Основные требования к документам

Обычные служебные письма, не связанные с финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

Оттиск печати проставляется таким  образом, чтобы он захватывал часть  наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

В каждой организации составляется перечень документов, на которых проставляется  гербовая или круглая печать.

Ответственного за хранение и место  хранения печати определяет руководитель фирмы.

17. Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем  проставляется отметка, фиксирующая  факт и время приема его в данной организации специальным штемпельным  аппаратом или вручную резиновым  штемпелем. Она располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящие номера. Например:

ОАО «Испат-Кармет» ЦЗЛ

Дата 12.09.2003-10-12

Вх № 012

Дата получения документа является важным поисковым признаком с началом отсчета срока его исполнения. С этого числа документ считается в работе организации, и она отвечает за полученный документ. Входящий в регистрационный номер может использоваться для поиска документа в делопроизводстве и для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Допускается отметку о поступлении  документа в организацию проставлять в виде штампа.

18. Резолюция

После первичной обработки и  регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст документа» на первом листе документа.

Реквизит «Резолюция» должен включать:

• Фамилию, имя, отчество исполнителя (кому поручается исполнение);
• Содержание поручения (конкретные действия);
• Срок исполнения;
• Личную подпись руководителя и дату подписания.

Следует иметь в виду, если в  резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение  вопроса (например, «Выделить материальную помощь», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия, инициалы исполнителя, что поручается – характер  и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Габдуллину К.Т.Выясните наличие лакокрасочных материалов

На складе № 3 к 20.10.2003

Личная подпись

05.10.2003

Если срок исполнения документа  является типовым или он указан в  тексте самого документа, то не требуется  его специального указания, а руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

Аманжолову Н.Т.

Мельниченко Л.И.

Организуйте встречу к указанному сроку

Личная подпись

14.09.2003

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении, что делать весьма нежелательно, так как возможна потеря резолюции или ее замена.