Определение должностного состава и штатной  численности службы ДОУ.

     При определении должностного состава  работников следует руководствоваться  Общероссийским классификатором профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

     Для определения численности персонала  службы ДОУ используются нормативные  документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

     1. Межотраслевые укрупненные нормы  времени на работы по документационному  обеспечению управления.

     2. Нормативы времени на работы  по совершенствованию документационного  обеспечения управления министерств,  ведомств, предприятий и организаций.

     3. Нормы времени на работы по  автоматизированной архивной технологии  и документационному обеспечению  органов управления.

     4. Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти. (12, с.163)

     Как правило, определение численности  подразделения не входит в обязанности  самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

     Разработка  положения о службе ДОУ и должностных  инструкций работников.

     Важная  задача в организации службы ДОУ  – это разработка положения о  службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем  самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

     Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

     Государственная система документационного обеспечения  управления содержит примерное положение  о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

     Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие  разделы:

     1. Общие положения.

     2. Цели и задачи службы ДОУ.

     3. Функции службы ДОУ.

     4. Права и ответственность службы ДОУ.

     5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

     Рекомендательный  характер ГСДОУ предполагает возможность  внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

     Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п. 
 
 

Глава 2. Анализ структуры и функций службы делопроизводства на примере ООО Сеть аптек «Живая капля»

2.1. Анализ структуры и функций службы делопроизводства

    На  фармацевтическом рынке ООО Сеть аптек «Живая капля» успешно работает с 2002 года и занимается оптовой и розничной торговлей лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения на территории всей России. Общество с ограниченной ответственностью Сеть аптек «Живая капля», в дальнейшем именуемое «Общество», создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», действующим законодательством РФ.

     Сеть  аптек состоит из 10 аптек, расположенных в каждом районе города. Отдел продаж охватил большую часть лечебно-профилактических учреждений, аптек по городу Челябинск. Тендерный отдел продаж представляет компанию в конкурсных торгах. 

     Предприятие осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды фармацевтической деятельности:

1. Закуп, хранение, контроль качества на разрешенных законом условиях лекарственных средств, субстанций, изделий медицинского назначения, фармацевтической продукции, готовых гомеопатических средств, лекарственного растительного сырья в заводской упаковке, предметов ухода за больными, изделий медицинской техники и расходных материалов к ней, медицинской техники профилактического назначения, диагностических средств, лечебно-профилактического белья, чулочных изделий, бандажей, предметов ухода за детьми, аптечек первой медицинской помощи и других, дезинфицирующих средств, предметов личной гигиены, оптики (готовых очков, средств по уходу за очками и других), минеральных вод - (натуральных и искусственных), лечебного, детского, диетического питания, пищевые добавки лечебного и профилактического назначения и др.), косметическую и парфюмерную продукцию, средств измерения.
2. Закуп,   хранение,   учет,   контроль   качества   лекарственных   средств, включенных в списки Постоянного Комитета по контролю за наркотиками МЗ РФ, списки «А» и «Б».
3. Деятельность,    связанная    с    оборотом    наркотических    средств    и психотропных веществ, внесенных в список II, утвержденный постановлением Правительства РФ от 30.06.1998г. №681: приобретение, перевозка, хранение, изготовление, отпуск наркотических средств и психотропных веществ.
4. Деятельность, связанная с оборотом психотропных веществ, внесенных в список III, утвержденных постановлением Правительства РФ от 30.06.1998г. №681: приобретение, перевозка, хранение, отпуск психотропных веществ.
5. Реализацию населению лекарственных средств (в том  числе гомеопатических) по рецептам и без рецептов врача, учреждениям здравоохранения по требованиям и заявкам.
6. Изготовление лекарственных средств по рецептам врачей и требованиям учреждений    здравоохранения,   изготовление   внутриаптечной    заготовки    в соответствии с утвержденными прописями, фасовку лекарственных средств и лекарственного растительного сырья с последующей их реализацией.
7. Предоставление населению необходимой информации по надлежащему использованию и   хранению лекарственных препаратов в домашних условиях: оказание   консультативной   помощи   в   целях   обеспечения   ответственного самолечения;
8. Предоставление медицинским работникам учреждений здравоохранения, просвещения, социального обеспечения  и др.  необходимой  информации  об имеющихся в    аптеке    лекарственных    препаратах,    а    также    об    новых лекарственных препаратах;
9. Оказание первой медицинской помощи;
10. Оказание    консультативной     помощи     в    целях    обеспечения ответственного самолечения.

     Основной  задачей предприятий является наиболее полное обеспечение спроса населения  высококачественной продукцией. Темпы  роста производства продукции, повышение ее качества влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия.

     Организационная структура управления выглядит следующим образом.

     Рисунок 1 – Организационная структура  управления 

     Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

     Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

     Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

1. общие положения;
2. организационное единство;
3. регламент деятельности;
4. финансово - материальная база;
5. отчетная и ревизионная деятельность;
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных  предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. название вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.

     В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

     На  основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и  должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права;
4. ответственность.

     Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

     Положения разрабатываются по указанию руководителей  предприятия, по инициативе руководителей  структурных подразделений. Исполнитель  составляет проект положения. Положение  подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

     Штатное расписание - один из основных видов  организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

     Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с  главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.