Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

5. Яновская Ю.М. Перспективы  развития службы  персонала. Автор  работы обращает  внимание на то, что, несмотря на дебаты в деловых кругах о необходимости (или ненужности) службы управления персоналом, многие исследователи в области управления персоналом тем не менее считают, что в условиях жестокой конкуренции на современном рынке служба управления персоналом нужна как никогда прежде. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом . - 2004. - №8. - С. 79.

Основное  внимание в учебных  пособиях уделено  подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу. Так например:

В справочном пособии  Андреевой В.И. «Делопроизводство» содержится информацию о документировании деятельности современной  организации и  работе с документами  в соответствии с  требованиями действующих  законодательных  актов и нормативно-методических материалов. Андреева В.И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. //М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

Учебное пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство»  основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных организациях. Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативных документов этой области. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М . Новосибирск. 2000.

В учебнике Демина Ю.М. «Делопроизводство» излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента  их возникновения  вплоть до передачи в архив или  уничтожения. Демин  Ю.М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов //СПб.: Питер, 2003-220 с.

Дипломная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и  литературы, приложения.

В первой главе дипломной  работы рассмотрена  организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель».

Во  второй главе рассматривается документирование кадровой деятельности.

Третья  глава посвящена  направлению и  методам усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель».

1. Организация работы  современной кадровой  службы ООО «Строитель»

Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений// Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С. 59

Организация предприятия начинается с составления  положения, в котором  перечисляются задачи, функции, права и  обязанности.

В ООО «Строитель»  существует положение  об отделе кадров, которое  состоит из следующих  разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

2. «Задачи»

Раздел  содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок  разработки и утверждения  структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены  функциональные обязанности  в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов  комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода и увольнения  работников в соответствии  с трудовым законодательством; 

- учет личного состава  предприятия; 

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- изучение движения  кадров, анализ текучести  кадров, разработка  мероприятий по  ее устранению;

- анализ состава,  деловых качеств  специалистов предприятия  с целью их рационального  использования; 

- создание условий  для повышения  образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки  и использованию  рабочих; 

- подготовка и систематизация  материалов для  аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

- принятие мер по  трудоустройству  высвобождаемых работников;

- осуществления контроля  и инструктажа  работника отдела  кадров;

- организация контроля  за состоянием  трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности  по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения  с другими подразделениями  предприятия»

Раздел  содержит перечень документов, которые поступают  в отдел кадров, и документов, которые  направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

От  бухгалтерии отдел  кадров получает штатное  расписание, расчеты  потребности в  рабочей силе, справки  о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел  кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права»

В этом разделе указаны  основные полномочия, которыми наделен  отдел кадров, в  частности:

- право принимать  работников предприятия  по вопросам приема, перемещения и  увольнения;

- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена  ответственность  менеджера по персоналу  за выполнение возложенных  на отдел функций  и ответственность  работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» № 5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

§ 1.1. Краткая история  ООО «Строитель»

Полное  фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Строитель». Общество было создано 20.03. 2002г., и функционирует в соответствии с гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами.

ООО «Строитель» занимается строительством частных деревянных домов, бань, которые собираются из оцилиндрованного бревна или клееного бруса. С этого года, организация взялась за строительство коттеджей из кирпича. В основном строительство домов ведется в Сысертском районе, г. Каменске-Уральском и Каменском районе. ООО «Строитель» также выполняет кровельные работы из натуральной черепицы и металлочерепицы.

Правовое  положение Общества регламентируется законодательством  РФ и Уставом.

Общество  имеет круглую  печать со своим наименованием  и указанием места  нахождения Общества, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак и другие средства идентификации Общества.

Общество  в соответствии с  законодательством  вправе открывать  расчетные и иные счета в банках, в том числе за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество  обязано обеспечить своим работникам безопасность условий  труда, и несет  ответственность  за ущерб, причиненный  здоровью и трудоспособности работников.

Целью деятельности Общества является получение  прибыли и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество  самостоятельно планирует  и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию и оказываемые  услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество  в установленном  порядке осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную  торговлю;

проектные, дизайнерские, проектно-сметные, конструкторские и изыскательные работы;

строительство гражданских и  промышленно-производственных зданий и сооружений, ремонтно-строительные работы;

сантехнические, электротехнические, монтажные работы;

производство  строительных материалов;

производство  и реализацию товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

поставку  материалов, сырья  и оборудования, иных товаров промышленного  назначения;

производство, закуп, хранение, переработку, реализацию с/х продукции;

транспортные, авторемонтные и автосервисные услуги;

риэлторскую деятельность;

маркетинговую и посредническую деятельность;

информационную  и консультационную деятельность;

другие  виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Виды  деятельности, подлежащие лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению, осуществляются Обществом после получения в установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или разрешений.

Общество  вправе иметь собственное  автохозяйство, осуществлять перевозку людей и грузов.

Общество  осуществляет в установленном  порядке внешнеэкономическую  деятельность в соответствии с законодательством  РФ и нормами международного права. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Строитель». - С.1-3.

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы

Кадровое  делопроизводство ООО  «Строитель» начиналось с составления  штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы  служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 80

Персонал  организации представлен  его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с  изменением техники, технологии, организации  производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Строитель»  численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО «Строитель» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).