Особенности оформления управленческих документов на современном этапе

В системе  ОРД важное место занимает распорядительная документация. Это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных  организаций в целях реализации возложенных на них функций. В  них в юридически значимой форме  фиксируются основные управленческие решения.[4, с. 151-155]

 

Современные требования к оформлению документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила  оформления документов управления, которые  установлены государственными нормативными актами.

Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию быстрого поиска документов.

Документ, издаваемый на предприятии, может считаться  обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет  юридическую силу. Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо следующее:

• положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
• документ должен быть издан должностным лицом управления предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам, т.е. содержать:

-наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

-дату;

-регистрационный индекс;

-подпись.

Для отдельных  видов документов дополнительными  реквизитами, придающими им юридическую  силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.[7, с.112-123]

Документы должны оформляться на бланках и иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных  подразделений, совместные документы  и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Бланк официального документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

На бланках  изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих  страниц используются стандартные  чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых  в соответствии с Государственным  стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

- бланк для письма;

-общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документов, уменьшает количество возможных  ошибок при их составлении и оформлении, позволяет унифицировать формы  документов, облегчает их восприятие, улучшает внешний вид. Правильно  оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

При разработке, использовании и хранении бланков  организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов и методических документов:

1. Закон Республики  Беларусь от 5 июля 2004г. «О государственных  символах Республики Беларусь»;

2. Указ Президента  Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. №357 «Об упорядочении изготовления  и использования бланков документов  с изображением Государственного  герба Республики Беларусь»;

3. Положение  о порядке изготовления и использования  бланков документов с изображением  Государственного герба Республики  Беларусь (утверждено постановлением  Совета Министров Республики  Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172);

4. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

5. Методические  указания по практическому применению  СТБ 6.38-2004 (утверждены приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 №41).[4, с.122-125]

На основании  общего бланка могут изготавливаться  бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для  конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

При разработке бланков документов используются стандартные  листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Выбор формата  бланка при изготовлении документа  зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более  пяти-семи строк текста.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного  или углового расположения реквизитов.

При угловом  варианте реквизиты бланка располагаются  в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются  посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных  размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или  флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы  имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных  в документе, составляет формуляр этого  документа. Формуляры, характерные  для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов (Приложение 1), входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный герб Республики  Беларусь;

02 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

03 – код организации: код ОКОГУ  для министерств и других органов  управления, код ОКЮЛП для других  организаций;

04 – код формы документа по  ОКРБ 010–95;

05 – наименование вышестоящей  организации;

06 – наименование организации;

07 – наименование структурного  подразделения;

08 – почтовый адрес отправителя;

09 – коммуникационные и коммерческие  данные;

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс  документа;

13 – ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

14 – место составления или  издания документа;

15 – гриф ограничения доступа  к документу;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения документа;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст документа;

22 – отметка о наличии приложения;

23 –подпись;

24 – гриф приложения;

25 – гриф согласования документа;

26 – визы;

27 – печать;

28 – отметка об исполнителе;

29 – отметка о заверении копии;

30 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

31 – отметка о поступлении  документа в организацию;

32 – отметка о переносе данных  на машинный носитель.

 

1. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь», изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных организаций. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

2. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации, зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации».

3. Реквизит «Код организации». Проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственного управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее –ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее – ОКЮЛП).

4. Реквизит «Код документа». Проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь

010-95 «Унифицированные  документы» (далее – ОКУД).

5. Реквизит «Наименование вышестоящей организации». При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

6. Реквизит «Наименование организации» - обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно официально зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном  листе бумаги. Наименования организаций  располагаются в соответствии с  их полными официальными наименованиями в верхней части документа  на одном уровне. 

Например:
Министерство финансов  Республики Беларусь	Министерство по налогам  и сборам Республики Беларусь

7. Реквизит «Наименование структурного подразделения». Указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

8. Реквизит «Почтовый адрес отправителя», оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. 

Например: ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск. 

9. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

Коммуникационные  данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя.

Коммерческие  данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее  и располагаются ниже коммуникационных данных.

10. Реквизит «Название вида документа» определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

11. Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

Например:  08.07.2008 

12. Реквизит «Регистрационный индекс» состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

14. Реквизит «Место составления или издания» располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

15. Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

16. Реквизит «Адресат». Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

Например:	Министерство юстиции  Республики Беларусь
	Управление адвокатуры и лицензирования  юридической деятельности

При направлении  документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается  в именительном падеже, а должность  и фамилия адресата – в дательном.

Например:	Министерство по налогам и сборам  Республики Беларусь
	Начальнику управления контроля,  делопроизводства и материально-  технического обеспечения  Кондакову Н.В.