2.13. Отчисление студентов

Студент может быть отчислен из ВУЗа:

      а) по уважительным причинам, в том числе:

      - по собственному желанию;

      - в связи с переводом в другое учебное заведение;

      - в связи с призывом в ряды Российской Армии;

      - по состоянию здоровья;

      - в связи с окончанием университета;

      - в связи со смертью;

      б) по неуважительным причинам, в том числе:

      - за академическую неуспеваемость;

      - за нарушение дисциплины (как не приступивший к занятиям после академического отпуска, после каникул, как прекративший посещение занятий без уважительных причин и т.п.);

      - за нарушение Устава и Правил внутреннего распорядка;

      - за совершение противоправных действий (по представлению правоохранительных органов);

      в) в связи с прекращением оплаты за обучение (при обучении по договору с полным возмещением затрат на обучение).

      Отчисление  студента из ВУЗа производится приказом ректора по представлению декана соответствующего факультета.

      Деканат обязан уведомить студента об отчислении.

      При отчислении студента из ВУЗа ему выдается:

      - академическая справка;

      - подлинник документа об образовании, на основании которого он был зачислен в ВУЗ.

      В личном деле остаются копии документов строгой отчетности.

2.14. Специалисты вносят в личные дела копии (выписки) следующих приказов и распоряжений:

      - приказ о зачислении студента/слушателя на образовательную программу;

      - приказ о переводе студента с одной образовательной программы на другую;

      - приказ о переводе студента с одной формы обучения на другую

      - приказ о переводе студента из филиала в головной ВУЗ (из филиала в филиал, из головного ВУЗа в филиал);

      - приказ об отчислении студента с выдачей академической справки;

      - выписка из приказа «о допуске к итоговым аттестационным испытаниям»;

      - выписка из приказа «об утверждении темы выпускной квалификационной работы»;

      - выписка из приказа «об окончании и присвоении степени» или «об отчислении не прошедшего итоговую государственную аттестацию»;

      - приказ о предоставлении студенту академического отпуска;

      - приказ о выходе из академического отпуска - личное заявление;

      - приказ о смене фамилии (имени, отчества) студента

      - приказ о переаттестации или о перезачете дисциплин (для зачисленных на старшие курсы или на сокращенные образовательные программы);

      - индивидуальный учебный план (для зачисленных на сокращенные образовательные программы или экстернат);

      Специалисты обеспечивают своевременное приобщение к материалам личного дела следующих документов:

      - личное заявление о перезачете дисциплин, ранее изученных в других аккредитованных ВУЗах (при переводе из других ВУЗов /для лиц, поступивших на второй и последующие курсы/ для лиц, получающих второе высшее образование);

      - при переводе студента с одной образовательной программы на другую и с одной формы обучения на другую - личное заявление;

      - при отчислении студента с выдачей академической справки - личное заявление и копия академической справки;

      - при предоставлении студенту академического отпуска по медицинским показаниям - личное заявление и заверенная копия заключения клинико-экспертной комиссии;

      - при предоставлении студенту академического отпуска по семейным обстоятельствам - личное заявление и документ, подтверждающий причину предоставления отпуска;

      - при выходе из академического отпуска по медицинским показаниям - личное заявление;

      - при выходе из академического отпуска по семейным обстоятельствам - личное заявление;

      - при смене фамилии (имени, отчества) студента/слушателя - личное заявление и копия документа, подтверждающего смену фамилии (имени, отчества);

      - личное заявление о допуске к итоговой государственной аттестации;

      - личное заявление об утверждении темы выпускной квалификационной работы;

      - индивидуальные аттестационные ведомости-протоколы с письменными ответами по каждой изученной дисциплине (для экстерната);

      Проверяет правильность оформления документов, подлежащих приобщению к материалам личного дела студента;

      Возвращает  исполнителям для доработки документы, оформленные  
с нарушением установленных правил;

      Закрывает делопроизводство личных дел выпускников, студентов/слушателей, отчисленных из ВУЗа или переведенных в другие ВУЗы.

      После издания приказов об отчислении, переводе студентов к материалам их личного дела приобщаются академическая справка или диплом о неполном высшем образовании, студенческий билет, зачетная книжка и учебная карточка. Приобщение к материалам личного дела направлений, рекомендаций, характеристик, выписок из трудовой книжки является необязательным.

      По  окончании обучения студента в личное дело вкладываются копии дипломов и  приложений к ним.

      При закрытии  личного дела студента  специалист учебного отдела составляет внутреннюю опись дела (приложение 1) с приобщением к делу листа-заверителя дела (приложение 2). Каждый документ личного дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруется в правом верхнем углу черным графическим карандашом. Количество листов указывается на обложке дела (прописью) и заверяется личной подписью лица, закрывшего дело. На обложку дела заносится дата закрытия дела (соответствует дате выдачи диплома или приказа об отчислении).

      Закрытые  личные дела выпускников и отчисленных  студентов передаются отделом кадров в архив, по акту на ответственное хранение.

      Документы, составляющие личное дело, подшиваются  в твердую обложку, оформленную  по установленному образцу. Личные дела поступивших передаются приемной комиссией по акту специалисту учебного отдела, который и осуществляет учет, хранение и внесение изменений в личные дела студентов в период их обучения

      Во  всех вузах дела отчисленных студентов  постоянно хранятся на факультете, а не направляются в архив. А личные дела выпускников на факультете хранятся лишь в течение трех лет, после  чего отправляются в архив. 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В заключении хочу сказать, на сколько важно создавать личные дела студентов. Ведь с помощью дел можно проследить количество учащихся. В личном деле находятся, как правило, важные документ необходимые для ВУЗа. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о студентах. Дела формируются в течение всего периода учебы данного лица в вузе. Без дела вузы не знали той информации о студентах необходимая для их защиты и снабжения всем необходимым.

      Работа ВУЗа неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решать задачи деятельности учреждения. Правильная организации работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного  
с ним управленческого или иного действия.

     Любой документ по окончании  связанных с ним управленческих или иных действий в течение определённого времени храниться  
в учреждении. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Стенюков М. В. Документы Делопроизводство/ М. В. Стенюков. - М., 2000.

2. Павлюк Л. В., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк, Н. И. Воробьев. - М-СПб.,1998.

3. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - М., 1999.

4. Бондырева Т. Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондырева. - М.: Высш. шк., 1999

5. Зиновьева Н. Б, Сояпина Н. А. Документ коммуникации и восприятия / Н. Б. Зиновьева, Н. А. Сояпина. - М.: ПРИОР, 1995

6. Кузнецова Т. В Делопроизводство / Т. В. Кузнецова. - М.: «Инфра-М», 2003

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение / Н. Н. Кушнаренко. - М.: Знание, 2000

8. Москалев В. А. Современное делопроизводство / В. А. Москалев. - М.: Инфра–М, 2000

9. Писенко А. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие / А. В. Писенко. - М., 2002

10. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 1998

11. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 1998 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложения

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов, находящихся в личном деле №___________