Организация документаоборота предприятия

 

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений ОАО «Челны-Холод» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также  проходят внутренние документы, порождающие  исходящие документы.

 

2.1 Схема движения и  технология обработки документов  на ОАО «Челны-Холод»

 

Входящие документы:

 

Документы, поступившие, в  ОАО ОАО «Челны-Холод» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 ) . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы  с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО «Челны-Холод»обязательно  составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

 

Регистрируемые документы  делятся на два потока:

 

1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

 

2.Документы в адрес  структурных подразделений.

 

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго  потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации  все выше указанные документы  поступают в канцелярию.

 

Помощники руководителя или  работник канцелярии производят предварительное  рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение  документов, не требующих обязательного  рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым  должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном  рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «Челны-Холод» и в структурные подразделения  организации. Руководству ОАО «Челны-Холод» передаются документы вышестоящих  органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим  вопросам деятельности организации (учреждения).

 

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений  организации (учреждения) или непосредственно  исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем  граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

 

Документы передаются руководству  или исполнителям в день поступления  на ОАО «Челны-Холод».

 

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО  «Челны-Холод» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются  несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и  передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа  составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Приложение 2)

 В соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003, если документ  проходит согласование с другой  организацией, не автором документа,  то согласование оформляется  реквизитом "грифом согласования  документа". Документ, проходящий  согласование внутри организации  (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

 

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись  руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

 

К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.

 

Целесообразно на ОАО «Челны-Холод» установить порядок, при котором  право подписания документов имеют  не только руководитель ОАО «Челны-Холод», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

 

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

 

Руководитель ОАО «Челны-Холод» в праве внести изменения и  дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

 

После подписания руководителем  двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его  рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации  документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и  сортировка их по корреспондентам. На ОАО «Челны-Холод» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

 

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

 

Внутренние документы.

 

Внутренние документы  готовятся, оформляются в пределах ОАО «Челны-Холод».

 

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих  документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом  входящих документов.

 

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов  документов.

 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

 

Учет объема документооборота организуется для установления:

 

- загрузки ОАО «Челны-Холод», его подразделений и службы  документационного обеспечения  управления;

 

- потребности ОАО «Челны-Холод»  организационной и электронно-вычислительной  технике.

 

 При определении объема  документооборота однократно обязательно  учитываются все документы. Подсчет  входящих, исходящих и внутренних  документов ведется раздельно.  Отдельно учитываются машинописные  копии и копии, изготовленные  средствами оперативного размножения.  Общий объем документооборота  выражается дробью, числитель - количество  основных документов, знаменатель  - количество копий.

 

2.2 Регистрация документов

 

Общие правила регистрации  документов на ОАО «Набережночелнинский комбинат хлебопродуктов».

 

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения. Следуя определению, регистрация  документа - это присвоение ему индекса  и проставление его на документе  с последующей записью данных о документе в журнале регистрации  или регистрационной карточке. Целью  регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов.

 

Основным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

 

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние документы - в день подписания.

 

 Регистрации подлежат  документы, требующие учета, исполнения  и использования в справочных  целях. В инструкции по делопроизводству  ОАО «Челны-Холод» в приложении  представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой  документационного обеспечения.  Перечень утверждается руководителем  ОАО «Челны-Холод», если он включает  нерегистрируемую документацию  всего ОАО «Челны-Холод», или руководителем  того структурного подразделения,  на документы которого перечень  распространяется.

 

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений  с их условными обозначениями; номенклатура дел.

 

Индексация документов в  делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и необходимых условных обозначений  при регистрации, указывающих место  их исполнения (составления) и хранения.

 

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации .

 

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как  правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный  номер 06-10/96 входящего документа  включает:

 

- 06 - индекс структурного  подразделения;

 

- 10 - номер соответствующего  дела по номенклатуре;

 

- 96 - индивидуальный порядковый  номер входящего документа, присвоенный  ему при регистрации.

 

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые  присваиваются самостоятельно в  пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб  граждан могут быть дополнены  первой буквой фамилии автора документа.

 

 На всех входящих  документах проставляется регистрационный  номер документа, фиксирующий  факт и время поступления документа  на ОАО «Набережночелнинский  комбинат хлебопродуктов». Место  проставления штампа определено  ГОСТ 

 

Р 6.30 - 2003

 

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

 

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «Челны-Холод» используют три  формы регистрации документов: журналы  и карточки, и третья форма регистрации,с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 3).

 

Схема № 3 Организация контроля исполнения

 

документооборот делопроизводство регистрация контроль

 

В структурных подразделениях ОАО «Челны-Холод» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

 

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ  ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Индекс документа  

Дата отправки документа 

Адресат документа 

Краткое содержание документа (заголовок)  

Исполнитель  

Номера структурного подразделения  и раздела номенклатуры дел 

 

06-10/96  

15.04.2010 

Администрация г. Набережные Челны 

О совместно проведении региональной конференции  

Сидорова  

06-10 

 

 

 

 ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ  ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Индекс (номер) документа 

Дата поступления 

Исходящий номер 

Краткое содержание документа (заголовок) 

Резолюция и кому направлен  документ  

Отметка об исполнении 

 

77/ 01-03  

25.03.2010 

05-16/100  

Приглашение к сотрудничеству с ОАО «ЧЕЛНЫ-ХЛЕБ»  

Петрову С.И. Подготовить  ответ до 29.03.2010  

Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2010 

 

 

 

Для регистрации всех категорий  входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная  форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа  может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной  карточки могут быть изготовлены  как типографским способом, так и  методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается  цветовое различие карточек.

Количество экземпляров  регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных  карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной  карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ  КАРТОЧКА

 

лицевая сторона

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31  

 

КОРРЕСПОНДЕНТ  

 

ИНДЕКС ДОКУМЕНТА  

ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА   

ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА   

ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА   

 

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА  

 

РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН  ДОКУМЕНТ  

 

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ  

 

 

 

оборотная сторона

 

ИСПОЛНИТЕЛЬ  

ДАТА  

ИСХОД №  

 

КОМУ  

№ ДЕЛА  

 

КЕМ ПОДПИСАН   

 

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ  

 

РАССЫЛКА  

КОЛ-ВО ЛИСТОВ  

 

ФОНД №   

ОПИСЬ №  

ДЕЛО №   

 

 

 

 

На верхнем поле регистрационно-контрольной  карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно  разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я  ячейка соответствует максимальному  числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем  месяце; в 33-й ячейке располагают  карточки на неисполненные в срок документы.

 

Карточки в картотеке  располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует  определенная ее ячейка.

 

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации  документов является использования  персонального компьютера, который  в заданном режиме устанавливает  промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.