Основные требования к содержанию и правилам оформления реквизитов бланков документов, регламентируемые Правилами делопроизводства

 

3.1 Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов

Согласно терминологическому стандарту бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.⁹ При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т. е. от количества знаков в наименование организации-автора). Наиболее распространенным способом изготовление бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов. В числе первых реквизитов на бланке могут быть использованы Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.¹⁰

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С увеличением числа создаваемых  документов в государствах складывались традиции в сфере документирования, создавался штат профессиональных специалистов в области создания и обработки  документов, стали формироваться  устойчивые образцы обращений и  завершений в документах, формуляры.

Основными направлениями  совершенствования документации с  конца 60-х годов XX века становятся стандартизация и унификация, разрабатываются унифицированные  системы документации, созданные  по единым правилам и требованиям  и содержащие информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности.

В настоящее время действует  около двадцати унифицированных систем документации. Разработаны и утверждены Государственные стандарты, устанавливающие определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированные системы, а также форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа.

Одновременно разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  унифицированной системе документации. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда, способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Стандарты в соответствии с ГОСТ Р 7.05-2008

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Раздел 4.

 

Однотомные учебники и  учебные пособия в соответствии

 с ГОСТ Р 7.05-2008

2. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. М.: С.-П., 2003. 219 с.
3. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина.- 6-е изд., стер. - М.: изд. центр «Академия», 2008. 270 с.
4. Кудрявцев В. А. Организация работы с документами: учебн. пособие 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 296 с.
5. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. - М.: ПРИОР, 2006. 208 с.
6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. - М., 2006. 416 с.
7. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2004. 462 с.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Б

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В

 

Образец общего бланка организации

 

 

 

 

 

Приложение Г

 

Образец углового бланка письма организации

 

 

 

Приложение Д

 

Образец продольного бланка письма организации

 

 

 

Приложение Е

 

Образец продольного бланка письма должностного лица

 

 

 

Приложение Ж

 

Образец бланка конкретного  вида документа организации

 

¹Кудрявцев В. А. Организация работы с документами: учебн. пособие 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 38.

²ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Раздел 4.

³Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. - М.: ПРИОР, 2006. - С. 73.

⁴Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. - М., 2006. - С. 19-20.

⁵Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина.- 6-е изд., стер. - М.: изд. центр «Академия», 2008. - С. 122.

⁶ Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2004. – С. 85-86.

⁷ Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2004. - С. 86-87.

⁸ Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2004. - С. 87.

⁹ Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. М.: С.-П., 2003. - С. 51.

¹⁰ Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. М.: С.-П., 2003. - С. 51-52.