Организация документооборота на предприятии

Организация документооборота на предприятии ОАО  «Медведь»

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО «Медведь».

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Документы, поступающие на предприятие проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. 
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «Медведь» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота на ОАО «Медведь» являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Медведь», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «Медведь». Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО Медведь» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных  подразделениях, составляют документооборот  уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
В ОАО «Медведь» существует несколько структурных подразделений, в задачи которых входит обеспечение централизованного документооборота.  
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. 
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО «Медведь», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  
Через канцелярию проходят не все внутренние документы. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Технологические схемы движения входящих, исходящих и внутренних документов.

Входящие  документы:

Документы, поступившие, в ОАО «Медведь» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 ) . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО «Медведь» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в  адрес структурных подразделений. 
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших  документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения  или лица, которым должен быть направлен  этот документ. Отсюда следует, что  при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в  адрес руководителя ОАО «Медведь» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «Медведь» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в  день поступления в ОАО «Медведь». 
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «Медведь» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы 
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился.  
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. 
В ОАО «Медведь» два года назад был установлен порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение стали более оперативными.

Руководитель  ОАО «Медведь» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ОАО «Медведь» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние  документы.

Внутренние документы  готовятся, оформляются в пределах ОАО «Медведь».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает  с маршрутом входящих документов. 
Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом  документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. 
Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки ОАО «Медведь», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности  ОАО «Медведь»в организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении  объема документооборота однократно обязательно  учитываются все документы. Подсчет  входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии  и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем  документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Регистрация документов 
Общие правила регистрации документов в ОАО «Медведь».

Регистрация документа - запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения. Следуя определению, регистрация  документа - это присвоение ему индекса  и проставление его на документе  с последующей записью данных о документе в журнале регистрации  или регистрационной карточке. Целью  регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов. 
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ОАО «Медведь» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАО «Медведь», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАО «Медведь», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации  документов используются следующие  основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с  их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и необходимых условных обозначений  при регистрации, указывающих место  их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный  номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации .

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса  дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный  номер 09-05/10 входящего документа включает:

- 09 - индекс структурного подразделения;

- 05 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 10 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые  присваиваются самостоятельно в  пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный  номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа  в ОАО «Медведь». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Формы регистрации  документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «Медведь» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная.