Отчёт по практике в архиве

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УЛЬЯНОВСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра государственного и муниципального управления

ОТЧЁТ

о прохождении преддипломной практики

в Областном государственном учреждении «Государственный архив новейшей

истории Ульяновской области»

студентки Дикариной Юлии Марсовны

6 курса 601-Д группы

По специальности 032001.65 «Документоведение и документационное                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

обеспечение управления»

Срок прохождения практики с 30 января по 25 февраля 2012 года

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЗАПРОСАМИ:

СРОКИ, УСЛОВИЯ, ФОРМЫ

В работе с заявителями государственный архив Ульяновской области руководствуется:

      Положениями Конституции Российской Федерации (1993 г.), ст. 23, 24;

      Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ (1997 г.);

      Уголовным кодексом РФ (1996 г.), ст. 137, 183;

      Гражданским кодексом РФ (1994 г.), ст. 139, 727;

      Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (2001 г.), ст. 13.11;

      Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (2006 г.), ст. 11;

      Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), ст. 24, 25, 26;

       Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации (1984, 2002 гг.);

       Памяткой по организации работы по исполнению социально-правовых запросов по документам ликвидированных организаций (2005 г.);

       Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями;

       Памяткой по организации работы по исполнению социально-правовых запросов по документам бывших партийных структур Ульяновской области (2001 г.);

       Перечнем кодов заработной платы;

       Сведениями о трудовом стаже и заработной плате, особых условиях труда.

Основным документом по исполнению запросов является памятка по организации работы по исполнению социально-правовых запросов по документам ликвидированных организаций.

В Памятке имеются следующие разделы:

1.      Общие положения.

2.      Организация работы по исполнению социально-правовых запросов, оформление архивных справок, выписок и архивных копий.

3.      Приём и регистрация заявлений социально-правового характера.

4.      Порядок исполнения запросов.

4.1.           О трудовом стаже.

4.2.           О заработной плате.

Формами использования архивных документов, находящихся в областном архиве являются:

-               информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

-               представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

-              экспонирование документов на выставках;

-              использование документов в средствах массовой информации;

-              проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций) с использованием документов;

-              документов во временное пользование;

-              публикация документов в различных формах.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не превышает 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения директора архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.

Специалисты архива проводят работу по исполнению запросов социально-правового характера за 5 лет.

На платной основе сотрудники учреждения выполняют работу по исполнению запросов социально-правового характера свыше 5 лет и срочные, по исполнению тематических запросов по истории организаций, учреждений, сведения на отдельных лиц.

Вывод:

Документы, устанавливающие правовые основы работы с запросами: Конституция РФ, Кодексы РФ, Перечень сведений конфиденциального характера, федеральные законы, основные правила работы государственных архивов РФ, памятка по организации работы по исполнению социально-правовых запросов по документам ликвидированных организаций и другие.

Формами использования архивных документов являются:

-               информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

-               представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

-              экспонирование документов на выставках;

-              использование документов в средствах массовой информации;

-              проведение информационных мероприятий с использованием документов;

-              документов во временное пользование;

-              публикация документов в различных формах.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не превышает 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения директора архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.

АНАЛИЗ СТАТИСТИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЗАПРОСОВ

Запросы, поступающие в архивные учреждения Российской Федерации, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. К их числу относятся запросы:

- служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти,

- от физических и юридических лиц,

- запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, которые имеют историко-культурный характер, и необходимы заявителю в исследовательских целях. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, сведениях устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода заявителя.

Запросы социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан: подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, об участии в партизанском движении, о награждении, о присвоении почетных, воинских и специальных званий, состоянии здоровья, об образовании, избрании на выборные должности, о факте применения репрессий, актах гражданского состояния.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

В государственном архиве имеется отдел использования и публикации документов, который занимается работой, связанной с запросами. Исполнением социально-правовыми запросами занимается 3 сотрудника. Основной задачей которых является организация и проведение работы по исполнению запросов учреждений, предприятий, организаций, обеспечение прав и законах интересов граждан.

В обязанности специалистов входит приём, рассмотрение заявлений граждан, их учёт и регистрация, своевременное исполнение и оформление архивных справок, копий и выписок.

Ответственность за правильность изложения содержания архивных документов, оформления и выдачу архивных справок возлагается на директора и исполнителя.

Приёмом заявлений от граждан занимается начальник и специалисты отдела исполнения и публикации документов.

Запросы поступают в архив во время личного приема граждан и по почте, в том числе - электронной.

Приём осуществляется 3 раза в неделю (вторник, среда, четверг) с 08:00 до 17:00. Сотрудниками отдела исполнения и публикации документов разработана анкета-заявление для наведения архивных справок.

Все поступающие в архив запросы передаются на резолюцию директору архива, в которой указывается, какая разновидность справки должна быть исполнена по данному запросу - стаж, зарплата, льготный стаж, отрицательный ответ, непрофильный запрос и т.д.

Специалисты в своей работе используют описи по личному составу объединённого фонда: № 6006, № 60434, № 6044.

Генеалогическими запросами занимается другой отдел.

Практика показывает, что количество обращений граждан находится в прямой зависимости от проводимых государственных реформ и преобразований и от увеличения количества документов по личному составу, поступающих на хранение в областной архив от организаций, ликвидированных в ходе этих преобразований.

По данным паспортов архива за 2008-2010 годы и текущим данным за 2011 год можно увидеть динамику роста запросов в зависимости от количества фондов и объема дел по личному составу, представленную в Таблице 1: