Отчет по практике в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

- строк виконання в  днях;

- дата фактичного виконання;

- код відділу і табельний  номер працівника, відповідального за обробку цього документа;

- примітки;

- шлях та ім’я файлу,  пов’язаного з поточним станом  документа. 

Проект раціоналізації охоплює усі сторони документного обслуговування учбового закладу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СХЕМА ДОКУМЕНТООБІГУ

В ДНЗ «МВПУ  ПІТ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Класифікація документаційних матеріалів,

що використовуються в діловодстві ДНЗ «МВПУ ПІТ»

 

Державний навчальний заклад «Міжрегіональне вище професійне училище  з поліграфії та інформаційних технологій» має певну структуру, внутрішні зв'язки, які забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами або співробітниками, а також зовнішні зв'язки з діловими партнерами, установами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні.

Управління будь-якого  підприємством, організації, чи то учбового закладу - це процес одержання інформації, її опрацювання, прийняття рішень і  доведення їх до виконавців. Найбільш важливою частиною управління є прийняття рішення. Для того, щоб знайти правильне рішення, необхідна повна оперативна та достовірна інформація.

Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім  для прийняття рішення. Інформація повинна бути оперативною, тобто  такою, щоб за час її передачі й опрацювання стан справи не змінився.

На робоче місце керівника училища або виконавця інформація надходить до форм, що полегшує її сприйняття й опрацювання.

Частина інформації, що використовується в управлінні учбового закладу фіксується в документах. Кожен документ оцінюється за інформацією, яку він містить. Документована інформація здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, які відповідають за справочинство та стандартизацію документів.

В управлінській діяльності навчального закладу використовують найрізноманітніші документи: рукописні, друковані, складені на ПК, одержані по телефаксу тощо.

Документи, які функціонують у сфері управління, називаються  організаційно-розпорядчими документами (ОРД). Розрізняють такі групи ОРД:

а) організаційні (статути, установчі угоди, інструкції тощо);

б) розпорядчі (накази, розпорядження, рішення);

 

в) довідково-інформаційні (листи, факси, доповідні записки, довідки, телефонограми, телеграми, акти, протоколи).

Організація роботи з документацією училища - це створення оптимальних умов для всіх видів роботи з документами (від початку його створення або одержання до його знищення чи передачі на архівне зберігання).

До роботи з документами навчального закладу відносять такі операції: прийом, розгляд і реєстрація; обробка документів керівником; порядок проходження документів в організації; їх виконання; контроль за виконанням; формування справ; підготовка та передавання справ у архів.

У документаційному забезпеченні управління центру виділяють три групи: внутрішні документи, документи, що надходять (вхідні), і документи, що віддаються (вихідні). Кожна з цих груп має свої особливості опрацювання та проходження.

Порядок складання і  погодження внутрішніх документів суттєво  не відрізняється від складання вихідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправки адресатові.

В учбовому закладі проводиться  реєстрація всіх груп документів, передовсім документів, що надходять. Багато підприємств  не реєструють внутрішні документи.

Робота з документами і контроль за їх виконанням охоплює внутрішні, вхідні документи, і як виняток - вихідні. На стадії формування справ усі групи документів проходять одні і ті ж самі операції, крім вхідних документів, які, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Технологія бездокументаційного обслуговування

системи управління в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

 

До бездокументаційного  забезпечення управління в навчальному  закладі належить: експлуатація організаційної техніки, робота в організаційних системах, організація прийому відвідувачів, організація телефонного обслуговування, робота секретаря за допомогою телефону.

Секретар може самостійно розв’язати частину проблем у межах своєї компетенції або переадресувати їх іншим працівникам, не відволікаючи керівника. Секретар мусить знати коло осіб і організацій, з якими необхідно з’єднувати керівника в будь-який час.

В усному діловому спілкуванні  телефон відіграє суттєву допоміжну  роль зв’язку при отриманні інформації, оперативного реагування на події, дистанційного керування чи коригування діями тощо. Головна перевага над іншими традиційними засобами зв’язку  (листи, телеграми, факси) – оперативність, швидкість, зручність. Протягом кількох хвилин, вміло спілкуючись по телефону, можна вирішити будь-яке питання.

Службова телефонна  розмова складається з таких  компонентів:

1. момент установлення зв’язку;
2. виклад суті справи;
3. завершальні слова, фрази – знак про закінчення розмови.

ДНЗ «МВПУ ПІТ» має  автоматизовану систему запису всіх вхідних і вихідних телефонних дзвінків, що певною мірою спрощує збереження, оброблення інформації, й повністю виключає її спотворення.

Принцип телефонного  спілкування треба будувати таким  чином, щоб інформація, отримана від  попередньої розмови, була вихідною для наступної.

Ведення оперативних нарад в ДНЗ МВПУ ПІТ«»

Нарада є одним з  найефективніших способів обговорення  актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах виробничого, громадського й політичного життя.

 

 

Перевагою наради порівняно  з іншими формами управління є  те, що за мінімум часу невелика кількість працівників у результаті оперативного й аргументованого обміну думками може розв’язати складні питання та прийняти узгоджене найоптимальніше рішення. Спільна думка іноді важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів даного колективу.

Кожного вівторка в навчальному закладі проводяться оперативні наради, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Оперативні наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розподілу інформації. Позапланові оперативні наради спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов’язків і тому проводяться у надзвичайних ситуаціях. Час для інформації від окремих підрозділів, послідодвність викладу, тематика чітко визначені. Нараду проводить керівник підрозділу.

В училищі проводяться й інформаційні наради. Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами, розпорядженнями та їх обговорення. В даному навчальному закладі ознайомлення працівників з новою інформацією проводиться завчасно (у письмовій формі), а час наради використовується для обговорення та прийняття конкретних рішень.

Під час наради керівник за допомогою запитань заохочує учасників  до висловлення думок, аналізує їх, робить узагальнення, ставить на обговорення нові питання. Наприкінці наради головуючий підбиває підсумки, узагальнює зроблені висновки, визначає завдання, намічає терміни їх виконання.

Після проведення наради обов’язково контролюється виконання поставлених завдань.  

Організація прийому відвідувачів

Як правило, в ДНЗ «МВПУ ПІТ» відвідувачі входять до кабінету керівника після доповіді секретаря. Виняток становлять особи, яким право входу без доповіді надає сам керівник.

 

 

Ввічливість та увага секретаря багато в чому визначає атмосферу прийому. Відвідувачів можна умовно поділити на такі види:

• відвідувачі з інших організацій;
• співробітники з поточними питаннями;
• співробітники з особистими питаннями;
• особи, що прибули у відрядження;
• делегації.

Прийом відвідувачів інших організацій секретар повинен готувати заздалегідь. Час слід узгоджувати як з відвідувачем, так і з керівником. Секретар має завчасно довести до відома керівника питання, яке буде обговорюватися під час зустрічі.

В училищі ведеться спеціальний журнал, в якому реєструють відвідувачів. В журналі вказується: прізвище, ім’я, по батькові, посаду відвідувача, організацію, телефон, питання, яке підлягає обговоренню, дату та час прийому.

При великій кількості  відвідувачів їх реєстрацію можна проводити  за допомогою ПК.

Секретар повинен мати добру пам’ять на обличчя, імена та по батькові, а також прізвища. Бажано, щоб він упізнавав відвідувача, який уже приходив, підбадьорив його, проявляючи зацікавленість.

Якщо відвідувач наполягає  на прийомі в інший, зручний для  нього час, секретар повинен з’ясувати, чи зможе керівник перенести цей прийом на бажаний час і повідомляє про це відвідувача.

У роботі секретаря можуть виникнути непередбачені конфліктні ситуації, коли відвідувач, не слухаючи заперечень і доводів секретаря, настирливо намагається пройти до кабінету керівника. Для подібних випадків службою безпеки на підприємстві передбачена кнопка виклику охорони. Виклик охорони – крайня міра. Секретар викоритовує весь запас професійної майстерності, щоб недопустити цього. Відвідувач повинен завжди відчувати, що секретар зробив все можливе, щоб допомогти йому, і що зробив би ще більше, якщо це було б у його силах.

 

3.4. Ведення спеціального діловодства в ДНЗ «МВПУ ПІТ»,

 його особливості

Кадрове діловодство  визначається як діяльність, що охоплює  питання документування та організації  роботи з документами стосовно особового  складу підприємства (чи системи) з  питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

Правильна організація  кадрового діловодства в ДНЗ «МВПУ ПІТ» має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про організацію і її керівника.

Основні функції й обов'язки кадрових служб регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розроблена відповідно до «Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1996 р. № 912 і затверджена керівником підприємства. Положення повинне передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Перелік конкретних функцій  та обов'язків кадрової служби з  основних напрямів роботи в МВПУ ПІТ повинен вміщувати:

- організацію ведення кадрового діловодства;

- виконання вимог Кодексу законів про працю України з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, забезпечення умов праці та соціального захисту працюючих;

- підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовку;

-  формування кадрового резерву та роботу з ним;

- підготовку документів для призначення працівникам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами та присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток тощо.

 

 

Для цього розробляються  та впроваджуються нормативні документи, посадові інструкції.

Особливу увагу необхідно  звернути на розроблення посадової  інструкції інспектора по роботі з  персоналом. Зокрема, визначення критеріїв  оцінювання праці, навантаження; підвищення рівня кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби; раціональну організацію робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ, новітніми технологіями тощо.

Робоче місце кожного  працівника кадрової служби має бути організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовувалися на виконання безпосередньо функціональних обов'язків.

Робочі приміщення працівників  кадрової служби з огляду на характер робіт умовно поділяють на такі зони:

- управління (робочі приміщення заступника керівника установи по роботі з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

- роботи з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);