Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

— текст документа;

— отметка о  наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

— отметка о  заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении  его в дело;

— отметка о  поступлении документа в организацию;

— идентификатор  электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует  считать типовым, поскольку набор  их при подготовке документов одного и того же наименования в различных  управленческих ситуациях может  быть различным.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с  электронными (машиночитаемыми) документами  следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат). 

IV. Схемы расположения  реквизитов ОРД 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита - текста документа. 

Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка 

Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка 

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты  в границах зон, очерченных штриховыми линиями2. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования свидетельствует о нежелательности  перемещения границ некоторых реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого  их размещения в пределах разумного  отклонения от размеров, предусмотренных  стандартом (± 2 мм).

Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем  документа является часть площади  формата, предназначенная для полей  документа и закрепления его  в средствах хранения. Поле для  размещения углового штампа располагается  в левом верхнем углу формата  или в верхней его части  при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади  формата составляет рабочее поле документа.

На служебном  поле документа размещаются реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата  могут размещаться символические  знаки («уголки», «крестики», отрезки  прямой линии), которые служат ориентирами  при оформлении документов, указывают  начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий  под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками. 

V. Бланки документов 

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с  нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых тонов  достаточной прочности. Разрешенные  согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.

Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизводят с  помощью средств вычислительной техники непосредственно при  изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации  с изображением Государственного герба  Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок  изготовления, учета и хранения которых  приведен ниже.

Бланки ОРД  проектируют в соответствии с  расположением и границами зон  реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для  оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют  утверждения, поскольку гриф утверждения  тоже располагается в правом верхнем  углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк  используют для изготовления любых  документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или  должностное лицо имеют право  подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что  в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются  на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в  организации находит применение большое количество документов данного  вида. Общий бланк при этом дополняется  реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости  от учредительных документов организации  указанные виды бланков включают:

общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости  ограничительные отметки для  обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного  вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости  ограничительные отметки для  границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков  соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита 08. 

Центрированный  вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа). 

 

Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение  постоянных реквизитов, предусмотренных  ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева. 

 

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя  документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским  языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию  и хранению гербовых бланков оговаривает  постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей  и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

При изготовлении бланков типографским способом размеры  шрифтов выбирают в зависимости  от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов  документов. При этом следует соблюдать  следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и  компьютерного текста. Допускается  реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует  печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости  получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

Заключение 

В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное  целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в  системе управления реализуются  посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем  информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ выступает  одновременно и как предмет труда  управленческого работника, и как  его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет  юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его  оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).