Организация документооборота

     Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

     Все перемещения документа между  структурными подразделениями и  исполнителями осуществляются без  расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

     Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

     При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать  материалы, на основании которых  он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

     3. Прохождение исходящих и внутренних документов

     К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

     Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;
• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
• подписание (утверждение) документа;
• регистрация и отправка документа.

     Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.  
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

     Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

     В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

     Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

     Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

     Однако  некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

     Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

     4. Работа с конфиденциальными документами

     К служебным документам конфиденциального  характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.  
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 2001 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

     Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует  понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

     Работа  по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых  предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником канцелярии.

     Для нормальной работы сотрудников с  конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

• работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
• передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

     Документы конфиденциального характера учитываются  в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

     По  окончании рабочего дня документы  закрытого характера проверяются  и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

     Руководители  подразделений должны обучать своих  подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

     5. Работа с письмами и обращениями граждан

     Работа  с письмами и обращениями граждан  имеет свою специфику и ведется  отдельно от общего делопроизводства.  
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

     Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

     При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

     После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях  законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.  
Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

     Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

     По  установившейся практике заявления  и жалобы, не требующие дополнительного  изучения обстоятельств, разрешаются  не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

     Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

     Отказ в положительном решении вопроса  должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

     Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее  делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить  анализ этой категории документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Управленческая  деятельность в любой организации  основана на переработке поступающих  официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и  видов носителей, а также в  производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вовне ее.

     Это предполагает наличие технологии обработки  и преобразования информации поступающих  документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

     При организации работы с документами  в масштабах офиса необходимо четко представить место и роль каждого должностного лица, регулярно участвующего в этом процессе, и прежде всего секретаря. В том случае, когда идет разговор о секретаре фирмы, он должен рассматриваться как сотрудник, в должностные обязанности которого входит организация самого процесса управления документацией. При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является организация работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.

     Разработка  документооборота постепенно приобретает  черты отдельной дисциплины, она  еще не признана в качестве таковой. Развитие и совершенствование технологий управления данными и системами  заняло двадцать пять лет, поэтому неудивительно, что методы и правила разработки документации находятся еще в  стадии зарождения. 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. Гражданский кодекс РФ - М.: Проспект, 2002.

2. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб.пособие.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2005.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М.-Новосибирск.