Периоды унификации документов

Одним из наиболее ранних письмовников второй группы считается Наставление, как сочинять и писать всякие письма к разным особам (1765), составленное анонимным автором. Оно было адресовано «обышным» людям и является первым образом русской нормативной эпистолографии.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры (перлюстраторов), умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

Переживаемый Россией процесс обновления внес изменения в содержание и форму деловых писем. Появились новые правила ведения деловой корреспонденции, отличительной чертой которых является не приказ, но искусство убеждать и умение вызвать интерес к себе. Современные «Письмовники» на электронных носителях призваны помогать современным пользователям постигать искусство ведения деловой корреспонденции, которая признается ныне неотъемлемой частью культуры и профессионализма современных предпринимателей.

II. Периоды унификации документов

2.1. Унификация документов в 1920-1930-е гг.

Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

Принимая во внимание, что для успехов унификации необходимо ее постоянно действующее научно-методическое и организационно-техническое обеспечение, в конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства "Оргстрой".

Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

   Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

1. Изучение и обобщение накопленного в центре и на местах опыта унификации делопроизводства и выработка на этой основе принципиально новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства.

2. Оказание учреждениям, предприятиям и т.п. практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов.

3. Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией.

4. Обучение заинтересованных лиц современным методам ведения управленческих работ.

5. Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

Вместе с тем следует указать, что основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ.

Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

Разрабатывались также проекты по унификации работы машбюро, архивов учреждений и архивов чертежно-графической документации, по внедрению карточной системы регистрации и классификаторов документации и т.д.

Оценивая деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Именно комплексность, когда объекта в ходе процессов унификации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы; совокупность новых форм, бланков и других видов документации, а также набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняет свою значимость и для нашего времени.

2.2. Унификация документов в 1960-1970-е гг.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

Унификация и стандартизация документов;

Рациональная организация документооборота;

Организация труда делопроизводственного персонала;

Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция - 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

1. Документирование управленческой деятельности;

2. Организация работы с документами (управление документацией);

3. Механизация и автоматизация работы с документами;

4. Служба документационного обеспечения управления.

Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:

Состав управленческих документов;

Унификация и стандартизация управленческих документов;

Оформление управленческих документов;

Составление текстов управленческих документов.

Следующий раздел “Организация работы с документами” построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Рекомендации раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

              Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

2.3. Унификация документов в 1970-1980-е гг.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

       регистрация форм документов;

       упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

       сокращение количества применяемых форм;

       исключение из обращения неунифицированных форм документов;

       обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

       контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

       рациональной организации контроля за применениям унифицированных форм.