Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

§ 2.3. Работа с исходящими и входящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  в ООО «Строитель» включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование  проекта, его визирование  в необходимых  случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный  проект документа  представляется менеджеру  по персоналу для  проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку менеджеру по персоналу. Отправляемые документы  сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта  документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако  некоторые виды внутренних документов могут  иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Докладные записки на имя  руководителя организации, справки и другие внутренние документы  после рассмотрения должностным лицом передаются подшиваются в соответствующие дела.

Документопоток  входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;

документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную  документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников  и прочих организаций, обменивающихся информацией  для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы  и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются  следующие операции:

1. прием входящих документов;

2. первоначальная обработка; 

3. предварительное  рассмотрение и  распределение; 

4. регистрация; 

5. рассмотрение документов  руководством;

6. исполнение резолюций; 

7. отправка ответных  документов.

Прием входящей корреспонденции  осуществляется в  организации менеджером по персоналу.

Вся корреспонденция, поступающая  в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку  в отделе кадров.

Первоначальная  обработка входящей документации имеет  своей задачей  проверить правильность доставки и целостность  вложений, учесть поступившие  документы и подготовить  их к передаче по назначению. Проверяется  целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На  всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

Все документы, регистрируемые и нерегистрируемые, поступают в отдел  кадров т. к. в ООО  «Строитель» всю  первоначальную обработку  входящей документации производит менеджер по персоналу.

В настоящее время  организация получает документы не только по почте, но и принятые по факсу (факсимильное сообщение), электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Электронный справочник Управление // Делопроизводство. - 2005.

Предварительное рассмотрение поступивших  документов также  производится менеджером по персоналу, с главной  целью - отобрать документы  в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Результаты  рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель  организации, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Резолюция руководителя на документе  должна быть отражена в регистрационных  карточках. Для контрольной  службы резолюция  может явиться  основанием взятия исполнения документа на контроль.

Исполнение  резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при  необходимости фиксируется  на оборотной стороне  регистрационной  карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного  документа на подпись  к нему следует  прилагать материалы, на основании которых  он готовился. Это  облегчает работу руководителя, позволяет  избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет менеджер по персоналу.

§ 2.4. Формирование дел  в организации

После завершения работы с  документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

Дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или  участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное  распределение документов в дела - главная  задача отдела кадров ООО «Строитель». Это позволяет  не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е. как сформированы дела.

Формирование  дел - это группирование  исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов внутри дела.

В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа. Электронный справочник Управление // Делопроизводство. - 2005.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ООО «Строитель», в которых за делопроизводство отвечает один работник - менеджер по персоналу.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива организации:

- в дело помещаются  документы, которые  по своему содержанию  соответствуют заголовку  дела;

- документы постоянного  и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается  по одному экземпляру  каждого документа.  При этом запрещается  группировать в  дела черновики  и дублетные экземпляры  документов (за исключением  особо ценных), а  также документы,  подлежащие возврату;

- приложения и дополнительные  материалы, независимо  от даты их утверждения  или составления,  присоединяются к  документам, к которым  они относятся.  Однако приложения, имеющие большой  объем, группируются  в самостоятельное  дело, о чем в  документе делается отметка;

- в дело группируются  документы одного  календарного года. Электронный справочник  Управление // Делопроизводство. - 2005.

Исключение  составляют:

- переходящие дела (содержат  документы по вопросам, решение которых  переносится на  следующий календарный год);

- дела с документами  выборных органов  и их постоянных  комиссий (формируются  за период их  созыва);

- в дела должны  помещаться только  исполненные документы,  неисполненные подшивать  запрещается;

- дела, по которым  распределяются документы,  должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если  в течение года появляются новые  документы, не предусмотренные  номенклатурой дел, из них формируют  самостоятельное  дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным  номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела.

Документы дела должны располагаться  в определенном порядке  так, чтобы по своему содержанию они последовательно  освещали те или иные вопросы.

Расположение  в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

С хронологическим  расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По  номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

При алфавитном порядке  документы систематизируют  по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов  и т.д.

Нужно иметь в виду, что  в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют  свою специфику систематизации.

Распорядительные  документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к  ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу  группируются в дела в соответствии с  установленными сроками  хранения. При больших  объемах документов приказы по личному  составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдельные дела.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом  порядке и по номерам.

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.