Основные требования к содержанию и правилам оформления реквизитов бланков документов, регламентируемые Правилами делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ

Введение            3

1 Делопроизводство в федеральных органах исполнительной   

власти            4

1.1 Требования к оформлению документов      4

2 Нормативная регламентация работы делопроизводственной

службы            6

3 Правила оформления реквизитов, их состав      8

3.1 Требования к оформлению реквизитов на служебном поле

документов           11

Заключение          13

Список использованных источников      14

Приложение А          15

Приложение Б          16

Приложение В          17

Приложение Г          18

Приложение Д          19

Приложение Е          20

Приложение Ж          21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение  управления, делопроизводство: отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Любое дело заканчивается  таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация  работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят  оперативность, надежность, экономичность  управленческого труда, культура работы, возможность использования в  будущем информации, зафиксированной  в документах. Вот почему государство  регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в  текущей деятельности учреждения, а  также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

 

 

 

 

 

 

1 Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти

Работа с документами  является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство Российской Федерации Постановлением от 15.06.2009 № 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

 

1.1 Требования к оформлению документов

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

1. Государственное предприятие или коммерческое;
2. Каким видом деятельности занимается предприятие;
3. Как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1. Юридическую силу документов;
2. Качественное и своевременное составление и исполнение документов;
3. Организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи  и т.д.), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.¹ Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.²

Схемы расположения реквизитов документов приведены в Приложении А, Б; образцы бланков документов – в Приложении В, Г, Д, Е, Ж. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы

Одновременно с развитием  работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и  кодированию технико-экономической  и социальной информации, созданная  в настоящее время система  классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах  управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

Совокупность взаимоувязанных  унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических материалов по их разработке и применению составляет систру документации.³

С унифицированной системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата.

Основными принципами и основаниями  для разработки унифицированной  системой документации являются:

1. Создание общей модели построения документов - заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
2. Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления - обеспечивается путем максимальной типизации документов, выработки терминологии и условных сокращений;
3. Комплексность унификации - унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения, параметры технических средств;
4. Информативность - включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т. д.;
5. Сокращение числа видов документов - достигается за счет совершенствования методов управления, например, широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
6. Стабильность требований к документам - достигается за счет установления государственных и отраслевых стандартов для использования форм документов в течение длительного времени;
7. Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации - составляются и в надлежащем порядке утверждаются классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, т. е. стандартизированы;
8. Экономичность - достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке.⁴

 

 

3 Правила оформления реквизитов, их состав

Требование идентификации  автора документа достигается за счет оформления на документе таких  реквизитов, как:

1. Государственный герб Российской Федерации;
2. Герб субъекта Российской Федерации;
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. Код организации;
5. Код формы документа;
6. Наименование организации.

Эти реквизиты, как отмечено в разделе 3.5, обязательно указываются  на бланке документа. Если документ создается  не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся  в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы  организации (внутренние документы), также  обязательно указание автора, т. е. наименование организации, ее структурного подразделения.

Для придания документу юридической  силы существенное значение имеют наряду с реквизитами, идентифицирующими  автора документа, и другие реквизиты.⁵

Наименование вида документа (реквизит 10) должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к нему может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения, для актов и протоколов - дата события, заседания. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Делопроизводственная служба обязана следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа «задним числом», равно как и издание документа с «опережением», например следующим днем, приводит, во-первых, к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Во-вторых, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

Регистрационный номер документа (реквизиты 12, 13), (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден). Делопроизводственная служба, проводя регистрацию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.⁶

Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.

Подпись (реквизит 22). Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным нормативно-правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

В крупных организациях право  подписи может быть предоставлено  руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации. Делопроизводственная служба обязана знать состав должностных  лиц, которым предоставлено право  подписи документов, и их личные подписи. Контроль правильности подписания документов - одна из ее обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны  исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят  за пределы его прав и компетенции.⁷

Гриф согласования документа (реквизит 23). Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово «СОГЛАСОВАНО», должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.⁸