Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение 

1 Организационные,  распорядительные и информационно-справочные  документы 

1.1 Организационные  документы 

1.2 Распорядительные  документы 

1.3 Информационно-справочные  документы 

2 Докладная  записка о причинах несвоевременного  представления информации о посещаемости  занятий студентами юридического  факультета юридического института  Читинского государственного университета 

Заключение 

Список  используемых источников и литературы

 

     ВВЕДЕНИЕ

     В процессе любой деятельности собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность  зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, большая  часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых  документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной ситуации создается множество различных  видов документов. На предприятиях социально-культурного сервиса и туризма есть руководство, которое реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов. В составе организационно-распорядительных документов различаются основные группы: организационные, распорядительные, справочно-информационные, документы по личному составу, коммерческие документы, документы по обращениям граждан.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Управленческая система документации на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма (организционно-распорядительная) 

1.1 Организационные  документы 
 

     Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

     Организационно-распорядительная документация на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма подразделяется на основные группы документов:

     1) организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

     2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

     3) информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

     4) документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

     5) коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

     6) документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

     Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

     Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма строится по формуляру-образцу.

     Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия социально-культурного сервиса и туризма. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

     Положение - нормативный акт, определяющий порядок  образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы.

     Распространенный  вид положения - документ, предназначенный  для нормативно-правовой регламентации  деятельности организации. Положение  оформляют на общем бланке организации, т. е. документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения. Текст положения  включает следующие разделы:

     - общие положения;

     - цели и задачи;

     - функции;

     - права и ответственность;

     - руководство;

     - взаимоотношения с другими структурными  подразделениями. 

     Инструкция - правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и  служб), должностных лиц и граждан.

     Инструкции  издаются также в целях разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, заполнения и ведения  форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

     Инструкция  оформляется на общем бланке, должна содержать следующие реквизиты: наименование организации , наименование вида документа, заголовок к тексту документа, дату документа, место составления и издания, гриф утверждения, текст, подпись.

     Инструкцию  подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после  утверждения руководителем организации  или после издания специального распорядительного документа. И  в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности  и даты утверждения или со ссылкой  на распорядительный документ, его  дату и номер.

     Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или  иные взаимоотношения субъектов  экономической деятельности.

     Договор выступает в качестве основного  документа, устанавливающего разнообразные  связи и экономические отношения  между гражданами, гражданами и  предприятием социально-культурного сервиса и туризма и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.). Отношения работника и работодателя также закрепляются в договоре (трудовой договор).¹

     Содержание  договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или  сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и  формы расчета; санкции при нарушении  и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора. 
 
 
 

     1.2 Распорядительные  документы 
 

     В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения предприятия социально-культурного сервиса и туризма.

     В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации  федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения.

     Администрация учреждений, организаций и предприятий  независимо от организационно-правовой формы издает приказы, распоряжения, указания.

     Распорядительные  документы издаются на основе или  во исполнение законов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и  управления. Распорядительные акты издаются также по инициативе руководителей  в пределах их полномочий и компетенции  для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в  ходе выполнения задач, возложенных  на предприятие социально-культурного сервиса и туризма.

     Подготовка  распорядительных документов может  быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным  подразделениям). Для разработки сложных  и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих  групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков  и ученых. Основное требование к  исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

     Подготовка  распорядительных документов складывается из следующих этапов:

     - изучение управленческого вопроса;

     - подготовка проекта распорядительного  документа;

     - согласование документа;

     - подписание документа. 

     Составление документа начинается с обеспечения  правовой основы подготавливаемого  документа - изучения действующих законодательных  актов, правительственных постановлений, т.к. издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным  нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит  отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые  документальные материалы. В это  время определяется необходимость  отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

     Во  вводной части проекта распорядительного  документа определяется цель его  издания.

     В основной части распорядительных документов перечисляют распорядительные действия, каждое из которых излагается отдельным  пунктом. При написании текста распорядительных документов обращают внимание на то, чтобы  формулировки были конкретны, не допускали  различных толкований, не противоречили  ранее изданным документам. По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные  лица).

     Заканчивается подготовка проекта распорядительного  документа его перепечаткой и  оформлением, соответствующим действующим  правилам.

     Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных  подразделений или должностных  лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры  и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который  готовил проект документа. Если в  процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование в ходе заседания коллегиального органа, когда в проект документа могут быть внесены замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, его утверждение переносится на следующее заседание.

     После подписания внесение каких-либо исправлений  в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента  которой документ приобретает статус официально изданного.

     Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем предприятия социально-культурного сервиса и туризма, действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

     Распоряжение - распространенный в управленческой практике распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных вида распоряжений:

     Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных  принципов управления (муниципальные  органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления  кооперативов, общие собрания акционеров и др.).