Организация документаоборота предприятия

 

2.3 Контроль исполнения  документов

 

Контроль исполнения документов - совокупность действий, беспечивающих  своевременное исполнение документов .

 

Организация контроля за исполнением  документов в ОАО «Челны-Холод» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4).

 

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

 

Контроль за исполнением  документов и содержащихся в них  поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных  подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается  на службу документационного обеспечения  управления ОАО «Челны-Холод».

 

В структурных подразделениях ОАО «Челны-Холод» контроль за исполнением  документов осуществляет секретарь  или лицо, ответственное за делопроизводство.

 

Технология контроля состоит  из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения  документа до исполнителя, предварительной  проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов  контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «Челны-Холод».

 

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

 

Существует два вида срока  исполнения документа: типовой и  индивидуальный.

 

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный  нормативно-правовым актом.

 

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

 

Контроль за исполнением  документа начинается с момента  постановки его на контроль. На документе  поставленном, на контроль в соответствии с 

ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка  знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Документ считается исполненным  и снимается с контроля руководителем  после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление  проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в  краткой форме записываются на самом  документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в  контрольно-ревизионной карточке.

 

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения  по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

Вывод: Организация работы с документами - это обеспечение  оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности ОАО  «Челны-Холод» - это в значительной степени непрерывная череда процессов  составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО  «Челны-Холод» документированной информацией.

 

 Заключение

 

Движение документов в  организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом .Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ОАО «Челны-Холод» я пришел к выводу, что от четкости и оперативности  обработки и движения документа  зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

 

В настоящее время наличие  успешно действующей системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его  руководства. Это означает полную управляемость  подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и  дисциплинированность.

 

Также я пришел к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана  с быстротой прохождения и  обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее  достигается за счет обращения в  ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также  более четкое распределение функций  между структурными подразделениями  ОАО «Челны-Холод» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

 

 

 

                                                      Список использованной литературы

 

 

 

1. Демидова А. К., Смирнов  Э. Л. Русская коммерческая  корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

2. Денисов В. Word 97 c самого  начала. - СПб: Питер, 1997.

3. Иритикова В. С. Приказ  по личному составу//Секретарское  дело. - 1997. - № 1 - С. 20-27

4. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство  (документационное обеспечение управления)»  - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

5. Машинопись и основы  делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева  и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 1999.

6. Самыкина И. В. «Практическое  руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995

7. Стенюков М. В. Документы.  Делопроизводство: Практическое пособие  по документационному обеспечению  деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

8. Стенюков М .В.Практическое  пособие по документационному  обеспечению деятельности предприятия  М.:2004

9. Типовая инструкция по  делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти ,утверждённая  приказом Федеральной архивной  службы Росси от 27.11.2000 №68

10. Справочная правовая  система «Консультант Плюс»

11. Федеральный закон Российской  Федерации «Об информации , информатизации  и защите информации» от 20.02.1995 №24 - ФЗ (в редакции от 10.01.2003