Входящие  и создаваемые документы регистрируются отдельно.

      Если  организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих  факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс  регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться  индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. 

        Вывод: регистрация должна осуществляться строго по установленным правилам и с обязательным соблюдением всех реквизитов. При этом следует руководствоваться такими документами как: Инструкция по делопроизводству организации,  ГОСТ Р 6.30-2003, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2009 г. и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3

Индексация  документов

               Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное  лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый  регистрационный номер.

               Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер  дела по номенклатуре дел;

156 - порядковый  регистрационный номер. [5]

                При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила: расположение составных частей индекса должно быть постоянным; система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

           Исключения составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов. Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года .

Вывод: индексация – один из главных этапов при регистрации документов. Каждый документ должен иметь собственный номер, иначе регистрация невозможна.

Глава 4

Формы автоматизации регистрации  документов

       В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

       Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

       Ко  второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены  функции управления документами  на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с  возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и  сопровождающих резолюций. В готовых  системах одного класса могут встречаться  функции другого класса.

       Из  важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

       - программная платформа (система,  обеспечивающая хранение и поиск  документов, а также система обмена  сообщениями). В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

       - поддержка распределенной обработки  информации;

       - возможности масштабирования (набор  поддерживаемых платформ; максимальное  число пользователей; число уровней  вложенности структур);

       - открытость архитектуры и возможность  интеграции с другими приложениями;

       - широкий выбор типов документов, с которыми работает система  (форматы документов; поддержка работы  с составными документами и  несколькими версиями документа;  связи документов (один документ  может быть ответом на другой  или может быть порожден при  исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных  и обычных (бумажных) документов);

       - возможность коллективной работы  группы исполнителей над одним  (или несколькими) документами;

       - возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации  маршрутов);

       - возможности контроля за прохождением  документов;

       - наличие системы оповещения должностных  лиц; 

       - возможность настройки системы  под нужды конкретного заказчика  (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

       - наличие средств регламентации  доступа и криптозащиты;

       - наличие средств оповещения о  нарушениях в регламенте прохождения  документов;

       - ориентированность на отечественную  концепцию документооборота.[1]

       С точки зрения системы автоматизации  регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

       Компьютерная  регистрация документов позволяет:

       - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

       - организовать децентрализованную (на  рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

       - организовать на основе базы  данных информационно-справочную работу;

       - организовать эффективный контроль  за исполнением документов.

       Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации. [14]

     После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую  резолюцию. Автор резолюции и  ее текст также заносятся в  электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

       С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

       Процесс регистрации позволяет создать  базу данных о документах и тем  самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

       Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

       При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

       Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое, дело данный документ подшит.

       В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

       Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

       Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

     При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах принципиально  не способны решить проблему автоматизации  документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

     Принципиальным  решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих  местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации.

     Для организации такой работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и  документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение  по сети и работу с электронными документами. 
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.