Организация документооборота

Министерство  образования и науки

     Красноярского края

     Краевое государственное бюджетное учреждение

     Среднего  профессионального образования

     «Таймырский колледж» 
 
 
 

Контрольная работа

     По  дисциплине «Документационное обеспечение управления». 
 
 
 

                                  Выполнила                   

                                        студентка 4 курса

                                                     заочной формы обучения

                                   специальность 

                                                                   Экономика и бухгалтерский учет

                                 группа Б-41

                                        Курдюкова А.И.

                                                                 Руководитель: Турянская В.В. 
 
 

                                         г.Дудинка, 2011год.

Содержание:

  Введение

  Организация документооборота.

1. Понятие и принципы организации документооборота.
2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
3. Прохождение исходящих и внутренних документов.
4. Работа с конфиденциальными документами.
5. Работа с письмами и обращениями граждан.

Заключение

Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В данной контрольной работе будут  рассматриваться задача организации  документооборота, понятия и принципы организации документооборота, условия работы с нормальной работой сотрудников с конфиденциальными  документами.

          Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив.

          Предмет делопроизводства – организация   документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация  документов, контроль исполнения, справочная  работа, хранение и использование  документов.

          В 90-е годы появились термины – «документационное обеспечение

управления» и  «информационно-документированное  обеспечение управления».

     Организацию делопроизводства условно можно  разделить на две части:

     - документирование- составление и оформление документов;

      - организация работы с документами – получение-отправка, обработка, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

          Развитие  служб документооборота  в России:

- Судебник 1550 г. И Соборное уложение 1649 г.;

- генеральный  регламент 1720 г.;

 - «Табель о рангах» 1722 г.;

- «Учреждения  для управления губерний  Российской империи» 1775 г.;

- «Положение  о письмоводстве и  делопроизводстве  в военном ведомстве»  1911 г.;

- Законодательный  материал – «Полное  собрание законов Российской  империи» и «свод законов Российской империи»;

- Правовые  и нормативные акты  РФ.

Организация документооборота

     1. Понятие и принципы организации документооборота

         Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.  
Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

      
    Основная  задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.  
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).  
    Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

    Учет  объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

     Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному  составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

     Существует  три основные формы организации  работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

                Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

     2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

         Документопоток входящих документов составляют:

• документы вышестоящих организаций, органов власти;
• документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
• документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
• жалобы и заявления граждан.

         В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов;
• первоначальная (экспедиционная) обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• исполнение резолюций;
• отправка ответных документов.

     Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.  
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

     Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

     На  всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку в  виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

     Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

     В процессе первоначальной обработки  документы сортируют по структурным  подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

     Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

     В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

     Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее  время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

     Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

     На  документах, направляемых непосредственно  структурному подразделению или  исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

     При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных  документов и пр. Эти документы  передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

     Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и  другие срочные документы передаются в первую очередь.

     Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

     Результаты  рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

     Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

     С резолюцией документ передается ответственным  исполнителям. Если указано несколько  исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной  работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.