Особливості використання організаційної техніки

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Системи електронного документообігу, крім завдань автоматизації діловодства, забезпечують строго регламентований і формально контрольований рух документів в установі та поза нею на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Насамперед вони орієнтовані на роботу з електронними документами, що практично випливає із самого словосполучення «електронний документообіг».

У системи електронного документообігу функціонують документи, що надходять технічними каналами зв'язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобів електронно–обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогою сканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У таких системах значну увагу приділено всім життєвим стадіям електронного документа — від його створення і попереднього передання у сховище документів до переміщення (або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьому відносно тривалим за часом і важливим за сутністю є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, створення версій документа, затвердження остаточної версії та її друкування.

              Використання системи електронного документообігу дає можливість підвищити ефективність роботи співробітників установ, де досить великий обсяг документів, що пересилаються, або велика штатна чисельність персоналу. У системи електронного документообігу може бути реалізовано систему документообігу, що має юридичну силу (із застосуванням електронного цифрового підпису і шифруванням документів) [4, c. 104].

              Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.

              У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

              Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів [5, c. 70].

              Таким чином, розглянувши структуру та сутність сучасного діловодства, можна зробити висновок,що організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Також треба додати. Що особливістю сучасного справочинства є переведення його на державну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій.

1.3.           Сучасна організаційна техніка: аналіз, класифікація

Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки секретар встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази [3, c. 207].

До офісної техніки можна віднести: носії інформації на паперовій основі, диктофонну техніку, переговорні пристрої і засоби оперативного зв’язку,розмножувальну техніку, друкарські машинки, друкарські пристрої персональних комп’ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп’ютерів та ін.

Диктофонна техніка. Як уже зазначалось, предметом праці секретаря є інформація, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони використовуються для диктовки і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшою її обробкою (друкування, переписування та ін.). Ефективність використання диктофонної техніки досягається під впливом деяких об´єктивних причин.

Процес мови у декілька разів швидше процесу ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази. На кожну сто­рінку тексту економиться не меньше 5-8 хвилин робочого часу менеджера. Особливу економію часу дає диктування різних допоміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих записів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підвищується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах та ін. можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні доручених питань [14, c. 305].

Переговорні пристрої і засоби оперативного зв’язку. Переговорні пристрої забезпечують усний зв´язок між начальником і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає застосування комутаторів прямого телефонного зв´язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв´язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв´язку забезпечують прямий двосторонній зв´язок виділеного абонента з багатьма іншими абонентами і паралельне включення всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні номеронабирачі, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі також дають змогу розширити можливості телефонного зв´язку.

Застосування автоматичних номеронабирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заздалегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономити значну кількість часу секретарів, яким за характером своєї роботи доводиться багато разів з´єднуватися по телефону з певним колом працівників інших організацій.

Телефонний пристрій «Автонабір» дає змогу провадити автоматичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне набирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та номеронабирач, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону у відсутності абонента про його місцеперебування, час повернення та ін. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосування таких відповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні набирання номера телефону відсутнього абонента.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачено можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначеного для абонента. Крім того, в окремих моделях телефонних автовідповідачів є можливість прослуховувати по телефону з іншого апарата всі записані повідомлення. Для цього після набирання номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних автовідповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку повинно вирішуватися з урахуванням необхідності у цих технічних засобах і ступеня їх завантаження.

Телефонні підсилювачі дають змогу провадити телефонну розмову не користуючись телефонною трубкою, причому в розмові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбирати потрібні документи під час телефонної розмови. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам´ятовувати повідомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне необхідність [8, c. 243].

Електронні обчислювальні машини є основними технічними засобами, що входять нарівні із засобами збору, фіксуванням, передаванням та зберіганням інформації до складу автоматизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних нині.

Впровадження автоматизованої системи управління повин­но здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої систе­ми управління з метою запобігання будь-яким порушенням по­точної роботи апарату управління організацій.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових документів необхідно впровадити комплекс розмножувальної техніки.

Принтер – це периферійний друкуючий пристрій персонального комп’ютера, який дозволяє отримувати тверду копію даних. Принтери бувають трьох видів: матричні, струменеві та лазерні. Принтер володіє обновлюваною пам’яттю (буфером) в яку заноситься черговий блок інформації. Як правило, у більшості сучасних моделей використовується поточковий спосіб перенесення букв та інших графічних об’єктів з пам’яті комп’ютера на папір, плівку чи проміжний твердий носій зображення. Матричні принтери є найдешевшими і мають найменшу вартістю друку. Друковані символи складаються з точок. В процесі друку маленькі голки друкуючої головки притискається до фарбуючої стрічки, яка залишає слід (точку) на папері. Найчастіше зустрічаються матричні принтери 9-ти та 24-рьох голкові. Недоліками матричних принтерів є те, що вони створюють значний шум при роботі, у більшості відсутня можливість кольорового друку, та крім того якість друку падає через зношування стрічки. Якість друку струменевих принтерів коливається між якістю матричного та лазерного – все залежить від конструктивних можливостей.

Струменеві принтери наносять слід на твердий носій капельками чорнил, які спрямовано розбризкують на сторінку. Лазерні принтери найдорожчі, але, в той же час, найякісніші. Їх робота подібна до роботи фотокопіювальних апаратів. Зображення «записується» на світлочутливий барабан за допомогою лазера. Після чого лист паперу пропускається через фарбуючу суміш (тонер) у вигляді дрібного порошку. Засвічені ділянки вибирають фарбуючу суміш, котра пізніше вплавляється в папір під впливом тепла. Переваги струменевих та лазерних принтерів полягає в тому, що вони працюють з мінімальним шумом та високою швидкістю. Недоліком є те, що вони достатньо дорогі та їхні механізми вимагають обережного поводження у використанні. Крім того лазерні принтери вимагають якісного паперу [10, c. 208].

Для розмноження документації у великій кількості примірників рекомендується використовувати засоби оперативної поліграфії.

Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу «Ксерокс».

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині організації може певною мірою замінити звичайний кур´єрський зв´язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються за спеціальними трубами під дією стиснутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наряди та інші документи.

До засобів репрографії і оперативної поліграфії відносять: засоби фотокопіювання; засоби діазокопіювання; засоби електрофотографічного копіювання; засоби термографічного копіювання; машини електронно-іскрового копіювання; засоби різо графічного копіювання (дуплікатор); засоби мікрографії; машини для гектографічного (спиртового) друку; машини для трафаретного (ротаційного) друку; обладнання для оперативного офсетного друку.

Засоби репрографії та оперативної поліграфії – це сукупність машин, що призначені для копіювання та тиражування документів. В процесі копіювання приймають участь оригінал, копія та посередник (проміжний носій, що використовується для передачі зображення з оригіналу на копію). Взаємне розміщення, фізико-хімічні властивості копіювального матеріалу, оригінал, посередник, світлочутливий чи інший сприймаючий шар, на який проводиться репродукціювання, а також джерело світла характеризують спосіб копіювання.

Фотокопіювання (технічна фотографія) – процес отримання копій на чутливих до впливу світла матеріалах, що використовують галоїдні з’єднання срібла, дозволяє працювати з оригіналами із штриховим та тоновим зображенням і використовується для копіювання текстових та графічних документів. Фотокопіювання дозволяє отримувати високоякісні копії. Але широке застосування обмежується високою вартістю і складністю обробки матеріалів – проявлення, закріплення, які вимагають застосування рідких хімікатів у затемнених приміщеннях. Ці фактори обмежують використання фотокопіювальних процесів в офісній діяльності.