В идеале же она должна охватывать все  рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В  этом случае при минимизации трудозатрат  делопроизводственного персонала  обеспечивается полный контроль над  документационной деятельностью организации  в реальном масштабе времени.

     Вывод: в настоящее время идет активное внедрение электронного документооборота. Многие компании создают программные продукты, предназначенные как для создания, так и для работы с базами и банками данных. При этом процесс регистрации документов упрощается и становится более быстрым.  
 
 
 

Глава 5

Организация справочно-информационной работы

      Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области  информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного  аппарата), в которой регистрационные  карточки расположены по определенной системе.

      Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой  момент на два вопроса: первый –  в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится  искомый документ, второй – в  каком документе (в каких документах) находится информация по нужному  вопросу.

      Информационно-справочная работа может быть построена как  традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

      Справочные  картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

      Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

      Справочная  картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные  документы, во вторую – на исполненные.

      По  мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

      Использование цветных индикаторов позволяет  проводить классификацию справочного  массива и облегчает поиск  нужной информации, повышает оперативность  поиска.

      Справочные  карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством  делами и документами.

      Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. [3]

      Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным  и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

      При необходимости получения информации по конкретному документу на экран  выводится, а затем распечатывается  соответствующая регистрационная  форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран  в табличной форме, а также  при необходимости распечатываются.

      Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится  документ и в какое дело данный документ подшит.

      В настоящее время получают все  большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется  файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить  поиск не только по реквизитам регистрационной  карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

          Вывод: одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Глава 6

Контроль  за сроками исполнения документов

       Контроль  за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

       Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

       Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

       Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

       Что касается итогового контроля, то к  нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или  по организации в целом.

      Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

- типовым  (типовые сроки исполнения установлены  для определенных, наиболее часто  создаваемых документов указами  Президента РФ, законами РФ, правительственными  нормативными актами (например, для  передачи документов постоянного  хранения из ведомственных органов  в государственные и др.), а  также ведомственными по законными  актами (например, для предоставления  статистической и финансовой  отчетности, для предъявления претензий  по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения  указывается в тексте документа  или устанавливается резолюцией  руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует  в составе типовых или отличается  от установленного автором). При  установлении срока исполнения  учитываются практические возможности  учреждения (наличие оргтехники, количество  работников и др.), а также содержание  документа. [9]

      Срок  исполнения входящего документа  исчисляется с момента поступления  его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его  до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается  на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или  «Контроль». После исполнения документ снимается с  контроля. Право сделать  это имеет только то должностное  лицо, которое поставило его на контроль.

          Вывод: контроль за сроками исполнения документов осуществляется жестко, но неоднозначно. Для разных документов существуют разные сроки исполнения. Документы, подлежащие постановки на контроль, строго учтены.

Заключение

     Как видно из вышеизложенного, автоматизация  процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции  в единые интегрированные программные  комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам  максимально короткие сроки.

     И между тем основы информационного  обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку  любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при  неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа  вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

         Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.

          В результате проведенного курсового  исследования были получены ответы  на поставленные задачи в начале  работы:

        1. Особенности регистрации документов в организации:

1. Основной принцип регистрации – однократность. 
2. Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. 
3. Составные части индекса документа располагаются в определенной последовательности.

          В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная .

         2. При рассмотрении справочно  - информационной работы  был сделан  вывод, что справочно-информационная  работа – это одна из важнейших  стадий в организации работы  с документами. В настоящее  время с развитием технологий  появляются новые способы справочно-информационной  работы. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

        3. В ходе анализа контроля за  исполнением документов было  выявлено, что этот процесс довольно  сложный и проводится в несколько  этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Кроме того в течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа.  
 

Список  использованных источников и литературы

Источники

1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
2. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» 
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по            делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003.
6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.