Периоды унификации документов

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

I Теоретические основы

1.1. Унификация текста документа.

1.2. Унифицированные системы документации.

1.3. Формы представления унифицированных текстов.

1.4. Письмовники.

II Периоды унификации документов

2.1.Унификация документов в 1920-1930-е гг.

2.2. Унификация документов в 1960-70-е гг.

2.3.Унификаци документов в  1970-80-е гг.

2.4.Унификация документов в 1990-е гг.

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время унификации текста документа уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников. Изучение современных принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения.

Так как на сегодняшний день история унификации документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, представляется актуальным провести его на основе краткого анализа общегосударственных нормативно-методические документов по организации документирования, что и является целью данной курсовой работы.

I Теоретические основы.

1.1. Унификация текста документа.

В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

* регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

* распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

* накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

* передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения.

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу. Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме.

Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.

1.2. Унифицированные системы документации.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

1.3. Формы унифицированных текстов.

              Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта.

Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом - изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В трафаретном тексте субъект действия может быть выражен не отдельным словом, а глагольной формой в первом лице единственного или множественного числа, указывающей на наличие субъекта.

При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной.

Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках.

Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик).

1.4. Письмовники.

ПИСЬМОВНИКИ – сборники образцов документов, вышедшие непосредственно из делопроизводственной практики и содержащие  стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства, формулы речевой учтивости, вежливости, обходительности, необходимые для написания частных и деловых писем,

Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

Письмовники первой группы – «для государственных нужд» – как и в допетровское время, регламентировали состав, форму и содержание официальных документов. Таков был Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные (СПб, 1788) и изданный вслед за ним Кабинетный и купеческий секретарь. С конца 18 и до начала 20 в. было составлено более 100 письмовников, которые в современном документоведении принято делить на три вида, а именно:  содержащие образцы документов;  дававшие описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцами и формами деловых бумаг, составляемых в процессе производства дела и обосновывающие теорию документирования, в том числе вводящие единообразные формы деловых бумаг и упрощающие делопроизводство. Последний вид официальных письмовников – издания начала 20 в.

«Письмовники» для делопроизводителей к этому времени стали именоваться Пособиями по письмоводству. Пользователь при необходимости брал за образец соответствующий текст и, заменив фактуру, составлял собственное письмо. К деловому «письмоводству» обычно прилагались образцы рапортов, представлений, отношений, протоколов, актов, постановлений, ведомостей и т.п. Подобные руководства составлялись буквально для всех категорий должностных лиц: чиновников, офицеров, полицейских и т.п. Некоторые из «Письмовников» рассматриваемой группы достигали значительных объемов.