Также уведомить определенных сотрудников компании о том, что поступил документ для согласования, позволяет Маршрут.

     Помимо  этого система Documentolog выполняет  автоматическую рассылку напоминаний  и уведомлений о приближении  даты окончания разработки, проверки документов, согласования, утверждения или о приближающейся дате ревизии. Пользователю предоставлена возможность настраивать список событий, по которым будет осуществляться рассылка, а также задавать периодичность и сроки рассылки сообщений.

1.16. Оперативный контроль рассмотрения документов

 

     Система позволяет отслеживать поручения, срок исполнения по которым истекает, сигнализирует о просроченных задачах. Руководитель может оперативно получать информацию о том, какие его поручения  должны быть выполнены в ближайшее время или не выполнены в срок. Кроме этого руководитель может контролировать работу своих подчиненных — система позволяет формировать отчеты по исполнению. Можно посмотреть срез по статусу — сколько поручений находится на исполнении, на контроле, по скольким истекает срок, или срез по сотрудникам — у кого из подчиненных какое количество поручений и в каком статусе исполнения. Выявить специалистов, которые не справляются с задачами или перегружены, таким образом довольно просто. Для подразделений, контролирующих исполнение в рамках всей организации, система Documentolog с возможностями формирования отчетов просто незаменима.

     Контроль  исполнительской дисциплины (как  принято называть контроль исполнения поручений в государственных  организациях) также гораздо проще осуществлять в системе электронного документооборота. Особенно если учесть, что специфика работы государственных служащих состоит в том, что почти все поручения выдаются на основании какого-то документа (распоряжения, протокола заседания, обращения гражданина и т.п.). Поэтому, если организация уже использует электронный документооборот, то и поручения следует автоматизировать в Documentolog. Поручением в данному случае выступает резолюция по документу, а срок исполнения предопределен законодательством.

1.17. Поиск по всем  атрибутам РКК

 

     Documentolog содержит различные средства  поиска документов, записей справочников, почтовых сообщений. Опираясь  на поисковые возможности системы,  пользователи всегда могут без  особых временных затрат найти  необходимую информацию. Documentolog предлагает следующие поисковые инструменты:

• Быстрый поиск. Данный вид поиска осуществляется по значениям полей, которые отображаются в табличных представлениях системы. В результате использования быстрого поиска в представлениях отображаются только те документы, записи справочников, почтовые сообщения, значение хотя бы одного отображаемого поля которых содержит искомую строку.
• Фильтрация. Фильтрация относится скорее к средству формирования отчетов, т.к. позволяет вывести только те записи табличного представления (документы, записи справочника, почтовые сообщения), которые удовлетворяют набору заданных условий. Например, используя средства фильтрации, можно вывести договора, заключенные на протяжении третьего квартала минувшего года, сумма которых превышает определенное значение, а предметом является поставка какого-либо товара
• Полнотекстовый поиск. Этот поиск находит искомую строку с учетом морфологии русского языков по всему содержимому документа, записи справочника или почтового сообщения.

 

       

     Система позволяет использовать перечисленные  поисковые средства одновременно. Найденные  документы (почтовые сообщения, записи справочников) могут быть отсортированы и/или сгруппированы для максимально удобного отображения результатов поиска.

 

1.18. Поддержка  морфологии русского  языка

 

     Система Documentolog осуществляет процесс делопроизводства и автоматизации на русском языке. Также полнотекстовый поиск находит искомую строку с учетом морфологии русского языка по всему содержимому документа, записи справочника или почтового сообщения.

1.19. Наличие в системе  генератора отчетов

     Поисковые отчеты позволяют найти документы, отвечающие определенным критериям и настроить способ отображения полученного списка документов (выбрать поля для вывода в отчет, последовательность их расположения и поле для сортировки). После просмотра отчета система предоставляет возможность распечатать соответствующий поисковый отчет.

     Статистические  отчеты системы Documentolog предоставляют  возможность просматривать в  табличном виде статистическую информацию о том, сколько и какие категории  документов содержат те или иные атрибуты. (Например, документы по темам, областям, проектам). Сотрудники могут просматривать найденные документы и выводить на печать полученные отчёты.

     При просмотре, статистические отчеты отображается в виде таблицы, ячейки которой являются ссылками на документы. При нажатии  ссылки открывается список соответствующих документов.

 

Вывод по Части  1

 

     В первой части, выполненной  мной, курсовой работы я провела  анализ системы электронного документооборота Documentolog. В целом эта еще развивающаяся  система способна составить достойную  конкуренцию ныне известным и уже получившим хорошую оценку со стороны крупных организаций и структур бизнеса системам. Эта система отвечает всем наиболее важным критериям и стандартам:

• создание любого вида регистрационных карточек;
• автоматическое ведение истории документов;
• автоматическое сохранение документов в архив;
• наличие генераторов отчета;
• оперативный контроль за выполнением поставленных задач перед персоналом;
• своевременной уведомление как и поступивших документах, так и приближающихся важных событиях;
• возможность доступа сотрудника в любом месте при помощи интернета.

     Последнее преимущество этой системы иногда может  оборачиваться для организации  нежелательными последствиями, так как функционирования сети не всегда бывает стабильным.

  
Часть 2. Практическая часть

2.1 Создание документа

 

2.2. Создание версии

 

 

2.3. Общие  справочники

 

2.4. Вставка штрих-кода  в документ

 

2.5. Создание РКК на  основе электронного  документа

2.6. Инициализация создания  задачи

 

 

2.7. Определение  маршрута задачи

 

Схема маршрута по заданному типу: 

 

Схема типового маршрута: 

 

2.8. Отчеты модуля «Канцелярия»

 

Журнал регистрации  входящих документов: 

 

Журнал регистрации  исходящих документов: 

 

2.9. Поиск  электронных документов  по реквизитам  РКК

 

 

 

2.10. Конверт  со штрих-кодом для почты России

 

2.11. Экспорт одного  документа

 

 

2.12. История  работы с документами

 

Вывод по Части  2

 

     Во  второй части курсовой работы  я работала в системе Directum: создавала документ (акт), версию документа, регистрационно-контрольную карточку, работала со справочниками, строила схему типового маршрута. В процессе выполнения заданий возникали некоторые трудности. Одной из таковых было построение типового маршрута, многие блоки отказывались в полной мере функционировать. Отчасти это объяснялось отсутствием структур предприятия, которым соответствовали многие блоки, поэтому для построения типового маршрута я выбирала блоки лишь с простыми задачами. В остальном система Directum очень проста в использовании, имеет удобный интерфейс и исчерпывающую справку.

 

Заключение

     В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как  внутри предприятия, так и за его  пределами. Электронный документооборот  охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией  по компьютерным сетям.

     За  последние более чем 100 лет в  России сложилась определенная методика работы с документами. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных  карточек и отчетных форм и журналов. Для обеспечения   единого информационного порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. Поэтому системы электронного документооборота представляют собой не только наиглавнейшую область любого производства, но и сложно организованный механизм по количеству выполняемых задач и задействованного персонала. И важно, чтобы система управления документами имела отлаженную схемц работы с документацией и доступную в понимании организацию.

     В рамках данной курсовой работы был  проведен анализ системы электронного документооборота Documentolog. Система электронного документооборота Documentolog предназначена для создания, распространения, управления доступом и жизненным циклом документов в электронном виде. Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами, в том числе присущего традиционному делопроизводству: создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, регламентация доступа. Documentolog является удобной платформой для автоматизации коллективной работы и документо-ориетированных бизнес-процессов. Documentolog может с успехом использоваться в области автоматизации традиционного делопроизводства и любых бизнес-процессов, находящих свое отражение в документах (например, управление договорами, внутренними и внешними заявками, заказами на оказание услуг и пр.). 
Список литературы