Особливості використання організаційної техніки

Термографічне копіювання - процес отримання копій, що базується на використанні термочутливих шарів, що змінюють свої фізичні властивості під впливом інфрачервоних променів, які проходять чи відбиваються від поверхні оригіналу. Термокопіювальний спосіб виготовлення копій – один з найпростіших. За допомогою термокопіювальних апаратів прямим чи опосередкованим методом можна отримати копію з листових документів з текстовою чи графічною інформацією. Термографічне копіювання володіє деякими перевагами у порівнянні з іншими методами в оперативності роботи, компактності та дешевизні апаратури. Але невисока якість отримуваних копій і відносно велика вартість спеціального термореактивного і термокопіювального паперу обмежує сферу його застосування.

Мікрографія – це процес виготовлення фотографічним способом з оригіналів документів сильно зменшених їх копій – мікроформ, що отримуються на носіях інформації, що містять одне або декілька зображень з кратністю зменшення від 7 до 150. Основну частину процесів у фільмографії складає мікрофільмування. Воно є високоефективним засобом копіювання інформації на фотоматеріали. Отримані мініатюрні копії зручні для збереження та використання, хоча і вимагають при читанні збільшувальної апаратури [16, c. 87].

Засоби обробки документів. До цього класу відносяться фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери); листовідбірні та сортувальні пристрої; скріплююче і склеююче обладнання; конвертовідкриваючі і ріжучі пристрої; машини для нанесення захисних покриттів на документ (ламінатори і лакофарбувальні станки); адресувальні, штемпелювальні і франкірувальні (для нанесення на конверт знаків поштової оплати) машини; машини для знищення документів (шредери); агреговані лінії для обробки кореспонденції.

Таке обладнання часто агрегується для виконання комплексу функцій. Зокрема агрегована машина для фальціювання, біговання (тобто, видавлювання канавки на листах паперу), перфорування і різки називається фольдером, а машина для виконання операцій штемпелювання і нанесення на конверт знаків поштової оплати – франкінгмашина.

Правильний, економічно обгрунтований вибір технічних засобів значною мірою обумовлює їх раціональне і ефективне використання. Робота, пов´язана з вибором і визначенням необхідної кількості технічних засобів, повинна складатися з таких попередніх етапів, як збирання і аналіз даних про обсяг і характер робіт, під час виконання яких використовуються або можуть бути застосовані технічні засоби, про ступінь оснащеності цими засобами та їх використання, а також вивчення за літературними джерелами та іншими матеріалами основних відомостей про засоби техніки управління, що серійно випускаються [3, c. 67].

Отже, при застосуванні нових видів технічних засобів слід враховувати економічний ефект від їх впровадження. З цією метою можна скористатися діючими методиками з визначення річного економічному ефекту від впровадження нової техніки.

Розділ 2. ТЕХНОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ

2.1.             Аналіз процесу використання організаційної техніки в діловодній справі

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.). Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [3, с.112].

Розглянемо комп’ютерні технології підготовки текстових документів. Обробка текстів як напрям розвитку техніки виник на початку XX ст. з появою механічної пишучої машинки. Зарахуємо більш півстоліття пишуча машинка залишалася єдиним загальнодоступним засобом отримання друкарського тексту на папері. Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями введення і редагування тексту, його форматування і виведення на друк.

Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об'ємів.

Найважливішою для практичного користувача характеристикою програми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якої програмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовки текстових документів використовуються для набору текстів програм, документів різного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником може бути кваліфікація користувача [8, с.405].

З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера — записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях [15, c. 194].

Одним з основних питань є надійність зберігання документів в електронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документів складається з:

-         стійкого електроживлення;

-         резервного копіювання;

-         антивірусного захисту;

-         профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт.

В цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великих об'ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ [2, с.325].

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов'язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема [12, с.31].

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення. Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].

Система електронного документообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Коли необхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначеним маршрутом (послідовним або паралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проекту документа може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідності факт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровим підписом (можна також застосовувати систему шифрування).

Система електронного документообігу дає можливість швидко одержати відповіді на питання: у кого, де, на якій стадії виконання перебуває документ. У процесі функціонування системи в ній нагромаджується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РК, а також пошук за текстом документа [14, с.42].

Системи електронного документообігу організовують всі процеси життєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження, твердження (підписання), виконання, відправка в «справу» або архів. Крім того, ці системи забезпечують необхідний сервіс для зберігання, пошуку і систематизації електронних документів, а також розділення прав доступу до них.

Зростання числа упроваджених систем електронного документообігу спостерігається як в комерційних, так і в державних організаціях. Вживані системи електронного документообігу достатньо різноманітні і побудовані на різних підходах. Розвиток електронного документообігу спочатку будувався на дотриманні вимоги захисту інформації — збереженні від спотворень, втрат і до певної міри від ознайомлення з нею сторонніх осіб.

Як загрози безпеки електронної інформації виступають: внутрішні складові (персонал організації підприємства); зовнішні (хакери, «комп'ютерні віруси»), а також особливості середовища передачі даних (можливе спотворення або перехоплення інформації при використовуванні відкритих каналів зв'язку, у тому числі через Інтернет) і, крім того, можливі збої устаткування (програм).

У будь-якому випадку, вибираючи систему електронного документообігу і доповнюючи її програмними і апаратними засобами для обігу конфіденційних документів необхідно чітко представляти можливості цієї системи з погляду захисту від загроз ( ризиків) безпеки інформації і не нехтувати традиційними заходами режиму і контролю [7, с.157].

Таким чином, розглянувши використання комп’ютерних технологій при організації документообігу можна зробити висновок, що сучасні системи електронного документообігу успішно вирішують задачі автоматизації діловодства. При цьому вони включають не просто додатки, призначені для перекладу паперових документів в електронний вигляд, а є повноцінним інструментом управління.

ВИСНОВКИ

              Особливістю сучасного діловодства насамперед є переведення його на державну мову та широке застосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціональне фахівці й керівники звільняються від виконання невластив їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочу ються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

В даний час все більша кількість інформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях. В традиційному документообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію — підготовку проекту документа. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніж технологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздруку на принтері.

Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперових носіїв в электронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської, науково–технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищити оперативність і «прозорість» обігу документів.