сюда можно отнести приходно-расходные накладные, карточки учета материалов, а также отчеты готовых товаров.

 

 

 Документация, отражающая работу с денежными средствами. Кассовые книги и приходно-расходные ордера фиксируют движение наличных средств предприятия. Для работы с расчетными банковскими счетами используются платежные поручения, подтверждающие основательные требования для перевода безналичных средств.

 

• Документация, подтверждающая работу с персоналом. В данной категория отмечается достаточно широкий спектр используемых бланков из-за внушительного количества операций, затрагивающих сотрудников предприятия. Бланки типовых договоров, приказы о назначении и увольнении, штатные расписания, личные учетные карточки – все это обязательные документы, которыми оперирует любая организация.

 

• Документация, отражающая работу с фондом заработной платы. Ежемесячное начисление полагающегося вознаграждения сотруднику отражается в отдельных расчетных ведомостях. Обязательным является составление на каждого работника справки установленной формы о полученных доходах.

 
 
  Документация, необходимая для проведения инвентаризации имеющихся средств предприятия. Для каждого вида активов существуют отдельные бланки, фиксирующие непосредственное состояние дел компании на определенный момент. Данные акты и ведомости позволяют оценить достоверность операций, отраженных в других видах первичной документации.

 

 

Классификация первичных учетных документов

 

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся между собой  по форме, содержанию, способу отражения  фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

назначению;

степени обобщения (порядку  составления);

способу охвата фактов хозяйственной  жизни;

месту составления;

количеству учетных  позиций;

характеру фактов хозяйственной  жизни и др.

 

По назначению документы  подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

 

Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из банка. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники  всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы (банковские чеки и т.п.). Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Документы по снабжению и сбыту - преимущественно работники коммерческих служб организации, а также работники учета (требования на отпуск материалов и др.).