Отчет по практике в администрации Волжского муниципального района

- участие  в организации работы по обеспечению  ветеранов, инвалидов жильем;

- оказание  адресной социальной помощи. 

      10. Государственное учреждение Республики Марий Эл. "Центр социальной помощи семье и детям в Волжском районе". Осуществляемые в соответствии с положением виды деятельности:

- выявление  и дифференцированный учет семей  и детей, оказавшихся в трудной  жизненной ситуации, нуждающихся  в социальной поддержке;

- поддержка  семей и отдельных граждан  в решении проблем их самообеспечения, реализации собственных возможностей по преодолению сложных жизненных ситуаций;

- участие  в работе по профилактике безнадзорности  несовершеннолетних , защите их прав;

- участие  в привлечении государственных,  муниципальных и негосударственных органов, организаций и учреждений, а также общественных и религиозных организаций и объединений к решению вопросов оказания социальной помощи гражданам вопросов оказания социальной помощи гражданам и координации их деятельности в этом направлении;

- внедрение  в практику новых форм и  методов социального обслуживания  в зависимости от характера нуждаемости  семьи  и детей в социальной поддержке и местных социально-экономических условий.

     11. Муниципальное унитарное предприятие "Тепловые сети"  Волжского муниципального района

     12. Муниципальное унитарное предприятие «Водоканал»  Волжского муниципального района

     13. Муниципальное унитарное предприятие "Жилье"  Волжского муниципального района

     14. Муниципальное унитарное предприятие «Информационное агентство «Волжские вести» 

1.1 Функции подразделения

     Сектор  делопроизводства входит в структуру  администрации Волжского района и подчиняется непосредственно  заместителю главы, руководителю аппарата. 

1.1.1. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные  обязанности:

• Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
• В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
• Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
• Отправляет исполненную документацию по адресатам.
• Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
• Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
• Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
• Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
• Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

 

1.1.2. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

• За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
• За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
• За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

 
 
 

 

2. Описание практики

     Проходила практику под руководством заведующий сектором по организационным вопросам и делопроизводству

     Последовательность прохождения практики и количество времени, необходимые для ознакомления с каждым видом деятельности и изучения их внутренней взаимосвязи, определяется руководителем практики.

     В процессе практики изучила организационную структуру администрации района, инструкцию по делопроизводству, Положение о работе с обращениями граждан и другими нормативно-правовыми актами,  технику безопасности. Ознакомилась с правилами работы и эксплуатации оргтехники. Принимала, отправляла электронную корреспонденцию, использовала электронно-цифровую подпись. Еженедельно составляла план работы администрации. Неоднократно пополняла сайт администрации района и поселений информационными материалами на портале Республики Марий Эл. Составляла анкеты на кандидата для назначения членом территориальной избирательной комиссии. Научилась работать с программой The Bat. 

2.1 Программа The Bat.

Это мощная и удобная почтовая программа, обладающая множеством уникальных и необходимых в работе функций:

• Изначально The Bat! поддерживает управление неограниченным числом почтовых ящиков, которые можно открыть на различных серверах;
• Гибкие возможности создания различных шаблонов писем на основе встроенных макросов;
• Мощные средства фильтрации писем;
• Любой ящик, папка или адресат может иметь собственный шаблон для нового письма, ответа или пересылки;
• "Быстрые шаблоны", позволяют вставлять заранее заготовленный текст в процессе редактирования письма и экономят много времени при написании корреспонденции;
• Корректная работа со всеми отечественными кодировками и гибкая система настроек дает возможность устанавливать свои кодировки для каждого ящика и каждого адресата;
• Проверка орфографии непосредственно при наборе текста;
• Удобный интерфейс на 17 языках с возможностью их переключения "на лету" (без перезагрузки программы);
• "Диспетчер писем" для работы с письмами непосредственно на сервере - Вы управляете корреспонденцией, не принимая её на свой компьютер;
• Полная многозадачность - программа может проверять ящики, вести сортировку сообщений в то же самое время, когда Вы просматриваете или редактируете письма;
• Возможность чтения писем в формате HTML-mail;
• Встроенная функция дозвона к вашему интернет - провайдеру;
• Мощные средства поиска в базе писем и адресных службах;
• Встроенная поддержка PGP, базирующаяся на библиотеке SSLeay;
• Поддержка смарт-карт с секретным ключом PGP - для почтовых транзакций типа "банк - клиент" и других сфер, где требуется высокая степень безопасности пересылаемых данных;
• Встроенные средства просмотра графических файлов;
• Можно выборочно включать/отключать подтверждение о доставке писем для любой папки, а также сменить приоритет письма в момент его написания;
• Удобная адресная книга с возможностью хранения не только электронных адресов, но и большого числа дополнительной информации о Ваших корреспондентах;
• Формы запросов - инструмент для формирования сообщений, подлежащих автоматической обработке;
• Поддержка протоколов IMAP4, POP3, APOP, SMTP, SMTP-authentication. Возможность переопределения портов;
• Импорт сообщений из форматов наиболее популярных почтовых клиентов и из формата почтовых ящиков Unix, а также экспорт в формат почтовых ящиков Unix;
• Возможность создания групп пользователей и работы с ними;
• Ведение журналов работы для каждого ящика.

В принципе, всё перечисленное в той или  иной мере есть в любой почтовой программе, но вот весь перечень достоинств "в одном флаконе" - особенность  The Bat!. Эта программа по многим возможностям значительно опережает своих конкурентов, таких как Microsoft Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger, Pegasus и Becky. Обоснуем данное утверждение. The Bat! отличает:

• Гибкая система настроек, позволяющая "подогнать" программу под нужды каждого конкретного пользователя с учетом мельчайших его пожеланий;
• Развитая система шаблонов, которая помогает свести к минимуму процедуру написания ответов на письма;
• Самая современная встроенная система защиты и шифрования информации в специальных версиях программы - Secure Bat! и Authentic Bat!;
• Возможность гибкой настройки критериев сортировки;
• Защита от вирусов, которые сейчас нередко распространяются через электронную почту. В настоящее время The Bat! может работать практически со всеми существующими антивирусами, причем проверять как входящую, так и исходящую почту;
• Встроенная система резервного копирования почтовых ящиков, которая позволяет быстро восстановить всю почтовую базу, адресные книги и настройки ящика в случае каких-либо сбоев.

  Минус программы The Bat в том, что он не  имеет возможности работать с серверами новостей (ньюсгруппами), так как не поддерживает протокол NNTP.  

Заключение 

        Прохождение учебной  практики является важным элементом  учебного процесса по подготовке специалиста  в области делопроизводство. Во время  ее прохождения были применены полученные в процессе обучения знания, умение и навыки на практике.

     Правила создания и оформления документов установлены  Инструкцией по делопроизводству. Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиям нормативно-методической документации.

       В процессе практики был изучен  состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

        В ходе практики изучила  новую для меня программу The Bat. В мои основные обязанности входила работа с электронной почтой, с входящей и исходящей корреспонденцией. Научилась применять электронно-цифровую подпись. За время практики изучила организационную структуру администрации района, инструкцию по делопроизводству, Положение о работе с обращениями граждан и другими нормативно-правовыми актами. Также я пополняла сайт администрации района  и поселений информационными материалами. Стремилась применять  теоретические знания в практике.

 

  

  Список  используемой литературы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536
3. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.
4. Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления.// Документирование. 1985. №1(15)
5. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.

 

Рисунок 1. Структура организации