Особенности оформления управленческих документов на современном этапе

При необходимости ознакомления с  содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести  до сведения всех работников» обязателен.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с  исполнителями и заинтересованными  должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы  согласовываются с юридической  службой организации. Согласованный  проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в  приказе, распоряжении, указании проставляется  лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания  коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

Распорядительный  документ вступает в силу с момента  его издания (принятия), если в нем  не указан иной срок. [3]

 

Справочно-информационные документы. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

 

1. Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол  — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях коллегиальных органов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации  коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.)

По полноте  освещения хода заседания протоколы  бывают полными, краткими и сокращёнными.

Протокол  составляется секретарем заседания  на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.

Датой протокола  является дата проведения заседания. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной  части указываются инициалы и  фамилии председателя, секретаря  и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии  и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Если количество присутствовавших на заседании  членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу  с проставлением соответствующей отметки. Например:

Присутствовали – 17 человек (список прилагается). 

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются  вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются  формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Последовательность  вопросов в повестке дня определяется степенью их важности. Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе  «СЛУШАЛИ» указываются фамилия  и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

В разделе  «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется  аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В  этот раздел записываются вопросы к  докладчику и ответы на них. В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе  краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола  краткой формы строится по схеме  «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе  сокращенной формы после каждого  вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью.

Постановляющая  часть протокола заканчивается  указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или  отдельных пунктов решений. Протокол совещания подписывается председателем и секретарем.

 

2. Акт (Приложение 4) – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Дата акта должна соответствовать дате актируемого  события и проставляться должностным  лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит  из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием  для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей  организации, плановое задание и  др.

В случае участия  в работе комиссии представителей сторонних  организаций в акте при написании  должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные  факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в  акте отражается ряд фактов, текст  акта делится на пункты. В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Число экземпляров  акта определяется нормативными правовыми  актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается  всеми лицами, принимавшими участие  в его составлении. Лица, имеющие  замечания по содержанию акта, подписывают  его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном  листе, небольшие по объему замечания  допускается фиксировать на самом  акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для  составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной  деятельности подписываются работником проводившим проверку (ревизию) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

 

3. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная  докладная записка составляется с целью побудить адресата принять  определенное решение, поэтому в  тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная  докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные  докладные записки информируют  о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление  докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается  внутренней, если направляется за пределы  учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

4. Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации  по указанию прямых или вышестоящих  руководителей по отношениям, возникающим  в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении внештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях и др. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

5. Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование opгaнизации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на компьютере.

6. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письма бывают: сопроводительные, рекламационные, гарантийные, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы, письма-ответы, и др. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке.

Текст письма состоит из: введения (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения).

Письма подписываются  руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции. Датой письма является дата его подписания. [6, с.39-52]

 

 

Заключение

В управленческой сфере документ выступает как  средство управленческой деятельности. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в  том числе опережающей информации, которая позволяет принимать  своевременные и правильные решения.

Управленческие  документы составляют основу документации организации. В документах, как показывают статистические данные, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. Управленческие документы имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Достижение  науки и техники, развитие научно-технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют  дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда.  С годами количество управленческих документов на предприятии будет увеличиваться всё быстрее, поэтому системы управления документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами. А это невозможно без соблюдения единых требований к оформлению управленческих документов. Проанализировав в своей курсовой работе современные требования к оформлению управленческих документов можно сделать следующие выводы: документирование управленческой деятельности в Республике Беларусь отличается логичностью, т.е. соблюдением последовательности и в то же время правильностью составления. Современные требования позволяют усовершенствовать ведение делопроизводства в организации, систематизировать документную информацию.

В процессе выполнения курсовой работы я закрепила теоретические и практические знания о современных правилах  оформления управленческих документов, изучила литературу по данному вопросу.

На практике, которую я проходила  в УП «Славянская Столица», мне была предоставлена возможность изучить особенности оформления управленческих документов на современном этапе, что нашло отражение в моей курсовой работе.

С документированием  связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.