Отчет по практике в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

- роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання і видачі документів та матеріалів);

- очікування (відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, а в разі потреби заповнити формуляри кадрових документів);

- контактів, або зона конфіденційного спілкування з відвідувачами (ізольоване приміщення з інтер'єром, що сприяє довірчій розмові);

- кодування та зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

Щоб поліпшити робочі місця працівників кадрових служб, підвищити продуктивність їхньої праці, треба використовувати сучасні  спеціальні меблі, новітню техніку  і передові технології обробки та збереження інформації.

 

 

 

 

3.5. Оперативне регулювання діловодства в межах ДНЗ «МВПУ ПІТ».

Інформаційно-пошукові системи та їх особливості

 

У ДНЗ «МВПУ ПІТ» контроль документів забезпечує своєчасне та якісне їх виконання. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказ, рішення, вказівка тощо), резолюції  керівника та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконують  кілька виконавців, відповідальним є виконавець, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних  підрозділах його здійснює секретар-референт або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів вираховуються у календарних  днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

У центрі для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання  відповідно до актів вищих органів  законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання  документів не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, складних за характером виконання. Індивідуальні строки виконання встановлюються для найважливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконання фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі  зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться  лише за вказівкою керівника в  такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівником, який призначив строк.

Продовження строку виконання  оформлюється відразу ж після  одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні  до його закінчення, якщо в процесі  виконання з'ясувалось, що вкластися  у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити

 

виконання документів або  відмінити їх виконання має право  лише вища в порядку підпорядкування  організація, організація — автор  документа чи орган держнагляду.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

Контроль за виконанням документів включає:

- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

- попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

- інформування керівника про хід і підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких розраховуються на ПК при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві; додатковий примірник реєстраційної картки зберігається у контрольній картотеці.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній  контрольній картотеці або у  відповідному розділі довідкової картотеки  за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані телефонного запиту про хід виконання документів або дані, одержані під час перевірки  структурного підрозділу-виконавця, вносяться  до графи 

 

 

«Контрольні відмітки» контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом  документообігу понад 25 000 документів щорічно періодично складаються  і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці  переліки документів, що знаходяться  на контролі. Після заповнення відповідних  граф ці переліки повертаються до контрольної служби.

Автоматизована  форма контролю

В ДНЗ «МВПУ ПІТ» контроль за виконанням документів проводиться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення пошукової інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи зі строком виконання не менше 10 днів. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і  кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи  знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.6. Використання Інтернет-мережі у процесі документаційного

забезпечення упраління в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

 

Рівень цікавості всіх шарів суспільства до глобальної інформаційної мережі Інтернет зростає  з кожним днем. Кількість її користувачів різко збільшується і вже досягла 40-мільйонної відмітки. Користувачів не зупиняють проблеми, які пов'язані з забезпеченням захисту даних та особистих комп'ютерів користувачів від несанкціонованого доступу. При цих умовах потреба в інформації про мережу Інтернет, її можливості, функції, які існують в Інтернет, стає особливо гострою.

В учбовому закладі широко використовується Інтернет-мережа. За для вдосконалення виробничого, навчального та документаційних процесів, ми маємо змогу використовувати електронну пошту, мати доступ і приймати участь у телеконференціях, обговоренні різних питань, використовувати бази даних, передавати файли тощо. По мережі розповсюджується програмне забезпечення, часто безкоштовне, різноманітні документи щодо функціонування мережі і роботі в її середовищі користувачів. В роботі секретаря – референта локальна мережа Інтернет є незамінним помічником. Вона суттєво полегшує виконання певних посадових обов’язків діловода, а саме: розсилкою інформації електронною поштою, отриманням від інших організацій і навчальних закладів необхідної інформації для поліграфічного училища, електронна пошта цілком замінить використання факсового апарату. Інтернет також надасть можливість підключення віддалених комп’ютерів помічників секретаря - референта до однієї локальної системи.

Інтернет - це широка, розгалужена (розподілена) мережа, яка вмішує в собі комп'ютерні вузли, що розподілені по усьому світу. Відповідно до деяких джерел, Інтернет охопила понад 100 країн, поєднала приблизно 40 тис. окремих мереж, з яких 1,7 млн. вузлових комп'ютерів. Коли Ви з'єднуєтесь з Інтернет, ваш комп'ютер стає частиною цієї всесвітньої мереж комп'ютерів. Інтернет - це мережа мереж комп'ютерів, величезна кількість мереж - які зв'язані за допомогою міжмережевих шлюзів. Існує дві важливих характеристики, які їх об'єднують:

 

 

1) всі, мережі згодні використовувати єдині умовні означення, щоб вирішити, яким чином дані будуть переміщені,  і як помилки будуть оброблені;

2)  всі мережі в  Інтернет мають спільний шлях  адресації повідомлень, і мають  спеціальну ідентифікацію комп'ютерів, які знаходяться в системі Інтернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Охорона праці та безпека життєдіяльності

в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

 

Охорона праці – це система правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних  і лікувально-профілактичних заходів  та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров’я і працездатності людини у процесі трудової діяльності (ст. 1. Закону України «Про охорону праці»).

Для правильного розуміння  того, в який спосіб питання охорони  праці співвідносяться із забезпеченням  стабільності виробничого процесу, необхідно враховувати таке: найчастіше робота з охорони праці сприймається як обтяжлива соціальна функція, а не важлива умова стабільності виробничого процесу. Запобігання затримкам у роботі є більш дійовою мотивацією, ніж зусилля у сфері охорони праці, оскільки мінімізація затримок прямо асоціюється з удосконаленням виробництва; працеохоронні заходи мають бути максимально інтегрованими в загальний комплекс заходів для забезпечення стабільності виробництва.

Статистика виробничого  травматизму і професійної захворюваності покликана забезпечити необхідною інформацією власника підприємства. Основними показниками, що характеризують стан охорони праці в навчальному закладі є абсолютна кількість нещасних випадків та днів утрати працездатності, коофіцієнт частоти та коофіцієнт тяжкості, кількість робочих місць із шкідливими й небезпечними умовами праці, кількість машин, механізмів, устаткування, транспортних засобів, будівель та споруд, що не відповідають вимогам безпеки, тощо.

На основі даних державної статистичної звітності на підприємстві постійно аналізується стан умов праці, визначається перелік робочих місць зі шкідливими й небезпечними умовами праці та розробляється план заходів щодо приведення їх у відповідність із вимогами нормативних документів.

Фізично і морально зношене  устаткування не може стабільно працювати. Чим більший термін експлуатації устаткування, тим більша ймовірність  аварій, а 

 

отже і ймовірність  отримання травми. Кількість машин, механізмів, устаткування,  що не відповідають нормативним актам про охорону праці значно зменшилась.

Для захисту людини від  виробничої небезпеки передбачено  систему охорони праці. Ця система  містить комплекс засобів впливу на виробництво та людину, спрямованих  на запобігання нещасним випадкам.

Існує три напрямки взаємодії працівника із системою охорони праці: розробка та використання засобів індивідуального захисту; розробка правил з охорони праці та навчання; пропаганда та виховання безпечної поведінки при виконанні роботи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВОК

 

Ознайомившись із структурою, функціями та виробничим потенціалом ДНЗ «МВПУ ПІТ»,  проаналізуваши методи вибору оформлення ведення діловодства в навчальному закладі та дослідивши його технологію руху документообігу, я дійшла наступних висновків:

- ДНЗ «МВПУ ПІТ» - це навчальний заклад, основною діяльністю якого є професійно-технічна освіта;

- технологічний процес в навчальному закладі має такі документопотоки як: вхідні (ті що надійшли від інших підприємств); вихідні (створюються в центрі та надсилаються в інші підприємства); внутрішні (створенні закладом і залишаються в внутрішньому документообігу).

Для досягнення поставленної мети переддипломної практики були виконані такі завдання:

- на основі освоєного методу проходження документів в навчальному закладі була розроблена схема докуметообігу та інформаційних потоків;

- дослідила технологію ведення документаційних процесів в умовах новітніх інформаційних технологій та методи ведення діловодства в навчальному закладі;

- на основі проведеного дослідження документаційних процесів  в ДНЗ «МВПУ ПІТ», запропонувала ввести у використання програму «Секретар» для електронної реєстрації документів, яка значно спрощує та полегшує роботу діловода.

В результаті проходження  переддипломної практики в ДНЗ «МВПУ  ПІТ» набула професійних навичок та практичного досвіду за новими інформаційними технологіями в процесі виконання спеціальних функцій діловода.

 

 

______________________        _____________________________

        (Дата)              (Підпис)