ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ЧЕЛЯБИНСКАЯ  ГОСУДАРСВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ» 

Институт  документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

По курсу: «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ» 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ  
 
 
 
 
 
 

                                                              Выполнила: студентка 3 курса

ИДК, гр. 803 Слукина Ю.А.

Руководитель: Баштанар И.М.

                                                                     Рецензент:   
 
 
 
 

Челябинск, 2011 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 

     От  правильной организации службы ДОУ  во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении  ревизии  проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).

     Цель  данной работы – изучить особенности  организации службы ДОУ на примере конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     - исследовать теоретические аспекты создания службы делопроизводства;

     - рассмотреть организацию службы документационного обеспечения;

     - провести анализ структуры и функций службы делопроизводства на примере ООО Сеть аптек «Живая капля»;

     - разработать  рекомендации по совершенствованию работы секретаря в ООО Сеть аптек «Живая капля».

     Объект исследования - ООО Сеть аптек «Живая капля», предмет – механизм создания службы документационного обеспечения управления.

     При написании курсовой работы был использован  широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две категории. К первой категории изданий относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения. Во вторую категорию следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам организации, должностного состава службы ДОУ, условий и охраны труда. Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативных правовых актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Анализ структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

     Работа  имеет следующую структуру: введение, основная часть (« главы), заключение, список литературы.

 

Глава 1.Теоретические аспекты создания службы делопроизводства

1. Документ  как система

 

     Документ  — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность — это задача, которая  решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение). (4, с.79)

     Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

     Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными  подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

     Изучение  документа как системы состоит  в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

     При системном подходе изучаемый  документ рассматривается как часть  более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

     Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее существенные из них  следующие:

     1.    Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

     Документ  как целостная система состоит  из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь).

     Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным: признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. 

     Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

     2.    Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

     3.    Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. (15, с.194)

     Всякий  документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным  расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

     Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

     Набор перечисленных свойств документа  — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее  обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

     Определение признаков и свойств документа  только начато в документоведении и  требует дальнейшего уточнения  как их номенклатуры, так и содержательного  наполнения.

     К отличительным признакам документа относятся:

     1.   Наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

     2.    Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

     3.    Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

     4.    Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).(27, с.16)

     Как и всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции.

     Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ — полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.