Особенности документооборота в учреждение

       Установлен  пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан  и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение  экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного  срока хранения и временного (свыше  десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После  десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства  учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном  порядке.

       При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан  могут быть использованы приспособленные  к машинной обработке формы, в  том числе и РКК, с сохранением  всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте  (Приложение 1). 

2. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.

 

       Особенность данного вида делопроизводства в  том, что это делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

       Руководители  государственных органов должны систематически анализировать и  обобщать предложения, заявления и  жалобы граждан, содержащиеся в них  замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения  готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок  и представляют их своим руководителям.

       Установлено, что повторным заявлениям при  их поступлении присваивается очередной  регистрационный индекс, а в соответствующей  графе регистрационной контрольной  карточки (РКК) указывается регистрационный  индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных  заявлений и на РКК делается отметка  «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие  от одного и того же лица по одному и  тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ  3.  В структуре при ООО «МИР» служба ДОУ выделена в качестве самостоятельного подразделения. Составьте и оформите Положение о службе ДОУ ООО «МИР». 

       Положение о службе документационного обеспечения  управления будет выглядеть следующим  образом:

о службе документационного обеспечения управления

       1. Общие положения

       1.1. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение управления и является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю.В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов         и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.

       1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации.

       1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием.

       2. Цели и задачи службы ДОУ

       2.1. Служба решает следующие задачи:

       2.1.1. Постоянное улучшение форм и методов работы с документами.

       2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

       2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

       2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

       3. Функции службы ДОУ

       3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет свои функции:

       3.1.1. Документирование управленческой деятельности:- разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;- разработка бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;- тиражирование бланков и отдельных форм документов;- составление документов по поручению руководства;- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;- контроль оформления документов, представляемых на подпись руководству;- контроль  оформления документов, предназначенных к отправке.

       3.1.2. Работа с документами: - прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте         и первичная (экспедиционная) обработка документов;- регистрация документов;- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;- обеспечение доставки документов исполнителям;- контроль за прохождением документов в организации;- контроль за сроками исполнения документов; - разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);- информационно-справочное обслуживание;- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;- формирование дел;- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;- подготовка дел для сдачи в архив;- организация работы архива;- организация работы с письмами и обращениями граждан.

       3.1.3. Организационные виды работ:- организация и обслуживание совещаний;- организация приема посетителей;- организация телефонных переговоров;- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;- организация повышения квалификации работников учреждения            в сфере работы с документами и др.

       4. Права и ответственность

       4.1. Служба ДОУ имеет право:- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;- разрабатывать должностные инструкции на работников ДОУ;- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;- контролировать исполнение поручений руководителя;- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

       4.2. Служба ДОУ несет ответственность за: - невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением;- неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;- несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения          в архив и т.д.

       5. Руководство

       5.1. Начальник службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется.

       5.2. Руководитель:- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства; - подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;- докладывает руководителю о поступивших документах;- представляет документы на подпись руководителю;- докладывает и представляет посетителей и т.д.

       6. Взаимоотношения  службы ДОУ с  другими структурными  подразделениями

       6.1. Служба ДОУ взаимодействует: - со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным   
к сфере деятельности службы; - с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; - с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации; - отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной технике.

       7. Организация работы

       7.1. Служба ДОУ работает в соответствии  с Правилами внутреннего распорядка  организации.

       Начальник службы ДОУ Подпись  И.О. Фамилия 
Визы согласования

РАЗДЕЛ 4. Согласно договору поставки, заключенному между Вашими организациями в период поставки ОАО « Вектор» должен был поставить товар на сумму 640 000 р. Фактически товар поставлен на сумму 560000р., что подтверждается товарно-транспортной накладной и актами приемки.  Продукция полностью оплачена в соответствии с договором. Штраф за недопоставку составляет 20 % от суммы недопоставленного товара. Задание: составьте письмо-претензию в адрес ОАО «Вектор» , недостающие реквизиты  определить самостоятельно. 

       Претензия по недопоставке продукции будет выглядеть так:

 

       Претензия

       (на  сумму шестнадцать тысяч  рублей)

       В соответствии с заключенным договором  №____3 от  «1» ноября 2010г.  Ваша организация  обязано было поставить в ноябре 2010г.  «Икру красную Тихоокеанскую лососевую» в количестве 266 ящиков на сумму 640000 (шестьсот сорок тысяч) рублей 00 копеек.

       Фактически  за указанный период поставлено икры красной тихоокеанской лососевой  в количестве 240ящиков на сумму 560000 (пятьсот шестьдесят тысяч ) рублей 00 копеек.

       Таким образом,  Вами недопоставлено  икры красной Тихоокеанской лососевой  в количестве 26 ящиков на сумму 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей оо копеек. Данный факт подтвержден товарно-транспортной накладной и актом приемки по количеству.