Основные правила организации документооборота в учреждении

После снятия документа  с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и  переставляется в справочную, так  как теперь она содержит более  полные сведения о документе (ход  и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

12.3. Автоматизированные  системы контроля  за исполнением  документов

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа  на контроль происходит автоматически  при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом @. Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении  текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой  фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной  почты, предупреждение исполнителю  о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер  исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы  позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет  просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и  таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется  сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых  в автоматическом режиме. Это могут  быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);
• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);
• справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);
• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);
• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);
• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);
• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.

Для получения  определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет  выводится на экран компьютера и  при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме: 

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.

Аналогично могут  формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке  документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Пример формы  справки о документах за исполнителями: 

Отчет об общем  количестве документов за исполнителями: 

Название  подразделения 
с 00.00.0000 по 0.00.0000 

Эти данные могут  помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и  настройке системы рекомендуется  предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные  формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности  работы сотрудников и используются при определении степени материального  поощрения всех работников сферы  управления. Использование, автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии - только 0,054^[9] ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют  интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации^[10].

Четко налаженный контроль исполнения является средством  повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы  в офисе, условием понимания, что  каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.

Автоматизированный  контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной  программы автоматизации документооборота. 

Контрольные вопросы

1. Какое место  занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?
2. Что такое сроковый контроль?
3. Какие процедуры составляют технологию ведения срокового контроля?
4. Что такое текущий контроль?
5. Что такое предупредительный контроль?
6. Что понимается под итоговым контролем?
7. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?
8. Как строится и ведется сроковая картотека?
9. В чем преимущество автоматизированной системы контроля за исполнением документов?
10. Какие виды отчетных документов по контролю могут быть построены в автоматизированном режиме?

[1] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998, с.3. 
[2] Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. - 1996. - № 1(3), с.48. 
[3] Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999. 
[4] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65 
[5] Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. 
[6] Алексенцев А. И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело.- 1999. - № 3, с. 30. 
[7] Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2), с. 58-65. 
[8] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48. 
[9] Здесь и далее даны нормы времени по документу: «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены постановлением Министерства труда № 152 от 10.09.93». - М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1993, с. 44. 
[10] Там ж е, с. 52.