Особенности документооборота в учреждение

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 

       В контрольной работе будет рассмотрен ряд вопросов, характеризующих службу документооборота в учреждения. На сегодняшний день тема реализации  документационного обеспечения управления (далее также ДОУ), является важной, актуальной и своевременной для реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Задача поставленная при написании работы- это рассмотрение таких вопросов, как: общие требования к тексту документа, форма предоставления унифицированных текстов (будет рассмотрен трафарет, в частности анкета и таблица), особенности официального делового стиля при составлении документов, порядок рассмотрения обращения граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления, особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан - это является теоретической частью работы.  В практической части контрольной работы будет  составлено «Положение о службе ДОУ ООО «МИР» и письмо-претензия  по недопоставке продукции на сумму  16000 рублей.

       Целью работы является систематизация и закрепления знаний по ведению документооборота в учреждение. Объектом  работы является  рассмотрение документационного обеспечения управления. А предметом контрольной работы является характеристика и практическое применение документационного обеспечения управления. Работа состоит из введения. В котором определяется порядок работы и 4 раздела,  в каждом из которых рассматривается свой вопрос: к первому и второму разделу относится теоретическая часть, а в третьем и четвертом разделе  выполняется практическое задание.

       При написании работы были использованы различные источники  такие, как: федеральные законы, гражданский  кодекс, учебная и справочная литература, электронные ресурсы.

РАЗДЕЛ  1. Общие требования к тексту документа. Форма предоставления унифицированных текстов (трафарет :анкета и таблица). Особенности официального делового стиля. 

1. Общие требования к тексту документа

       Текстом управленческого документа  является  выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа     должен     содержать     достоверную     и аргументированную информацию,    изложенную   ясно,   убедительно, кратко. Содержание  должно  быть  увязано  с  ранее  изданными  по данному вопросу документами. Текст  документа  может  быть  составлен   на   основе:   унифицированных форм    документов,   входящих   в   состав   УСД; унифицированных текстов,  составленных для отдельных  организаций; типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

       Текст  документа  оформляют  в  виде  связного  текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.  Сплошной связный текст документа содержит  грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при     составлении    правил,    положений,    писем, распорядительных документов. Сплошные связные тексты могут состоять из разделов,  имеющих в  необходимых   случаях   заголовки и нумерацию по  ГОСТ  1.5.85.   Например,  тексты распорядительных документов и писем состоят, как   правило из двух частей:  в первой части указываются основания или причины составления документа,  во второй  -  излагаются  решения,   распоряжения,  предложения,  мнения,  выводы,  просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы,  то  в первой  ее  части указывается основание или причина создания документов, во второй -   решение,  распоряжение,  просьба.  Если же содержание документа не нуждается  в  пояснении и обосновании,  текст может содержать одну   заключительную  часть:  приказы  -  распорядительную   часть   без констатирующей,  письма  -  просьбу без пояснения и т.п.  Сплошной  связный текст документа может быть составлен на основе  трафарета,  содержащего   постоянную   информацию   и   пробелы  для  внесения  переменной информации.  

       1.2. Форма предоставления унифицированных текстов (трафарет :анкета и таблица).  

         Форма анкеты применяется при  изложении цифровой или  словесной   информации об одном объекте  по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем   существительным   в   именительном   падеже  или словосочетанием с   существительным   в    именительном    падеже:    показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты применяются в  организационно-распорядительных документах, документах  по  материально-техническому  снабжению  и  сбыту, финансовых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной  информации о нескольких  объектах по  ряду  признаков.  Табличные   тексты применяются в плановых документах,  отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др.  Таблицы имеют два уровня членения текста:  вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы.   если таблица   печатается   более   чем   на  одной странице:  на последующих страницах  печатаются  номера  граф.  Заголовки и подзаголовки  граф и строк  таблицы  должны  быть  выражены именем существительным в  именительном  падеже  единственного  числа.   В  заголовках и  подзаголовках  строк  и  граф  таблицы употребляются только   общепринятые   сокращения  и условные   обозначения (по  ГОСТ 1.5-85).

       В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники,  объекты,  признаки  и их  показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.   При большом количестве граф таблицы  допустимо  повторение заголовков граф. 

3.   Особенности официального делового стиля.

       В  распорядительных документах организаций,  издаваемых на принципах единоначалия  (приказ,  указание,  распоряжение),  а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная  записка, объяснительная  записка)  используются  формы   изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю,  обязываю, прошу). В распорядительных   документах   организаций,  издаваемых  на принципах коллегиальности  (постановления,  решения)  используется форма изложения   текста  от  третьего  лица  единственного  числа (постановляет, решил, предлагает). В совместных      распорядительных     документах     (приказ, постановление, совместное решение)  используется  форма  изложения  текста от первого лица множественного числа (приказываем,  решили, предлагаем).

       В протоколах используется форма изложения  текста  от  третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности  (положение, устав, инструкция,  правила  и др.),  а также содержащих описание, подтверждение фактов,  событий,  оценку  деятельности   учреждения (акт, заключение,   справка,  отчет  и  др.),  используется  форма   изложения от третьего лица единственного или множественного  числа   (главный инженер   имеет   право;  комиссия  установила;  институт  разработал; в состав производственного объединения входят...).

       В переписке  используется  форма  изложения  текста от первого лица множественного числа (считаем целесообразным включить в план, направляем заключение).

РАЗДЕЛ 2. Порядок рассмотрения обращения граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан. 

1. Порядок рассмотрения обращения  граждан РФ в государственные  органы и органы местного самоуправления.

       Норматив  устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан  подаются в органы, компетентные в  разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным  лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых  не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем  в пятидневный срок направить  их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем  лицам или в те органы, на которые  подана жалоба.

       Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить  личный прием граждан. Для этого  устанавливаются дни и часы, в  том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

       Руководители  учреждений должны сообщать гражданам  в письменной или устной форме  о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин  не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это  решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный  или общественный орган, либо должностное  лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки  рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует  специального изучения и дополнительных проверок.

       Согласно  упомянутому Типовому положению  устанавливается следующий порядок  делопроизводства по обращениям граждан.

       Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется  аннотационный лист. Индекс проставляется  на определенном месте по ГОСТ 6.38-90. Он состоит из начальной буквы  фамилии автора письма и порядкового  номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.97.

       Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие  от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным  адресатам и поступившие для  решения в один государственный  орган, учитываются под регистрационным  индексом первого документа с  добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

       Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и  тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений  и жалоб граждан в государственных  органах возлагается на должностных  лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

       Если  тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан  в государственные органы и требует  сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном  на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные  ответы, с контроля не снимаются. В  этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер  по разрешению вопроса. Решение о  снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные  за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

       Ответы  на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных  органов. Ответ может быть дан  как в письменной, так и в  устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

       Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным  лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного  формирования дел. Хранение дел у  исполнителей запрещается. Документы  в делах располагаются в хронологическом  или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение  со всеми относящимися к ним материалами  составляют единую группу, куда подшиваются  также повторные заявления и  вновь поступающие материалы. Ответственность  за сохранность документов этого  вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное  за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.