В структурных подразделениях ОАО «Медведь» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.  

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для регистрации  всех категорий входящих, исходящих  и внутренних документов карточная  более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная  карточка, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа  может быть определена в организации (учреждении) и утверждена в инструкции по делопроизводству. 
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. 
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.  
 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ  КАРТОЧКА

лицевая сторона

оборотная сторона

 
На верхнем поле регистрационно-контрольной  карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно  разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я  ячейка соответствует максимальному  числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем  месяце; в 33-й ячейке располагают  карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации  документов является использования  персонального компьютера, который  в заданном режиме устанавливает  промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль  исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ОАО «Медведь» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и  уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного  обеспечения управления ОАО «Медведь». В структурных подразделениях ОАО «Медведь» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «Медведь».

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два  вида срока исполнения документа: типовой  и индивидуальный.  
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный  срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением  документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются  предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

Вывод: Организация  работы с документами - это обеспечение  оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности ОАО  «Медведь» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «Медведь» документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота ОАО «Медведь» можно сделать следующие выводы: от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на предприятии рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

В настоящее  время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также можно сказать, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к переговорам по телефону, а так же личным переговорам. Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «Медведь» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.