Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

     Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название организации, наименование вида документа (решение), ограничительную отметку  для даты документа, индекса документа, место составления или издания, ограничительную отметку для  заголовка к тексту.

     Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в  констатирующей части указывают  причины издания и цели, которые  должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании  распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

     Распорядительная  часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова  РЕШИЛ, которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как  правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются  исполнитель (организация, должностное  лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения  называют лицо, на которое возлагается  контроль за исполнением.

     Юридическую силу решение обретает после его  подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему  номера (т. е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

     Протокол  занимает особое место в системе  организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно  отнести к информационным документам (т. к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны, протоколы  содержат постановляющую часть и, таким  образом, могут рассматриваться  как распорядительные документы.

     Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных  органов, таких, как коллегии комитетов  и министерств, муниципальных органов  управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному  протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы  представляются в органы государственной  власти для регистрации (например, при  регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.).² 
 
 

     1.3 Информационно-справочные  документы 
 

     К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены  либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Своеобразие  многих видов этих документов заключается  в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или  специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать  исполнения. Информация, заключенная  в этих документах, может побуждать  к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции  руководителя эти документы могут  стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма.

     Многие  информационно-справочные документы - докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты - являются основным средством реализации внутренних коммуникативных  связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

     Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных  связей.

     Акт - это документ, составляемый группой  лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или  события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных  лиц, проведении испытаний новых  изделий, оборудования, при сдаче  в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушении правил транспортировки и т. д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

     Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.

     Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так  и по указанию (письменному или  устному) руководителя.

     По  содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и  отчетные. Инициативная докладная записка  составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому  в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка  составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах  или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют  о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

     Объяснительная  записка - документ, составляемый для  пояснения отдельных положений  выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной  записки тем, что не содержат выводов  и предложений.

     Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации  по указанию прямых или вышестоящих  руководителей по отношениям, возникающим  в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при  возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

     Объяснительная  записка такого рода обычно пишется  от руки, адресуется руководителю, который  ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

     Справка - документ, содержащий описание или  подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

     Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора  и др.). Такие справки оформляются  на бланке и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный  номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие  организации, заверяют печатью.

     Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций  для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа  и др. Справка должна иметь следующие  реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный  номер, текст, подпись, печать. Типовой  состав информации справок личного  характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.

     Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством  общения между учреждениями в  процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между  частными лицами и учреждением его  содержание касается управленческих вопросов.

     Письмо - самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией. Письма составляют огромную группу самых  различных по содержанию документов, являются большей частью входящих и  исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

     Телеграмма - обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому  способу передачи текста: по телеграфу  или телетайпу. Согласно определению, включенному в Правила оказания услуг телеграфной связи, телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное  для передачи средствами телеграфной  связи'.

     Этот  вид документов используют в тех  случаях, когда необходима более  быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

     Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в  отдельную категорию в связи  с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных  оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий  и в других случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально.

     Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграммы или  телекса эта связь позволяет  получать изображение отправляемого  документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного  документа, поэтому особенности  в оформлении документов, предназначенных  для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения  заменяют письма или телефонограммы.³

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

     Штамп или                                                                                             Директору

     фирменный бланк                                           Французской фирмы «Окситроль»

                                                          от  Объединения «Новосибирский автодор»

                                                                     Иванова Ивана Ивановича

        Просим  вас ознакомиться с предложением о покупке современных гидравлических кранов, цена крана составляет 5500 долларов США за одну штуку.

          При согласии покупки гидравлических кранов переведите по безналичному расчету 5500 за один кран долларов США на расчетный счет №40220810000000000000 в ОСБ № 810/10.

             Справки по телефону8-3022- 25-25-25 в рабочее время.

     Руководитель  предприятия         ___________       Иванов И.И.

                                                           (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель  ________________

                    (Ф.И.О.)

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.