Основные требования к документам

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ,

ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

 

1. Формат бумаги.

1.1. Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), печатают на стандартных форматах  бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60.

2. Оформление полей.

2.1. Левое поле листа – 30мм.

2.2. Правое поле – не менее 10мм.

2.3. Верхнее поле – 20мм.

2.4. Нижнее поле для формата А4 – не менее 19 мм. Для формата А5 нижнее поле – не менее 16 мм.

2.5. При печатании документа с оборотом размер левого поля должен быть не менее 10 мм, а правого – 30 мм.

Размеры верхнего и нижнего полей  не изменяются.

3.Нумерация страниц.

3.1. В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа (от четвертого положения табулятора) арабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания.

 

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Бланк документа

Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокс), воспроизводить с помощью средств вычислительной техники или проставлять резиновым штемпелем. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный Герб Республики Казахстан, должны изготавливать только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются  следующие виды бланков документа:

• Общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма.
• Бланк письма.
• Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения  и должностного лица создаются в  том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное  должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи отсутствует должность.

Бланки каждого вида документа могут изготавливаться  на основе как углового, так продольного расположения реквизитов.

Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случае, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Бланки документов с  воспроизведением государственного Герба  Республики Казахстан подлежат обязательному  учету, хранятся в сейфах.

2. Дата. ГОСТ 6.38-90 устанавливает два способа оформления дат. Например: 23.04.98 и 23 апреля 1998 г.

Наиболее рационально написание  дат время парами арабских цифр, разделенных точками. До и после точек промежутков не делают. У последней пары цифр точку не ставят.

Первая пара цифр обозначает число  месяца, вторая пара цифр – порядковый номер месяца, третья пара цифр – две последние цифры года.

Если число месяца или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставиться нуль. Например: 03.04.02

Такой способ написания дат облегчает ввод информации в ЭВМ и поиск документов, а также значительно сокращает объем реквизита.

Словесно цифровой способ оформления дат (25 января 2003 года или 25 января 2003 г.) допускается применять в актах, служебных письмах, приказах протоколах, содержащих сведения финансового характера.

3. Индекс (номер). Индекс (номер) документа состоит из следующих частей: индекса (номера) дела по номенклатуре, порядкового регистрационного номера документа, индекса структурного подразделения, разделенных косой чертой и черточкой. Например: 1-21/27-ок, где 1-21 – индекс (номер) дела по номенклатуре; 27 – порядковый регистрационный номер документа; ок – отдел кадров (индекс структурного подразделения).

4. Ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа. Этот реквизит включает предлог «от», печатаемый после индекса входящего документа. Дату в этом реквизите печатают от 2-го положения табулятора. Например

На № 1-21/27  от 17.07.99

Как правило, на типографском бланке для этого реквизита имеется уже готовая форма.

5. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом. Реквизит «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указывается в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом. Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

– наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– должность получателя (в дательном падеже);

– фамилия и инициалы (в дательном  падеже, инициалы пишутся после фамилии);

– почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатают в  правом верхнем углу первого листа  через междустрочный интервал 1, составные части разделяют полутора-двумя  интервалами. Все элементы реквизита «Адресат» размещают с новой строки.

5.1.  Если документ адресуют в учреждения, организации или их структурные подразделения, то наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в единственном числе именительном падеже. Например:

Министерство энергетики и электрификации

Республики Казахстан

 

Техническое управление

5.2. Если документ адресовывается конкретному должностному лицу, то название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном. Например:

Министерство внешней  торговли

Республики Казахстан

 

Руководителю группы по стандартизации

Внешнеторговых документов

 

Юсупову К.Т.

5.3. Если документ адресуют руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Директору Межшкольного учебно-

производственного комбината

 

Щеглевской Н.Н.

5.4. Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам предприятий и руководителям

Организаций общественного  питания 

 

 

5.5. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

Заместителю директора  завода

 

Орынбасарову П.И.

 

114486, Московская обл., г. Владимир,

Ул. Строителей, 64

5.6. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать почтовый адрес. Например:

169160, Российская Федерация,  г. Москва, И-160,

Ул. Победы, д. 15, кв. 26,

 

Матросову В.С.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: почтовый индекс, государство (республика), область, город, номер почтового отделения, улица, номер дома. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Согласно правилам  на почтовых отправлениях (письма, почтовые карточки, бандероли, пакеты и т.п.) адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:

– Наименование адресата (Фамилия, имя, отчество для физических лиц);

– Наименование улицы, номер дома номер квартиры;

– Наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– Название области, края, автономно  почтовых отправлений);

– Почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Например:

Каримову И.П.

Ул. Аблай-хана, д.5, кВ.12,

Г.Шахтинск

Карагандинская область,

Республика Казахстан, 101025

5.7. Если документ содержит несколько адресатов, то каждый из них записывают с новой строки, отделяя каждый из них двумя интервалами. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки. Например:

Главархив Республики Казахстан 

 

480064, г. Алматы, пр. Абая, 39

 

Президенту Государственного акционерно-

строительного концерна «Казахстандорстрой»

 

Насырову А.Г.

 

480091, г. Алматы, пр. Мира, 96

5.8. Каждая составная часть реквизита «Адресат» – наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами, которому адресуют документ, и почтовый адрес организации – пишется с новой строки.

6. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа обязателен в документах, оформляемых на бланках или листах бумаги формата А4. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос, о чем документ. Например:

О порядке проведения переписи

библиотек высших и средних

специальных учебных заведений

6.1  Заголовок к тексту печатает через один интервал. В одной строке заголовка должно быть не более 30 знаков, поэтому объем заголовка занимает несколько строк. Если объем заголовка к тексту превышает более 5 машинописных строк, то его допускается продлевать до границы правого поля документа.

6.2  Точка в конце заголовка не ставится. Каждая строка заголовка должна иметь законченный смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Переносы слов в заголовках не допускаются.

6.3  Заголовок отделяют от текста расстоянием в три свободных строки и расстоянием в две свободных строки от предыдущего реквизита (до заголовка).

7.  Текст документа. Текст является основным, главным реквизитом документа. Текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Ariel или Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.

На пишущей машинке текст  документа на бланке А4 печатают его через 1.5 межстрочных интервала. Через 1 межстрочный интервал можно печатать документы на формате А5.

7.1. Первую строку каждого абзаца текста печатают с абзацного отступа (красной строки).

7.2. Текст документа допускается подразделить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает в себя все номера составных частей более высоких ступеней деления (ГОСТ 1.5-85).

Номер раздела состоит из одного числа 1, 2, 3 и т.д. Номер подраздела составляется из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой: 1.1., 1.2., 1.3., и т.д. Номер пункта – их номера раздела, номера подраздела и номера пункта, разделенных точкой: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., и т.д. При более мелком делении сохраняется тот же принцип нумерации. Например:

1. Раздел (Глава).

1.1. Подраздел (пункт).

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Подпункт.

8. Отметка о наличии приложения. Приложения печатают при том же интервале, что и текст документа. Слово «Приложение» печатают строчными буквами (кроме первой) в единственном числе. После слова «Приложение» ставят двоеточие.

8.1. Если документ имеет приложение, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз.

8.2. Если документ имеет несколько приложений, которые не названы в тексте, то их наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и число их экземпляров, например:

Приложение:

Справка о согласовании проекта стандарта «Документация внешнеторговая. Формуляр-образец» на 5 л в 1 экз. Отзыв по проекту стандартна на 3 л в 1 экз.

8.3. Если к документу прилагается документ, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Постановление  кабинета Министров Республики Казахстан от 30.06.92 г

№ 562 на 42 л в 1 экз.

9. Название вида документа. Печатают прописными буквами.